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《办公室业务》杂志

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新时期办公室管理工作的实践体会
发布时间:2018-02-04        浏览次数:24        返回列表

杨延东

办公室作为一个综合、全面的办事机构,既担负着执行、调研、智囊等宏观管理职能,又担负着文件起草、督办协调、业务接待、公文处理等具体任务,是企业承上启下、协调左右、联系内外的“枢纽”。新的形势对办公室强化政务、搞好事务、规范服务等方面提出了更高的要求。结合个人从事办公室工作的实际情况,谈几点认识和体会。

一、正确把握办公室的管理职能

从行政管理的角度来看,办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作,面对的人员主要是领导和各部门工作人员。办公室的行政管理职能主要有四个方面。

1.助手作用。办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果,对加强机关管理、维护正常工作秩序、保证工作质量起到组织、执行的重要作用。

2.参谋作用。办公室人员要经常深入工作一线,了解基层情况并听取意见、总结经验、提出改革建议,及时向领导汇报并提出建设性参考意见,作好领导参谋。

3.协调作用。办公室在管理工作中的确需要负责协调工作,以维持正常的工作秩序,及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神,主动协调好各部门的关系,起着承上启下、联系内外的枢纽作用。

4.保障作用,既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成,保证领导集中精力[来自WwW.lw5u.com]思考和处理工作中的重大问题,又要同单位内各部门建立良好的工作关系,倾听他们的意见,充分调动员工的积极性,齐心协力完成各项任务。

二、加强和改进办公室工作的几点思考

1.加强学习意识,提高个人修养。学习是接受新事物的重要途径,事业要发展、素质要提高就必须树立终身学习的理念,勤于思考,善于总结,不断提高自身各方面修养,以适应事业发展的新形势,适应现代化建设的新要求。一要加强政治理论学习,办公室人员要具备辨别政治是非和理论联系实际的能力,要熟悉现阶段改革发展的基本思路和方针、政策,还要具有坚定的政治信念。二要加强法律法规学习,具备很强的依法行政观念和较强的依法行政能力。办公室是综合部门,不仅要自己学法、懂法,而且要督促其他部门依法办事,提[来自Www.Lw5u.com]高整个单位的依法行政水平。三要加强业务知识的学习。除具备扎实的业务功底、一定的组织管理能力和社会交往能力外,还要会熟练地使用和操作办公自动化系统,不断加快知识更新和实践经验积累。四要完善知识结构。既要掌握一定的科学文化知识,又要熟悉政治理论和政策法规;既要有干好办公室工作的专业知识,又要有行政管理、公共关系学等相关知识;既要了解当前国际问题和世界格局,又要了解国情,了解我国政治、经济、科技文化等方面的发展情况,符合复合型人才的要求。办公室工作需要大家的团结协作,开拓进取、吃苦耐劳,只有树立了埋头苦干、不计名利、甘于寂寞和奉献精神,才能从事业中找到支撑点、获得成就感。

2.提高服务意识,注重服务的主动性。办公室作为贯彻领导决策、反馈群众意见、综合协调内外、督促检查工作的中枢机构。服务意识是每一位工作人员在平时的工作中所必须具备的。在具体的工作中首先要变被动服务为主动服务。要立足于改革和发展的大局,围绕中心工作,增强工作的主动性、预见性和计划性,凡事想的远一点,谋的深一点,既想领导之所想,更要想领导之未想,为领导决策提供素材。要逐步实现由事务型服务向政务型服务转变。通过办文、办会、办事这三个重点环节,为领导把好工作程序关、文件质量关和依法行政关。要牢固树立为改革服务、为发展的思想,强化创新意识,发扬锐意进取、勇于创新的精神,根据新形势新任务的要求,积极主动地想问题、谋思路,不但要善于发现问题、提出问题,更要在求真务实和创造性的执行中解决问题。

3.提高协调能力,确保政令畅通。综合协调能力的高低是办公室工作人员综合素质的重要体现。综合协调贯穿于办公室工作的各个方面,这个作用发挥关系到工作能否高效运转。办公室工作是承上启下的桥梁和纽带,要按照各级领导的意图和要求思考、筹划、安排和处理问题,协调各方面关系,统一思想,形成共识。更要协助领导抓工作部署,抓科学决策,抓工作落实,同领导保持一致,确保政令畅通。做好协调工作,要求我们必须了解全局、熟悉教学规律,按程序办事,提高办事效率,在日常工作中体现创新。围绕企业工作重点,既要按部就班,踏实工作,又要未雨绸缪,献计献策。在重大问题的处理上,要增强敏锐性,发挥“主心骨”作用。重大会议、重大活动的安排上,要不断提高工作计划性,做到长计划,短安排,计划性和灵活性相结合。办公室工作无小事,既要严谨细致地做好每—个环节的工作,又要努力防止和克服求稳怕变、求稳怕乱的思想,以创新的精神,深入研究新情况,不断解决新问题,努力拓宽新思路。

