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《办公室业务》杂志

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做好档案信息资源的开发利用工作分析
发布时间:2018-02-04        浏览次数:45        返回列表

文/王秀娥

只有把握了档案信息资源开发利用的基本手段与方法,才能使档案信息资源的开发利用工作与档案利用方的需求倾向完全配合,才能使对档案信息资源的开发利用工作更具针对性以及科学性价值。本文即针对企业在展开档案信息资源开发利用工作方面所涉及到的关键问题进行详细分析与探讨。

一、档案信息资源开发利用的重要价值分析

档案是对历史发生事件的全面记录,是各类知识[来自wwW.lW5u.com]的集中载体。档案中汇集了大量的信息,具有原始性以及可靠性的特点,使得档案的开发与利用价值不可估量。对于企业而言,在自身经营管理与发展过程当中,重视对档案信息资源的开发与利用工作,除对于促进企业全面、高速发展与重要价值以外,还能使整个经济社会的发展水平得到持续的提升与优化。对于我国而言,当前发展形势下的档案管理工作开始自实体化的管理模式转变为信息化的管理模式,档案服务的职能也开始向着社会化方向发展。企业发展过程当中,为了实现信息资源的共享,提高各类档案信息资源的使用价值,关注对当前信息资源的开发利用工作无疑是重中之重。

二、档案信息资源开发利用现存问题分析

(一)认识不足。在企业经营管理活动的实施过程当中,对于档案信息资源的价值缺乏统一的认识,在档案信息资源向企业经济效益以及企业科技成果的转换方面存在一定的认识误区。档案信息资源中所潜藏的价值得不到正确的认识,故没有相应的技术手段与之配合进行开发,最终使得档案信息资源的开发利用工作大打折扣。

(二)编研滞后。在当前企业发展过程当中,对档案信息资源利用效率的低下很大程度上受到档案信息资源编研活动严重滞后的因素影响。编研方法滞后,导致所编研汇总的档案成果质量水平较差,利用价值较低,层次较低,实用性、可操作性有一定的缺失。

(三)基础薄弱。档案信息资源开发工作人员自身的业务素质与技能水平还与新时期的档案管理工作发展需求之间存在比较大的落差,基础建设方面不够完善,最终将导致企业档案信息资源的开发工作无法持续、稳定地落实下来。

三、做好档案信息资源开发利用工作的措施分析

(一)主动服务。为了使企业所占有的档案资源信息真正意义上向生产力转变,使利用者能够更加方便、及时地获取服务,就需要企业相关管理人员掌握合理的档案信息资源利用方法。从档案信息资源利用形式的角度上来说,主要有如下三种类型:档案复制、档案阅览、档案借出,使多元化的档案利用方法能够全方位发挥其价值所在。同时,从利用手段的角度上来说,为了使企业生产经营活动中对于各类档案资源信息的需求得到便捷的满足,编制有大量的检索工具,包括专题目录以及案卷目录在内。可通过对各类包括技术成果汇编、实例汇编、以及企业发展大事记等编研资料的合理应用,达到提高档案信息资源利用价值的目的。除了重视对档案信息资源利用手段与形式的发展以外,在主动服务的基本理念下,还要求档案管理工作人员能够不断地完善自身的业务素质与技能水平,会管理、善于管理,从而达到凸显档案资源信息经济价值的目的。依赖于以上措施的落实,使档案管理工作部门在企业中的地位发生转变,除需要沿袭传统意义上的技术管理职能部门以外,还需要凸显该部门的服务性职能,为档案信息资源的需求者创造使用档案资源的条件。

(二)科学编研。企业档案信息资源的现实价值需要通过科学的编研活动实现,编研可以说是实现对档案信息资源全面开发的重要手段之一。企业档案管理工作部门除需要做好常规意义上的档案保管工作以外,还需要重视对编研工作力度的发展。在此过程当中,要求重点关注的措施包括以下几个方面:1、需要突破传统意义上档案信息资源开发工作的理念与思维,在档案编研活动中树立经济性工作意识,凸显档案开发的信息化职能。2、档案信息资源的编研应当具有创新性意识,在对档案信息资源进行开发的过程当中,特别需要关注与企业经营管理活动,与企业所处行业、市场发展相关的档案资源的编研工作,企业需要什么便开发什么。3、需要构建专业化的档案信息资源编研工作队伍,促进工作人员业务能力的全面提升,为档案信息资源的开发与利用创造有利的环境支持。

(三)创新管理。在信息革命发展进程的促进作用之下,网络技术、计算机技术广[来自wWw.LW5U.com]泛发展,同时,在现代光学技术的推动作用之下,企业相关档案信息资源的储存更加高密度化与集中化。在网络化的建设环境下,企业档案管理工作还需要将数字化作为重点建设内容,通过互联网网络的支持,使档案信息资源能够全面共享,开发利用的价值进一步凸显。在网络环境下,促进传统意义上的纸质档案向电子档案发展,有助于档案利用地域性的进一步扩大,利用者对于档案信息资源的利用手段也势必会更加多元化,人性化的服务在提高档案利用效率方面更是意义显著,值得引起重视。 (四)技术创新。在企业档案管理中重视技术创新,重视对高科技的发展,实现产业化建设策略,能够为企业档案管理工作的开展提供强而有力的动力支持。技术创新的关键在于,依赖于对各种现代化技术的综合应用,实现技术层面的集成与创新发展。具体的做法在于:把企业的各种技术同企业档案信息开发利用项目有机整合,从整体上优化技术资源才能产生技术集成创新优势。如可以通过对CIMS、MRP等技术的合理应用,使整个档案信息资源的开发利用系统功能得到集成化发展,通过对企业资源计划系统的引入,将企业档案信息资源与企业供应、生产、计划、组织、财务、营销、人事等管理职能集成起来,从整体上提高管理的效率。

(五)特色利用。在对企业相关档案信息资源进行利用的过程中,需要遵循精品化、个性化以及专业化的发展趋势。首先,从精品化发展的角度来说,主要是指在大量、繁杂的基础档案资源中收集精品档案,认真制作精品,目标在于:使用户一旦进入对应业务之中,就不用再寻找替代物。其次,从个性化发展的角度来说,需要企业档案管理者根据利用者的不同需求实现按需服务,有的放矢,处处为利用者着想,定期将用户所需要的信息精品提供给利用者,实现个性化服务。最后,从专业化发展的角度来说,需要将档案信息资源全面集中至专业性的业务领域以及用户群体当中,在面向用户提供信息服务过程中发挥专业技术性优势,促进服务深度、广度的发展,巩同档案管理与服务效果。

在信息化技术的发展背景之下,企业身处的整个行业竞争环境更加激烈。在日益激烈的行业竞争环境下,企业为谋求白身的稳定生存与发展,对于信息方面的需求也是与日俱增的。档案作为一种信息化的资源,在企业日常管理中所发挥的重要价值是不容忽视的。相关工作人员需要依赖于对档案信息资源的全面开发与利用,探索档案信息资源的内在规律与联系,使企业的发展需求能够得到充分的满足,实现企业档案信息资源的利用价值,确保档案资源能够更好地为企业的建设与发展提供服务与支持。本文重点针对做好档案信息资源开发利用工作中的几点关键问题进行了分析与探讨,望能够进一步指导后续实践工作的开展。

(作者单位:新疆塔减地区水利水电勘察设计院)