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《办公室业务》杂志

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微信OA平台在办公业务中的应用
发布时间:2018-02-04        浏览次数:29        返回列表

文/中国石油抚顺石化公司办公室 赵宇

【摘要】随着移动互联网、智能手机的普及,对于移动办公需求的日益增加,企业的OA等传统办公模式早已不能满足企业的要求。办公室作为承上启下、沟通内外、协调左右、联通八方的枢纽,在新形势下如何将微信平台与OA系统相结合是办公室系统工作人员需要思考和探索的地方。

【关键词】微信平台;办公室;业务

一、微信与OA系统应用整合的可行性分析

(一)OA系统介绍及限制。办公自动化系统(OfficeAutomation)简称OA,是一种利用现有的计算机技术、多媒体技术和网络技术构建的网络应用系统。现在的OA系统对硬件、网络有着硬性要求,人们不能实现随时随地办公,领导不能看到工作过程、做到可以审批可以管控,OA也就不能真正实现“Office Anywhere”。

(二)移动办公的可行性。随着智能手机等智能终端的普及应用,加之微信的横空出世,为移动办公创造了良好的条件。微信是腾讯公司于2011年1月21日推出的一个为智能终端提供即时通信服务的免费应用程序,微信支持跨通信运营商、跨操作系统平台通过网络快速发送免费(需消耗少量网络流量)语音短信、视频、图片和文字,同时,也可以使用通过共享流媒体内容的资料和基于位置的社交插件“摇一摇”“漂流瓶”“朋友圈”“公众平台”“语音记事本”等服务插件。

2013年,微信推出为个人、企业和组织提供服务与用户管理能力的微信平台,具有很强的兼容性和可移植性。2014年9月,微信推出微信企业号,具有更加安全、便捷、可配置等特点,可以自由配置多个“子号”来对接企业的不同应用,这就为OA接入微信创造了硬件条件。截至2016年第三季度,微信每月活跃用户数达到6.87亿,微信已经覆盖近90%以上的智能手机,各品牌的微信公众账号总数超过900万个,制约移动办公的软性环境也迎刃而解。

(三)实现的功能。微信与OA系统的应用整合实现了3A办公,即工作人员在任何时间(Anytime)、任何地点(Anywhere)处理与业务有关的任何事情(Anything)。可以实时实现的功能如下:一是可以实现任务分派,管理人员可以创建管理不同的任务,实时查看任务进度,实现任务的有效推进;执行人员可以随时上报进度、讨论问题。二是可以按照日期、收发状态对自动整合成的日报进行检索查询,方便日后管理和存档。三是管理人员可以第一时间知道执行人员的位置,随时巡查轨迹,实时了解执行人员进度,进行管理和改进,让外勤尽在掌握中。四是管理人员可以随时掌握员工的出勤情况,全面取代传统的打卡、指纹签到系统。五是可以摆脱办公电脑、局域网络的限制,报销、出差等各种流程直接在微信端提交,审批者可实时在微信端完成审批,真正实现高效、简单、开放的自由审批流程。六是可随时随地发起请假申请,请假申请、审批结果以微信消息的形式实时触达,灵活方便处理请假事项。七是根据文字、语音、图片生成报销明细,报销审批可通过微信发起,报销申请、审批结果通过微信消息实时通知。八是可以根据企业组织架构将绑定企业号的员工进行分组,包含所属部门、职位、手机、座机、邮箱等信息,相当于将企业的通讯录随身携带。九是可以实现语音和文字便捷创建备忘录,并能够实现企业成员间的一键轻松分享。

二、微信与企业OA应用整合对办公室业务的意义

办公室作为综合管理、统筹协调部门,担负着承上启下、组织协调职能,其中枢作用、窗口作用、形象作用更加突出,由于办公室的作用特殊、性质特别,这就对办公室的移动办公提出了更高的要求。微信与企业OA应用整合后,可以极大地改变[来自wwW.Lw5u.com]办公室工作人员的办公方式,对办公室人员具有极强的现实意义。

一是有利于提高工作效率。办公室员工外出时,不会再受到设备和宽带的限制,可以随时随地办公。重要公文或事务不再因负责人出差而迟迟得不到处理,由于微信OA方便用户在任何时间、地点审批公文、流程、回复邮件、查看重要信息,办公室人员可以快速、便捷、高效地处理各项事务,大幅度提高办公效率。

二是有利于宣传企业正面形象。通过微信OA平台可以让办公室员工时刻了解接收/查询实时掌握企业资讯、随时随地参与企业的互动活动、分享朋友圈为企业宣传正形象;实时掌握企业资讯可帮助企业在移动互联时代,与员工之间建立更[来自wWw.LW5U.com]为密切的关联,并将每一位员工都转化为企业形象的宣传介质。

三是有利于保持上下良好沟通。通过微信OA系统,可以让办公室管理人员与执行人员保持信息互通,第一时间传递企业文化、企业精神及第一时间收集员工的真实想法。掌握情况后,办公室管理人员可以积极协调各单位和部门之间的配合,发挥整体功能,创造出最大的功效,确保各项工作的落实。

四是可以提升办公室的凝聚力。通过微信OA平台,为办公室员工展示自我搭建的平台,让员工充分享受到工作带来的快乐。办公室管理人员和执行人员可以和朋友一样沟通交流,拉近之间的距离,实现情感上的融合和亲近;管理人员能够及时了解员工的思想波动情况,赋予办公室员工更多的参与管理权、参与建设权,增强主人翁责任感,从而提升办公室的凝聚力、向心力和执行力。

【参考文献】

[1]张旭望,微信将推企业号圈地办公应用[N].北京商报,2014-7-2(3).

[2]中国互联网络信息中心(CNNIC).中国互联网络发展状况统计报告[R].2016年9月.

[3]朱瑾.微信与企业OA应用整合的问题研究[J].科教导刊(电子版),2015(07).