4.树立协作意识,形成管理团队。办公室工作好坏,体现着人员间配合与协调与否,只有经常进行沟通、主动配合,思想上同心,目标上同向,工作上同干,才能做到同舟共济,形成合力,体现整体形象,发挥整体优势,增强整体战斗力。在管理上要推行人性化管理,,其目的就是通过最大限度发挥个体作用,形成整体活力,更好的推进工作。为此,要从三个方面加以认识。一要挖掘潜能。办公室工作具有特殊性和较强的专业性,从人员文化素质、年龄结构、身体条件、办事能力、性格特点上分析各有不同。坚持以人为本、推行人性化管理,就是通过认真了解每一个人的想法,掌握每一个人的特点,发挥每一个人的特长,激发每一个人的潜能,使每一个岗位人员个体作用得以充分展示和发挥,促进工作不断创新。二要激发活力。办公室是服务、协调的综合机构,涉及的事务纷繁复杂,从事的工作枯燥繁琐。唯有在办公室采取“人性”的方式方法强化管理,努力营造尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的氛围,为人的全面发展创造良好的政策环境、工作环境和生活环境,才能让每一个人爱岗敬业,愉快的工作,充分展现自己的才能,始终保持健康向上、积极进取的精神面貌。三要推进工作。管理的目的在于优化,在于更好。一个服务优、效率高、运转正常的办公室,能够充分体现人员水平、展现整体形象、密切干群关系、担负起党和群众的桥梁纽带作用。在办公室推行人性化管理,要充分尊重个人,积极引导个人在集体中充分发挥能力,努力为推进办公室各项工作,塑造良好形象,坚持可持续发展,做出应有贡献。

5.开展培训活动,提高业务素质。从单位来讲,要加强各种形式的培训活动。一是积极派出办公室管理人员参加相关的培训班等;二是单位内部可以定期举办一些办公室管理人员业务培训班,请富有经验的老办公室管理人员讲述一些办公室管理工作中常常出现的一些问题或让大家相互讨论、进行交流;三是鼓励办公室管理人员从事专业学术研究并经常和外界保持联系,多参加一些社会上的学术交流活动,开阔视野,将办公室管理工作做好。

6.树理信息意识,适应时代要求。信息是领导的“耳目”,积极收集和报送各种信息资料,为领导及时了解和掌握情况,做出科学决策提供较好的服务。在认真研究形势、钻研业务的基础上,快捷、及时、有针对性地,对领导关注的重点问题、事关大局的重要情况、重要的社情民意,重大突发性事件,做出反应,准确反馈信息。信息工作是在认真总结经验,主动查找不足中进行的,要针对领导决策之所需,站在全局的高度,多方面、多层次对问题进行研究,广开思路,收集信息,使其尽量全面地反映工作的复杂性与迅变性。真实性是信息的生命,要实事求是,喜忧兼报。要加强对信息的宏观综合,提炼出有参谋、咨询、决策价值的高质量信息。要善于发现新信息,把握事物发展的趋势,抢占先机,为领导正确判断形势,科学决策提供高质量的信息参考服务。

(作者单位:华能景洪水电厂)

广角

透析官场“击鼓传花”现象

当前地方换届工作正在进行,但个别地方官场存在矛盾“击鼓传花”现象,突出表现为:拖延本该处理的问题,把矛盾留给继任者或推给其他人,使矛盾深化。官场“击鼓传花”有多种情况,但突出表现为如下三种:

一是“事不关己,高高挂起”,任由风险肆虐。虽然看见风险了,因为伤不着或者不太能伤着自己,就袖手旁观,或自以为超脱无虞,或心想总有其他人会去处理。

二是“细盘精算,自保自利”,任由风险滞留。只要在自身责任范围内不出问题,就掩盖风险、得过且过;不想正视风险,不想承担责任,只想把风险和责任让给别人;任由风险飘落他人的“责任田”里去生根、开花、结果。

三是“推诿扯皮,踢来踢去”,公开推卸风险。只要看见风险有害,只要困难及应解决的问题很需要责任心和认真投入,就把它们当成“烫手的山芋”扔掉,而不管下家接手是谁,任由其他人去担当这些风险。

其实,上述三种突出现象本身就会产生风险,并进而导致危机的产生。它们不仅使原问题得不到解决,使风险骤然加大,而且使其自身变成了直接相关的导火索,甚或另一层面的危机隐患,陡然加大了危机管理的复杂性和困难性,严重影响危机治理的成效。