电子公文写作模板是指供公文撰稿人摹写、参考的公文底板，可分为格式结构模板和内容模板两种。前者大多侧重提供一个格式或粗略的行文逻辑框架，如公文排版格式模板、行文结构提纲模板等；后者提供的是一篇形式规范、结构层次清晰、内容完整的公文，如各文种的典型范文模板。使用这些电子公文模板有助于公文撰稿人的个性化选择与自主性再创作。
随着当前电子政务与电子商务白动化办公平台的广泛应用，党政机关与企事[来自www.lw5u.Com]业单位的工作人员为了及时、便捷地撰写各类电子公文，经常利用电子公文写作模板来创制公文。恰当使用公文模板创制公文，有助于掌握公文写作的程式，学习公文写作的各种规范，不断培养公文写作的技能，提高公文写作的效率，推动各级各类组织公文写作的规范化、标准化与科学化。但是，如果过度依赖甚至抄袭模板内容，则会使公文写作主体缺席而导致公文脱离本单位自身管理活动的实际，造成公文形式干篇一律，公文语言宙同苍白，公文内容空洞无物，缺乏管理性、思想性和知识性，从而背离公文写作的目的，难以实现公文的现行效用。为此，办公室人员应当从管理实际出发，实事求是地选用适当的电子公文写作模板。
一、电子公文写作模板的主要来源
通常，电子公文写作模板由一些办公系统软件附带，或者是一些软件公司专门开发的应用软件产品，或者是由一些业务主管部门公开发布的统一标准范本等。下面笔者以Word文档为例，说明电子公文写作模板形成与获取的方法。
1．Word自带的写作模板
在Word页面，选择“文件”下的“新建”，此时，在Word窗口右侧会出现“新建文件”，单击“本机上的模板”，可见分门别类排列的空白文档、XML文档、网页、电子邮件，报告类的公文向导、实用文体向导，各种类型备忘录，信函和传真向导以及英文模板、出版物模板等等，单击相应标签可见相应模板文件名。选中你需要的模板，单击“确定”即可打开并套用该模板，然后根据自身实际工作内容与需要在模板格式的基础上进行写作。这类模板大多提供公文正文要素的排布式样，撰稿人依照式样白行创作公文内容、设计体例以及安排公文行文逻辑顺序。
2．自定义形成的公文模板
如果拟将一篇Word文档定义为模板，以便今后选择使用，可选择“文件”下的“另存为”，然后在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文档模板”，输入一个新的文件名，并把它保存到默认的模板文件夹下。日后，只要选择“文件”下“新建”的模板标签中找到自行制作的模板，双击后即可使用定制的公文模板了。通过此法，可快速将正在编辑的Word文件转换为公文模板。
3．购买或免费下载公文写作应用软件中的电子写作模板
目前，在市场上销售的辅助写作的应用软件如《金山书信通》、《中·港·合同范例大全》、《合同订立高手》、《写作之星》等等，提供了众多的公文模板，购买并安装此类写作软件即可使用。此外，对一些行政职能机关、业务部门制作的、在网络上公开发布的标准合同书、协议书、招投标书、可行性论证报告等标准范本公文，我们只要将其复制或下载安装到本地电脑上并保存为公文模板，日后即可方便地利用这些模板提供的格式框架撰写同类公文。
二、使用电子公文写作模板的原则
由于公文写作的程式化与应用性特点，同类型公文的写作在公文的格式与逻辑安排上往往具有共通性，这为电子公文模板的使用提供了较大的适用空间。但是，由于各级各类社会组织的职能不同、业务活动内容不同、各自所处的管理环境不同，即使采用同一个电子公文写作模板，各单位写出的公文仍带有自身的特点，是不可能完全相同的。因此，为了更有效地传达本单位的战略意图、管理思路、决策决定、指示意见等，我们在选用电子公文写作模板创作公文时必须始终坚持如下原则：即管理职能至上原则、公文内容优先原则、求真务实的原则。
1．坚持管理职能至上原则
即必须从本单位管理职能出发选用与之相适应的电子公文写作模板。公文是各级各类组织完成职能活动、履行[来自www.lW5u.com]管理职责的重要工具，这就决定了公文写作活动必须始终服务于本单位工作的计划、指挥、组织、实施、总结等各项管理活动。公文写作始终是依附于组织职能活动的，并居于从属地位。例如：同样是撰写工作计划，××市财政局、××大学、××医药器械公司就会截然不同，××市财政局的职能是制定本市财政政策，分配并管理财政资金，××大学的职能是组织教学、科学研究、服务社会等工作，而××医药器械公司的主要职能是研发、生产、销售各种医药器械产品。由于管理职能的差异，决定了对这三者应当选择不同的写作模板来创作公文，即使三者依照同一格式模板或结构提纲模板进行写作，其不同职能也决定了所撰写成的计划的具体内容必然是各不相同的。
