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计算机互联网与档案信息资源共享问题探讨
发布时间:2018-02-04        浏览次数:21        返回列表

【摘要】随着信息技术的不断发展和人们档案意识的增强,档案信息资源工作的开展已经成为当前工作的重点;而在当今计算机互联网普及的情况下,将其与档案资源工作相结合可有效地提高工作效率,因此应实施计算机互联网与档案信息资源共享。本文就计算机互联网与档案信息资源共享问题进行分析,旨在加强档案信息资源工作的管理。【关键词】计算机互联网;档案信息资源;共享;网络化

一、档案信息资源网络共享问题

(一)统一标准尚未建立。在当前的社会发展中,国家针对档案信息资源共享的方面并未给予明确的制度规定,且未建立全面的管理机构;档案信息资源网络共享问题涉及到各领域、各行业以及各系统化的管理组织结构,若无强有力的管理结构根本无法实施资源共享,进而也使档案部门的共享建设难以保证。各系统之间的分散性以及资源布局的混乱性,使档案信息资源网络共享实施受到了严重的阻碍,因此应建立统一的标准。

(二)档案部门管理不科学。当下虽然有大部分部门的档案意识逐渐增强,但对档案管理却不科学;大部分档案网站可以浏览的内容较少,甚至部分网站仅对馆藏的档案目录进行简单的列举,而可进行浏览全文的档案信息网站却甚少。此外,将国内的档案管理的服务方式与国外对比相差甚远,我国的档案信息资源共享服务也仅限于页面浏览。而我国省级的档案馆网站虽然有较为全面的数据资料以及图片档案,但是查询的方式以及提供的服务也极为落后。

(三)人才不足。档案信息资源管理人员较为缺乏,且部分管理人员的知识水平有限,进而造成档案信息资源资源共享建设进程的减慢。随着我国教育改革的发展,目前就职于档案信息资源资源共享工作的人员有所增加,但是该类人员的综合素质不过关;另外,因对档案信息资源资源共享建设投入的资金有限, 进而导致档案信息工作人员的环境、待遇以及福利均较其他工作较低,因此仍无法调动工作人员工作的积极性,甚至发生人员流动性大的现象;因此提高信息化技术以及管理水平也是需要重视的问题。

(四)缺少规划管理和专项经费投入。档案信息资源整合因受到各档案机构的孤立化影响,致使档案信息管理机构间合理的计划以及有效的管理难以实现。档案信息资源共享建设需要多方面的结合才能完成,在经济上需要大量的资金用于硬件以及软件支出,且还需要给予专用的软件制造等资金,这是任何一个档案信息部门均无法提供的,而目前仅是依靠政府的扶持,其效果是微不足道的,因此必须要先解决资金问题才能保证档案信息资源共享建设。

二、加强档案信息资源网络共享策略

(一)建立统一标准。对信息资源系统进行有效的整合需要建立科学的标准化体系,并使资源的发展、市场化以及管理等有章可循,进而才能真正实现实用性的信息资源整合。在建立该标准时应以全面推进信息资源的有效利用为出发点。其中SC9 是国际标准化组织,同时也是 ISO/TC46 的分委员会,其设定了具体的文献管理、识别以及阐述等标准制度,具有管理电子文献等方面的权利,目前制定的相关的信息整合标准主要有:MARC格式标准(ISO2709)、SGML格式标准(ISO8879)、数据形式与要求(ISO11179)、语言名称相关代码(ISO639)、国家名称相关代码( ISO3166)等各种标准。在目前全球化的发展中,对档案文献信息的管理不能仅是对目录的介绍,而是要有详细的文献内容以及信息单元等;为能够方便档案信息资源网络共享应该采用国际化以及国家可用的标准,所有的档案信息必须要达到一定的数据规定才能允许入网。在档案信息资源网络共享时,应避免使用独特化、个性化等标准;而再选用档案信息资源网络共享标准时应参考图书以及其他部门所使用的标准。

(二)完善技术更新,提高服务水平。档案信息资源完善相应的数据库建设,可使档案信息资源数量有大幅度的提高,另外还利用数据库进行采集和获得最前沿的科技成果。在对档案信息资源管理时,应该在档案信息资源原有的规模上,进行分析和组合,对档案信息资源进行深入的加工,并进行不断丰富和提高档案信息资源的参考价值。为了使档案信息资源能够实现网络化以及自动化,因此应将其与档案部门区域网结合;并利用互联网以及办公自动化等服务系统,可建立具有公务网性质的档案信息归纳和整理,以推动档案管理的全面化,便于为读者提供更好的服务。档案信息资源由单一、封闭、混乱而逐渐转化为全面化、开放化以及有序化;将资源整合技术不断提高,可使档案信息得到有效的利用,发挥其应有的价值。

(三)建立高素质、高技术的团队。当前发展档案信息资源化已经是档案信息发展的主要方向,而该种体系的建构需要大量的高技术人才,以能判断最优质、最前沿的信息资料,因此建立技术以及高素质团队是提高档案信息资源质量的基础。由于档案信息资源体系需要较高技术的人员,因此在建立档案信息资源管理体系前,需要对档案部门的全部人员予以培训,以提高工作人员的管理水平,进而满足档案信息资源建设的要求。

(四)加大资金投入。由于档案工作整合的长期性,需要大量的资金支持力度,政府资源投入是主要的经济来源,因此档案馆以及档案局应要求政府加大相应的资金投入,并尽可能将档案信息资源中的项目纳入地方建设的主要部分之一,以能获得更多的资金。而对于经济发展较弱的档案馆较难获得专项的财政预算,因此与当地的特色经济发展相结合,利用区域发展规划等获得政府的认可,进而可获得一些优惠政策,同时还应融入到当地的信息化建设中,扩宽资金来源渠道。由于档案信息资源建设的资金额巨大,紧靠政府投入资金是有限的,档案部门必须要转换传统的思想,创新投入机制,充分地利用社会资源,开展“多样化”的建设[来自WWW.lw5u.com]档案信息工程。档案部门可与电信部门协作,获得该方面的支持;另外可与大型的IT企业合作,不仅获得相应的支持,还可获得技术以及资源服务等。

三、结语

档案信息资源的建设并不是朝夕就能完成的,它需要政府、社会等的合作;政府需要建立强有力的管理机构,打破各个机构间的阻碍,并建立统一资源整合标准,全面协调档案信息资源建设;另需要社会加强关注度,对不合规范的网站以及不同标准的网站应[来自www.LW5u.coM]给予监督;档案信息资源建设应不断地总结和反思,以利于走向世界。