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干部人事档案的精细化管理
发布时间:2018-02-04        浏览次数:53        返回列表

文/周品言[来自wWW.lw5u.coM]

干部人事档案管理工作是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。随着经济体制和干部人事制度改革的不断深入,干部工作发生了较大变化,这对干部人事档案工作提出了更新、更高的要求。基于此,现就如何用精细化管理做好干部人事档案工作谈几点意见。

一、当前干部人事档案管理中的主要问题及成因分析

(一)对档案工作重视不足。一部分单位的主管领导认为档案工作不是主体工作,对档案工作的认识仅仅停留在不丢失、不泄密和应付检查的低标准上。少数干部也认为档案工作是人事档案管理部门的事情,不能主动配合档案部门做好个人信息更新、归档材料提交等工作。另外,不少单位没有专职的档案管理工作人员,在日常工作中是以相关的业务工作为主,这严重分散了档案管理人员的工作精力,给档案管理工作带来一系列的问题。

(二)对档案管理标准不高。大多数单位档案管理工作质量目前还处于一个低水平状态。在档案管理手段上依旧使用以往手工填档、人工装档的简单方法,计算机技术没有得到广泛普及和应用。在档案管理主体上,档案工作人员业务能力不强,对档案工作的知识不够熟悉、制度不够了解、标准不够清楚、要求不够明白,对材料的收集、整理、归档、装订等环节心中无数。在档案管理制度上落实不严格,档案使用率不高,时间过长,这些都严重制约了档案管理正规化建设和发展。

(三)档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多,有些干部的相关学历学位或专业技术职称没有存档,造成部分材料遗失或无法补办的现象。另外,干部人事档案中记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、潜力、技术特长等方面的内容少,这些都直接影响到案卷质量。

二、对加强干部人事档案管理工作的对策和建议

(一)做好干部档案材料的收集、归挡工作。在收集归档材料工作中应做到嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齐全干部档案材料,才能不断充实干部档案内容,全面反映干部德、能、勤、绩、廉等工作全貌,为领导决策提供可靠的原始依据,避免用人失误。坚持“标准化”整理装订干部档案,整理过程中要做到材料鉴别归类上求准、材料加工上求精、材料装订上求好、验收入库上求严“四个环节”,确保干部档案规范化管理工作落到实处。

(二)简化整档工序。一是要规范用纸。简化整档工序首先必须规范公文用纸,或统一调整干部档案用纸的规格,使两者一致。二是要改进档案盒。在干部档案整理过程中,需要反复的拆装、剪裁,不仅增加了整档人员的工作量,而且也不可避免地使档案本身遭受了损害,不利于干部档案的长久保存。因此,制作更适用干部档案管理的档案盒很有必要,这样既能提高干部档案整理质量,方便利用,便于保管、保密、延长档案寿命,还能大大减少档案整理繁琐的工序,从而提高工作效率。

(三)充实档案内容。一是建立干部工作业绩档案,及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况归入档案,为干部考核提供必要的依据。二是重点收集干部个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料,并通过这些内容,把干部人事档案变成反映干部真实面貌的镜子,记录干部成长的录像,以便于组织对干部进行全面了解,使干部档案更好地为组织工作服务。有条件的还应主动向上级部门推荐优秀人才,把人事档案库变成人才信息库,把沉默的“死”档案变成有价值的“活”档案。

三、用重点建设精细化来提高档案管理水准

根据实际情况的发展变化,突出3个方面的建设。

一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件,完善档案保管各项设施,并及时更新专用档案柜,尽量拓展档案存储空间,确保档案室建设符合国家标准。

二是突出审核审批档案管理。为解决各单位审核审批中产生的档案资料归档问题,应确定审核审批档案的归档范围、立卷原则、整理人员、资料排列等具体要求,并动态跟踪新增审核审批事项情况,及时调整归档内容。

三是突出财政检查档案管理。重点是对档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关,明确具体的操作要求。

四、用档案载体精细化来加快档案信息化建设

干部人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求,也是实现干部人事档案管理现代化的必由之路。

一是创新技术和手段加强人事档案管理,提高利用效率。在注重保密的前提下,利用信息化技术,探索新的方法,对档案进行合理、灵活地开发利用。运用计算机、扫描仪等现代化设备,将文字、图片等纸质资料变成数据资料,使干部档案无纸化、信息化,完善干部人事档案管理信息系统,建立干部人事档案管理信息库,利用专业管理软件进行档案目录编制、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作,提高干部档案信息的实效性和正确性。

[来自Www.lw5u.Com] 二是创新档案“提前进馆”的管理模式。要建立应用计算机管理干部人事档案的各项制度,进一步提高干部人事档案管理的现代化水平,让干部人事档案从“看堆式”的管理中解放出来。要使干部人事档案工作更好地为干部人事工作服务,逐步适应高效率的办公趋势,干部人事档案工作也应该走信息化建设道路。在纸质档案的基础上,逐步做好档案的计算机录入,在条件成熟时,还可以对部分重要档案进行全文扫描录入,逐步提高干部人事档案工作的现代化管理水平,提高工作效率。

(作者单位:新疆巴州库尔勒市园林管理局)