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《办公室业务》杂志

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多校区高校办公室加强督办职能的思考
发布时间:2018-02-04        浏览次数:20        返回列表

文/ 江燕

多校区大学即具有一个独立法人资格,在同一个大学名称之下,由两个或两个以上地理位置分散的校区所组成的大学。从定义看,多校区高校的管理工作已不单纯集中在一址,而是对多址多校区的管理,这无疑对多校区高校办公室的管理工作提出了更高要求。本文仅就办公室管理职能之一——督查督办,阐述针对多校区高校办学模式下,加强办公室督办职能的必要性及措施。

一、研究多校区高校办公室加强督办职能的必要性

随着高等教育的快速发展和教育改革的不断深入,高等教育发展已经从依赖规模扩张的外延发展向注重质量提高的内涵发展转变, 而多校区高校规模大、校区分散等特点大大增加了管理工作的难度。要实现多校区高校内涵式发展的顺利转变, 充分发挥高校人才培养、科学研究、社会服务的三大功能,办公室的督办职能以其促进学校各项决策顺利、有效落实的强有力抓手作用,显得尤为重要。因此,加强多校区高校办公室督办职能的研究也就显得尤其必要,即“工欲善其事,必先利其器”。

(一)多校区高校管理特点决定了有必要加强办公室督办职能。一是多校区高校管理结构复杂。多校区高校管理部门相对于单一校区高校管理部门增加很多,这就要求办公室必须清楚掌握每个职能部门甚至包括分校区职能科室的工作内容,这才能在督办工作中快速确定“督谁”“督什么”,提高督办工作的针对性、督办效率。二是多校区高校校区分散,沟通环节多。由于多校区高校校区分散,校区与学校之间有时存在责权利关系不明晰问题,易产生沟通不畅的现象,因此必须加强办公室的督办职能研究,解决面对复杂局面“ 如何督”的问题,提高督办水平。

(二)督办职能在学校发展中的重要作用决定了有必要加强研究。一是做好督办工作能确保学校决策执行有始有终,做到事事落实,件件办好。实现高校内涵式发展的转变,工作千头万绪,没有督办,很多工作很难有效推进。学校出台的整体实施框架,必须由办公室的督办职能逐步细化实施步骤,逐项落实。二是做好督办工作能确保学校领导及时掌握学校重大事项的推进情况,及时了解推进过程中的困难给予协调解决,或对可能存在的错误予以及时纠正,消除隐患。办公室的督办工作就是围绕学校中心工作,对重大决策执行情况广泛开展调研,掌握第一手决策执行情况的信息,定期呈报校领导。督办工作成效好,学校决策落实就好,群众看得见,就会起到正向引导作用,增强学校凝聚力。三是做好督办工作能确保学校工作的高效运转,不断推进学校各项事业向前发展。督办工作“督”两方面内容,即决策落实进度和决策落实程度。

二、加强多校区高校办公室督办职能的措施

(一)建立督办工作制度,规范督办程序。多校区高校因为校区分散,管理部门较多,必须建立完善的督办制度,明晰督办程序、明确督办责任,确保督办效果,最终推进学校各项决策的落实。一般应规范督办时限、督办程序及督办责任等内容,如我校在校内请示批办单注明“3 日内返回”,即为督办时限。一般督办程序包括拟办、立项、交办、催办、办结、反馈和归档7 个环节,每一个环节工作如何操作应当在督办制度中明确。督办责任内容应当明确督办单位责任、承办单位责任。

(二)采取多种督办方式,提高督办效率。在有制度保障的基础上,督办过程中,可采取多种督办方式,提高督办效率。常用的督办[来自www.lw5U.coM]方式有会议、文件、督办单、电话、邮件及其他现代快捷通讯方式。

督办方式可分为正式督办方式和非正式督办方式。常用的正式督办方式有会议、文件、督办单等,非正式督办方式有电话、邮件、短信提醒、QQ 等。督办时,可正式督办方式与非正式相结合,灵活运用督办方式,提高督办效率。比如学校内重大决策可通过会议、文件或督办单的方式,一般重大决策落实时间比较长,可定期采用电话、邮件或短信提醒方式了解督促决策落实程度,起到追踪作用。学校一般性事项的督办多采用电话、短信提醒等方式,比如我校公文流转工作,承办单位取走请示件或上级文件落实校领导批示意见,就可采用电话督办方式,了解进度,及时向校领导反馈相关事项执行情况。

(三)灵活处理督办过程,提高督办水平。督办工作除了按程序做,督办人员还应结合学校各项管理工作情况,认真分析督办事项,对立项督办事项进行分类,对督办进程进行排队。特别是多校区高校,在内部管理机制还没有完全捋顺的情况下,更要头脑清晰,准确判断督办事项的急缓、轻重程度,分类处理好三大类情况:一是一般督办事项与特殊督办事项:一般督办事项落实相对比较简单,时限性不强,可在督办其他事项时插空督办,也许一个电话就督办完成。而特殊督办事项,情况比较特殊,或因督办对象特别或因督办事项情况临时有变需随时关注变化带来的后果等,此类事项,需随时追踪落实情况做好记录,并及时反馈。二是常规督办事项与紧急督办事项:常规督办事项只需定期了解事项落实进展,做好反馈即可;而紧急督办事项,有时限性强、比较重要等特点,因此在督办时,在迅速分析督办事项情况的基础上,快速交办,积极催办及时办结、反馈。登记、立项等手续再后补即可。三是涉及部门的督办事项与涉及学校整体的督办事项:一般涉及部门的督办事项有时限性强、处理过程比较简单的特点;而涉及学校整体的督办事项有重要程度高、办理过程复杂、办理周期比较长的特点,因此在督办时,涉及部门的督办事项突出“快”,涉及学校整体的督办事项突出“稳中有进”,即定期督促落实,及时掌握进度。

(作者单位:北京联合大学党委、校长办公室)