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云技术中档案资源共享与管理体系构建
发布时间:2018-02-04        浏览次数:31        返回列表

文/大连交通大学档案馆 李芳

【摘要】云技术具有计算能力强、成本低、安全性高等特点,并在社会领域产生深远影响。将云技术运用于档案服务领域,是档案信息资源共享与发展的必然之路。

【关键词】 云技术;档案;资源共享

云技术是一种新型的计算和服务模式,是网络计算、分布式计算、并行计算、虚拟化、网络存储等计算机和网络技术发展相融合的产物。它旨在通过计算机网络把分布的实体整合成功能强大的计算系统,并借助Saas、PssS、IaaS、MSP等先进的商业模式把强大的计算能力分布到终端用户手中。云计算作为IT产业发展的一个趋势,在众多行业得到广泛应用,已被人们广泛认可。用云技术实现档案资源共享是指以云理论为技术指导,通过云服务平台将档案信息资源整合起来,形成档案云,并借助云平台超强的计算能力和其本身所具有的安全性高、成本低等特性提高档案资源共享的效率。云技术的应用给档案馆资源管理和共享带来了很多启示。

一、云技术对档案资源共享和信息化的影响和启示

目前,我国各地都迅速扩展了档案信息化的投入,但基本都是以各档案馆为单位进行,需投入大量的人力、物力。为此,在档案信息化建设的同时,显出一些问题:档案信息资源整合不完整、没有合理统一的建设标准和评价指标、共享效率低、档案信息化建设的瓶颈问题显著等。为解决信息化建设中存在的这些实际问题,云技术给我们提供了崭新的思路,给我们以启迪。

(一)利用云技术所具有的资源共享、服务灵活、统一存储、标准规范等特点。档案馆可根据软硬件和网络设备条件,构建档案管理平台,实现档案云内档案信息的统一管理。实现档案资源共享最大化。

(二)档案用户可以快速、有效[来自www.lw5u.Com]地利用档案资源。云技术为档案存储提供了无限的使用空间,避免了本地存储空间受限的困扰。档案云技术为用户提供的检索途径统一、方便,检索效率高、功能强,可同时解决多用户数据请求。

(三)采用云技术成本低,可靠性高。采用云技术存储档案信息,各地档案馆不必再分别购买服务器、网络设备、软件等,同时减少了设备维护和人员管理等工作,极大程度减少了投资成本。档案云技术的统一管理,有其严格的权限和保密制度,保证数据安全。

二、基于云技术构建档案资源共享与“档案云”管理体系(一)云技术环境下档案资源共享的价值分析。档案云共享模式将分散的档案信息资源集中起来,节约成本、提高效率、优化资源,提高档案资源社会配置效率。加快档案资源融入社会体系的进程。通过云技术整合档案信息资源,可提升档案资源利用率,从而更好地实现档案服务利用最大效益。

(二)构建可靠、安全的档案云存储[来自wwW.Lw5u.com]平台。档案云存储平台把档案数据交云存储统一管理,各地档案馆只需较少几台访问终端PC,无需配备更多软件和硬件设置,也不需专业档案员进行维护,可减少很多工作量。各地档案馆可根据本馆的实际需要申请云端的服务存储空间,节约了管理和运行成本,也提高了工作效率。

(三)构建档案资源共享与利用的服务云平台。服务云平台是档案资源共享与利用的核心和基础。目前,推进档案云技术的重点就在于服务平台的建设和管理。考虑到开展档案云技术处于起步阶段和一些档案需保密等情况,可建立一些基础性服务平台,方便档案资源的管理和维护,为档案共享与利用提供良好的后台保障。

(四)构建档案资源共享的软件平台。研究档案资源服务流程,遵照相关规范和标准,构建档案资源共享与管理的基础软件平台,从而把分散的、异地的档案资源集成起来实现档案集中管理。保证档案资源信息在组织、收集、开放利用等环节有效流转。

(五)制定云技术环境下,档案资源共享的政策与制度。将云技术运用于档案服务利用,给档案管理带来了无限的机遇与挑战。在运用的同时,不能缺少安全方面的考虑。从云技术上来说,档案云的应用是非常有优势的,但我们最担心、考虑最多的就是安全方面。为此,档案云的应用面临着科学管理、技术指导、政策与制度等多方面的问题。档案云技术必须要遵守国家法律法规和安全标准,要规划安全体系、安全管理、安全培训、安全战略、安全流程等。

三、档案云技术发展过程中面临的实际问题

(一)云技术存储档案,数据安全问题。云技术的应用给我们带来了巨大的便利,同时,由于档案的保密性和网络技术问题等使档案云存在安全方面的隐患。为确保信息安全有效,不仅需要网络技术的加强和改进,也需要档案法律法规的进一步约束。安全性方面包括数据安全、网络安全、系统安全、应用安全、应急安全等方面的措施与办法。云技术就要采用安全机制,增强云端档案存储平台的安全模式,基于其强大的核心处理能力,加强服务层安全体系,让使用者信任云端提供的档案信息资源。

(二)云技术存储档案,数据隐私问题。云技术给网络用户带来诸多方便的同时,也不可避免地存在一些不足,因而有可能对用户的隐私安全问题存在威胁。为保证存储在云端的数据不被非法利用,就需要有先进的网络技术和相关法律法规的约束。

(三)云技术存储档案,技术标准问题。云技术标准问题,一直以来都是信息化领域难解决的问题。近来,随着档案信息化的不断发展和应用,人们越来越意识到信息化建设技术标准制定的重要性。同时,云计算企业也开始关注技术标准问题,并提出相关管理策略。因此,企业和用户都要遵从国家制定的法律法规,保证数据和人员的可控制性,为档案云技术的安全运用保驾护航。

【参考文献】

[1]Jeremy Leighton John.The future of saving our past[J].Nature London,2009(1).

[2]程结晶.技术中数字档案资源共享与管理体系的构建[J].中国档案,2013(1).

[3]吕元智.国家档案信息资源“云”共享服务模式研究[J].档案学研究,2011(4).

[4]金更达,何嘉荪.文件档案信息资源集成管理与集成服务模式应用中的元数据问题及其对策研究[J].档案学通讯,2005(5).