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《办公室业务》杂志

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浅谈秘书的办文职能
发布时间:2018-02-04        浏览次数:50        返回列表

文/吴瑶

现代秘书工作包括多种多样的内容,秘书工作应该具有以下10项职能:办文、办会、信息调研、督促检查、公务协调、信访、机要、档案、接待、交办事项。文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文”的意义就会透彻领会“[来自wWw.lw5u.com]办文”的特点。“行文”可以指“写文”,即撰拟文书、起草文件等;也可以指“走文”,即文件的收发、运转、传递等;还可以是两种意义综合,甚至是指由文书文件而产生的一切事务。由此可见,办文的核心是文字工作,它的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对办文工作,有对秘书人员撰制公文的要求,有收发公文的处理程序,有明确的行文规则,所以,“办文”具有相对独立的工作系统。

(一)概述。秘书作为领导的助手,需要清楚地认识到这个的重要性,办文是秘书人员十分重要的职能活动。在秘书工作中,办文主要内容有文书撰写、文书处理、立卷归档3项,之间相互联系,相互融合,组成了秘书工作的整体,也就是办文工作,所以,秘书工作中最重要的内容就是办文,即办理围绕文字、文件、文书所开展的工作。

(二)改进工作方式,提高办文效率。随着社会形势的不断发展,秘书工作也要进行不断的改革和创新,应用可以提高公文办理效率和质量的处理方法:第一,调整模式,依据不同来文内容,对其进行详细分类[来自www.LW5u.com],分为阅知类和批示类,与此对应,将文件处理单也分为两类,“送阅文件单”和“报批文件单”,严格区分了文件的送阅和报批程序;对“省委督办通知”也进行细分,可以分为“批示事项”和“交办事项”两种,保证全面落实领导的文字批示和口头交办事宜。第二,调整载体。为了让领导及时了解全局工作情况,可以摘录领导的重要批示、重要会议内容、重要工作等,将其及时送交领导。在实际工作中,各地送来的文件、简报、信息多种多样,有的甚至存在较长篇幅,因此,针对这一现象,也可以对上述内容进行重点摘录,一天发布一期,并及时送交领导查阅,不但可以解决公文繁多的问题,而且提高了办公效率。第三,调整节奏。为了最大程度地提高办文效率,要求上午的事情必须中午前处理完,下午的事情必须晚上前处理完,在办文制度方面,可以应用首问负责、限时办结、零差错和反馈报告等方法,对于较为重要的公文和事项,马上交由领导处理,切实做到公文的及时上报、全部上报、正确上报,确定专人负责处理密级文件,并做好清退工作。

(三)紧扣中心工作,积极辅政设谋。从秘书工作的表面现象来看,公文办理只是文件的传送,但深入研究此项工作的实质,可以看出,公文办理实际上可以帮助领导处理政务。因此,在公文办理工作中,要有工作重点,以大局着眼,发挥自身参谋作用。第一,超前谋划。在召开重大会议前,公文办理人员应该提前了解有关会议情况,会议过程中认真领会会议精神,及时完成传达提纲,预先完成学习会议精神的通知,提前完成会议精神学习方案,提前准备好学习中央会议精神的各项工作,提高工作效率。同时,确定一些调研项目,开展调研活动,确定某项重点工作的决定时间,把调研报告经过整理,发送全省范围内,以便及时提供各种决策参考。第二,周密参谋。对于不同地区送来的公文,不能进行简单报送,应该做好提前查阅工作。如,在处理同类事项时是否依据了有关文件;中央部门对于此类事件的处理方法;其他省份是如何处理此类事件的;我们以前是如何处理此类事件的等。再有,可以适当压缩各地上报的材料,制订拟办意见,同时要附以报告和各种情况说明等,保证所提意见科学合理、有充实依据、简明扼要。如果公文内容涉及多个部门,在遇到不同部门间意见不能统一时,应该预先做好沟通协调工作,在意见一致后再上报。第三,跟踪反馈。针对各种重大决策、重点工作、重要批示,督查部门要及时做好督办工作,跟踪调查执行情况,认真反馈事态的发展。不宜列入督办的内容,可以指派专人负责跟踪,认真反馈执行结果。

(四)加强队伍建设,提高服务水平。在公文办理过程中,要求具有较高的政治性、政策性和业务性,公文办理工作人员一定要具备过硬的专业能力和高度的政治素养。应以深入贯彻落实学习科学发展观为前提,努力建设“创新型、和谐型、节约型”工作部门,重视作风建设和形象建设,不断提高公文办理人员的综合素质。第一,提高政治素养。工作人员应该多读书、多看报、多学习、多研究、多了解,通过学习提高自己的品德修养,增长个人才干。公文办理人员应该怀着对党的无比忠诚,保持与党中央高度一致,严格遵守党的纪律和制度,做事要有原则,依据一定的程序,严肃自己的言行,保守国家机密。第二,提高专业技术能力。利用多种形式的业务培训,提高公文办理工作人员的职业道德水平和专业技术能力,在调查研究中不断完善自己的思想,在工作实践中不断提高自己的实际工作水平。第三,转变作风。要求公文办理工作人员要形成甘于奉献、认真负责、求真务实的工作作风,依靠优良的工作作风,促进各项工作的全面发展。

(作者单位:东北石油局(分公司)办公室)