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《办公室业务》杂志

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试论高校办公室科学化管理工作
发布时间:2018-02-04        浏览次数:17        返回列表

文/孙桂香

目前,大多数高校发展定位是教学科研型或科研教学型大学,而办公室管理工作是为教学、科研提供管理服务保障不可或缺的重要组成部分。高校办公室处于高校行政综合管理部门的中心位置,上对校内外各级领导、各兄弟院校,下对各职能科室及全校教职工,发挥着沟通协调、综合统筹、上传下达,承上启下的重要作用。办公室管理工作是否科学,直接影响着高校管理能力及水平的高低,直接影响着高校的形象及国际地位。因此,如何实现高校办公室科学化管理具有重要意义。

一、树立“以人为本”管理理念

“以人为本”意味着凡事要从服务群体的特点和现实出发,一切制度安排和政策措施要体现人性,要考虑人情,要尊重人权,不要超越人的发展阶段,不能忽视人的需要。社会中人们之间的社会关系有其独特的规律,特别是各级领导和决策层,精心分析、判断、选择和把握,其执政能力和领导水平,其社会责任意识和大局精神,往往会在这些矛盾和困难面前受到考验,运行过程是落实“以人为本”理念的关键。

高校办公室作为高校对内对外管理服务的窗口,每天面对诸多挑战,与形形色色的人打交道,要想达到各级领导、相关部门及每位职工对办公室工作基本满意,就要在办公室管理工作中坚持“以人为本”,树立主动服务的观念,把人作为手段与目的的统一,真诚帮助人、关心人、尊重人,实行“霍桑”效应,体现人文关怀,想职工之所想,急职工之所急,职工的利益高于一切,尽己所能做好每一项工作,解决每一个问题,让其高兴而来,满意而去。

高校办公室工作人员的管理也应遵循精诚团结的管理理念,形成和谐、稳定、团结的工作局面,正所谓团队即家庭,同事即手足,互相关心,互相帮助,取长补短,相互激励,共同进步。办公室人员上下通力合作,各司其职,各负其责,各尽其用。并准确掌握办公室工作人员的需要,科学地安排其工作岗位,在工作中充分考虑人的成长和价值,做到大事讲原则,小事讲风格,共事讲团结,办事讲效率,努力营造科学、民主、创新、进取的工作氛围,使每一个成员的积极性得到充分发挥,殚精竭虑,无私奉献,以只争朝夕的精神、灵敏快捷的节奏对待每一项工作,真正把办公室建设成为温馨的大家庭,建设成为极具凝聚力、创造力和战斗力的优秀团队。

二、知识管理在办公室管理工作中发挥的重要作用

知识管理在高校办公室管理中涵盖了利用先进的管理设备、管理者的智慧、创新性思维,以达到理想的管理工作效率、效应和效果,为全校提供优质、高效、系统、科学的管理服务。随着现代化科技信息的迅猛发展,全国各高校及高校内部的信息发布方式和渠道都不尽相同,这就要求办公室工作人员掌握和了解各种现代化的信息操作方法技能、来源渠道,具备收集、处理、筛选有利于学校发展相关信息的能力。在日常工作中不断进行缜密的调查研究,用心积累信息资料,为高校领导决策提供及时、准确的数据信息。同时,将有价值的信息,例如红头文件、工作总结、计划、发展规划、会议记录、纪要、各种重大事项、活动形成文件信息资料以电子、光盘和纸质等存档形式汇集整理,为学校收集、储存及提供重要的历史资料信息。利用信息化手[来自wwW.lW5u.com]段通过历史资料的分析和现行资料的统计,评价高校办公室管理的科学性,主办和督办各种会议,根据办公和办会数量和质量评价办公室管理工作能力及发展、创新的科学性,使高校办公室的决策建立在科学和理性分析的基础之上,不断提高领导的决策水平及办事效率,确保各项工作的正常运转。

高校办公室处在联系上下,沟通左右的枢纽位置,办公室工作人员的一言一行均在学校内外人员的监督之下,办公室工作具有偶发性和突发性的特点,是应急式工作,短促且没有节奏,经常被日常琐碎的工作所打断。办公室人员处理问题的质量及工作效率,可以从接听电话中反映出来,甚至反映出学校的政治形象和精神面貌。这就要求合理配备办公室工作人员,既要具备较高的理论政策水平,又要具备较强的沟通协调、语言表达、文字写作、沟通协调等综合能力,更要具备较高的综合素质、较强的事业心及主人翁责任感,要有足够的耐心,更要有应对突发事件的果断、智慧的应变能力及创新能力。因此,为实现办公室科学化管理,加强办公室工作人员知识、政治、文化、心理素质等综合素质及业务、工作能力培养极为重要。

