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《办公室业务》杂志

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秘书要“把办公室带在身上”
发布时间:2018-02-04        浏览次数:11        返回列表

文/翟峰

你设想过在回家的飞机上、在外出旅游的宾馆里,甚至在充满阳光的沙滩上办公,而不用坐在干篇一律的办公室里吗?

又一个国庆黄金周到了,廖华秘书却不再为假日期间留守办公室处理总经理交待的事而犯愁了。因为,今年国庆黄金周[来自wWw.lw5u.coM]他不仅可以回家探亲或与妻子一道外出旅游,而且与往年国庆黄金周留守办公室处理公务一样,照样能够获得比平常一周工作日多三倍的酬金。何以有这等之好事?因为,廖华秘书今年国庆黄金周回家探亲或与妻子一道外出旅游,不仅可以通过“带在身边的办公室”处理与往年留守办公室一样的公务,而且还不会耽误自己回家探亲或与妻子一道外出旅游,真可谓是一举两得!

秘书“把办公室带在身上”前几年还是一个梦想,如今却实实在在地变为了现实!

那么,什么是“带在身边的办公室”呢?所谓“带在身边的办公室”,即指目前不少的海外大公司和国内大企业及部分大机关的文秘人员通过网络实现远程办公。同时,通过网络远控设施办公,还可运用插上网络的智能摄像机,实现对远程办公现场的智能监控,时刻掌握现场情况。

那么,秘书何以“把办公室带在身上”呢?

秘书要“把办公室带在身上”,首先要做的第一步就是远程开机。因为,远程办公时,远程电脑通常处于关机状态,所以秘书要用电脑控制器远程开机,不需要做各种复杂的参数设置,一个电话就能远程开机,而且这是最简单可行的远程开机法。也就是说,如果秘书在外地要处理办公室事务,即可以通过装有办公软件的手机来远程开机,并可通过远程开机的手机来随时随地上网、收发电子邮件等。一些日常的工作,完全可以利用装有办公软件的手机来完成。一台装有办公软件的手机其实就是一个小电脑,一个移动的小办公室。

当然,秘书要“把办公室带在身上”,不仅需要通过装有办公软件的手机来远程开机,而且更重要的是要保存好手机里珍贵的数据。因为,这比手机本身更重要。因此,为预防手机里的数据丢失,秘书即有必要启动装有办公软件的手机的数据隐形及保密等功能。而且,秘书为了随时随地掌控办公室情况,以使其联系更为便捷、处理事务更为及时,因而其在外出时,可预先把自己办公需要的重要手段都“装”进手机里。

这样,既使其在外出有急事没有时间赶回办公室的前提下,亦可随时随地进行办公事务处理,轻松处理公文、合同、库存、会议、日程等,既可为自己省下时间和精力,又可极大地提高办公效率。

此外,秘书要“把办公室带在身上”,除了可通过装有办公软件的手机随时随地、安全快捷地远程控制家中或办公室的电脑,以及其中的图片、音乐、视频和各类应用软件,还可用装有办公软件的手机远程访问电脑的文件系统,在手机与电脑间传送文件;更强大的是,还可用装有办公软件的手机远程开启电脑摄像头进行视频通话或视频监控,实现传说中的“千里眼,顺风耳”!

特别值得一提的是,秘书“把办公室带在身上”,还是一种新型的低碳办公模式,能为单位和社会节约资源,减少废气排放。因为,秘书“把办公室带在身上”是一种无纸化低碳办公模式,其使用的移动办公系统通常能支持各种通用的文件格式,这些文件格式基本覆盖了大多数机关和企业内的文件审批格式。秘书“把办公室带在身上”,即可使用手机等移动终端打开各种待审核和待审批公文,远程进行批复。

秘书“把办公室带在身上”还是一种电能和热能消耗极少的低碳办[来自wwW.lw5u.com]公模式。与大约每小时消耗0.2至0.3度电的电脑相比, “把办公室带在身上”的耗电量几乎可以忽略不计。因此,秘书“把办公室带在身上”后,其节省的耗电量确实是一个不小的数字,实际上这也是在为社会节约电力资源。

(作者系四川省人大代表,广元市人大常委)