首先,要筑牢理论学习的根基,夯实政治思想基础,掌握时事政治、国家政策、法律法规,增强政治思想觉悟,爱岗敬业,不断学习,从实践中总结经验。其次,要熟练掌握科学的文件处理和存档方式、有价值信息的调研采集及现代化、自动化办公设备操作等工作业务技能。再次,要加强自信修养,培养广泛的爱好和兴趣,身心愉快,能够驾驭和控制自己的情绪,以饱满的工作热情投入到办公室管理服务工作当中去。同时,要培养亲和力,多与被服务对象(教学、科研、党务、学生)进行思想交流,信息沟通,及时、准确地把新的信息传达给职工,为领导、为基层、为职工服好务。同时,实现需要的价值,感受工作的快乐和成就感。

三、用科学发展观指导办公室管理工作

高等学校是培养优秀人才的摇篮,是科学研究的重要基地,担负着为社会培养人才、输送人才的重任。作为高等学校内外联系的桥梁纽带的[来自wWw.lw5u.coM]办公室,必须按照科学发展观的要求,树立现代管理意识和创新管理理念,规范管理制度,优化管理效能和服务意识,打造优秀管理团队,充分发挥办公室的各项职能作用,建立健全管理规章制度。随着高校管理体制改革的不断深入,高校上下对办公室管理服务的具体内容有了更高的要求,办公室承担的各项职能工作接踵而来,面对纵横交错的繁杂工作,作为办公室管理干部需要不断学习国家的路线方针、政策法规,围绕着国家的大环境,不断加强规范化、程序化和制度化建设,形成切合本校实际的管理模式,与时俱进,开拓创新,满足不同服务人群各种需求,发挥无可替代的重要作用。高校办公室管理的科学化程度直接影响着高校改革与发展的水平与层次,因此,用科学发展观指导高校办公室管理工作势在必行。

四、推动办公室管理工作科学化,建立健全管理规章制度

管理工作制度化是实现办公室管理科学化的主要途径。高校办公室工作繁杂、千头万绪。为了落实责任,明确工作流程,制定了一系列管理规章制度。一是岗位责任制度,以量定岗、以岗定人,实行精益管理,从工作实际需求出发,节约人力,减少不必要的工作流程。责权明确、具体,让职工充分了解组织部门的工作目标,在完成各自责任的前提下,齐心协力,努力实现组织部门的愿景。二是会议制度,明确大、中、小型会议的规模、参会人员及会议时间,严格会议审批制度,控制会议数量,做到办会主题鲜明,会前调研,会中讨论,会后落实,提高办会的质量及效率。三是接待服务制度,明确接待对象的接待标准和规格,制定接待办法细则,既能体现学校的热情,又能体现学校的真诚,以国内外专家来访为契机,宣传高校,扩大影响力。四是安全保密制度。办公室负责学校的各种印鉴及机要、机密文件的处理、审阅保管等工作,设专人保管,定期监督检查,严格执行印鉴使用审批制度和机密文件审阅制度,做到谁主管谁负责,严格把关,层层落实,避免给高校造成重大的不良影响甚至经济损失。

五、注重统筹协调,构建科学化的办公室管理工作新局面

高校办公室是各种意见输出和反馈的汇集点,起着承上启下、沟通左右、统筹八方、联系内外的重要作用,是高校的必设机构。高校办公室的主要职能是统筹协调高校内外、上下级、各职能科室的关系。随着高等教育的国际化倾向,以联络和协调为主体的对外公关事务的发展、交流的创新应当成为评价高校办公室管理科学的重要指标。高校办公室的横向和纵向交流职能需要进一步发展,只有不断扩大交流和开放才能使高校的发展前景更为广阔。而构建科学化的办公室管理工作新局面必须用科学发展观来统揽,统筹协调各个层次和各个方面关系,围绕原则讲灵活,因势利导,不墨守成规。办公室工作无小事,必须按照事务的重要程度、急缓程度分出先后、主次,协调好每项工作,并要注意工作方式和工作艺术,既能办成事,又能使各方面满意。办公室作为一个有机体,要随着环境的变化而变化,不断与社会新生事物打交道。办公室上下既要管好分管工作,又要顾全大局,对事关全局的重大事项和重点工作,通过统筹协调形成合力,努力做到一个目标、一条心、一股劲,确保工作顺利进行。

(作者单位:哈尔滨医科大学)