那么，业务内容相同或相近的组织是否可完全套用同一电子公文内容模板呢？例如：A县财政局与B县财政局，二者行政管理的业务内容同为财政管理，它们使用同一公文模板写成的公文是否是完全相同的呢？A县财政局可否直接将B县财政局的公文作为模板完全复制呢？回答是否定的。因为尽管二者均为县级财政管理机构，但是各自所辖行政区域不同，其行政财政的环境、财政收支情况不同，财政管理思路、财政决策与执行情况也就不可能完全相同，作为记录与反映其履职情况的公文必然会打上“本地”、“本职”的烙印，这也决定了二者即使在行文格式、逻辑结构上相互借鉴、参考，然而在表现各自工作内容方面是不能复制抄袭的，必须从本地实际情况、工作职责和功能出发来创作公文。
其实，公文写作的本质是一种创造性的智力活动，是组织管理行为与能力的综合体现。公文如何写、写什么，都需要密切联系实际，充分体现自身的管理理念和管理水平。然而，当前在利用电子公文模板创作公文的过程中抄袭现象不断发生，这就严重偏离了公文写作的目标，公文自然无法真实地反映其工作的思路和管理的实际能力。为此，办公室人员选用电子公文写作模板特别是选用公文内容模板创作公文时，必须切合实际，认真思考，并经过严谨的逻辑思维过程来“创作公文”，而不能死搬硬套甚至抄袭模板内容，否则不仅将造成本单位管理行为的失当，而且也会给收文单位开展各项工作造成不良影响。
2．坚持内容优先的原则
即正确处理公文内容与形式的关系，优先考虑工作内容，选用与公文内容相适应的电子公文模板。公文内容决定公文形式。公文内容的创作是公文写作的中心工作，需要公文撰稿人根据本单位实际工作情况搜集、选择材料，并运用语言予以准确表达，以凸现公文主题。公文形式是表现公文内容的方式，随着公文内容的变化，其形式也应有所发展创新，公文形式要始终服务于公文主题内容表达的客观需要。公文内容是“灵魂”，公文形式是“外衣”。因此，应以公文主题内容的表达需要来选用电子公文写作模板。
选用电子公文格式结构模板或者内容范本模板，要认清写作模板的“参考性”属性。使用电子公文写作模板创作公文尽管方便快捷，却不能代替公文撰稿人的创作活动。写作模板只是提供了一种格式规范、写作布局框架，或者行文的逻辑思路，公文的具体内容的创作仍然需要公文撰稿人密切联系本单位工作实际来构思与表达，以赋予公文思想性、管理性，只有这样，公文才具有现行效用。即使使用一些格式化程度比较高的如电子表格、电子图表、填空式文本等公文模板，也仍然需要公文撰稿人在相应的数据区域填写相应的内容。可见，使用电子公文写作模板创作公文的活动中，公文撰稿人必须凸现公文的法定作者及其工作内容，使公文能够真实记载、准确表达其管理活动，充分发挥公文的实际效用。如果机械套用、拼接或抄袭写作模板内容而成的公文，表面看上去虽然格式规范、逻辑顺畅、成绩突出、内容充实、辞藻华美，但事实上却使公文的灵魂丢失，公文内容与形式本末倒置，公文行文目的被异化，如此公文的现行效用自然无法实现。
3．坚持求真务实的原则
即一切从实际出发，实事求是、认真负责地选用电子公文写作模板。电子公文写作模板中的材料、数据、事实、策略、方法等往往是用以说明一个“特定组织”的“特定公文主题”的，不能照录引用。即使要引用，也应进行深入的调查观察，认真研究思考，筛选提炼，确保写入公文中的所有材料、数据、事实、策略、方法切合本单位的客观实际。
公文写作活动中，切忌公文撰稿人坐在电脑前一味依赖电子公文写作模板或网络资源，“笔下虽有千言，胸中实无一策”，脱离实际拼凑剪粘，不顾事实虚构编造，词不达意堆砌辞藻，这样制作出的公文必定是装腔作势、不切实际的“官样文章”：公文行文四平八稳，不痛不痒，表面上富丽堂皇，实际上于事无补，不问具体情况、不视具体对象，千篇一律的内容陈旧僵化，缺乏新形势下对新情况的正确概括和阐述；语言上虚张声势，华而不实，造成政绩中的水分、经济中的泡沫、发展中的隐患；创制公文中照套照抄，粗枝大叶。上述现象的发生，不仅仅是公文模板选择、使用、套用不当的问题，归根结底还是工作作风的问题，是一些单位及其工作人员缺乏实事求是的工作态度、脚踏实地的务实精神、创新进取的开拓能力、认真负责的职业操守所致，表现在公文写作中即是缺乏求真务实的文风。
坚持求真务实的原则，就是要将一切从实际出发，实事求是，认真负责的工作态度、工作作风始终贯穿于公文写作活动中。公文传达的是组织管理的指示、决定、意见等，务求鲜明生动地反映现实工作的需要，以便广大公众或者受文者阅读理解，切实执行。为此，办公室人员要力求做到：一是必须端正公文写作的态度。写作态度决定写作行为，写作行为决定公文质量，公文质量是组织管理质量、工作水平的重要体现。因此，要树立高度负责、精益求精、宁缺勿滥的思想。二是要深入进行调查研究。“没有调查就没有发言权”，只有深入实际，对现实工作有了切实的感受、感知，才能占有材料，创作公文时才会有所感悟、推陈出新，从而为公文写作积淀丰富的材料、奠定良好的实践基础。三是要认真思考分析现实问题。对写作对象或问题要全面了解、敏锐观察，抓住事物的本质，揭示事物的规律，做出实事求是、有理有据的分析概括。通过梳理新情况，得出新观点，提取新认识，获得新启发。在此基础上再动手写公文，自然文思泉涌，也就不需抄袭拼凑，写出的公文就会内容充实，富有新意，语言生动形象。正如毛泽东同志所指出的那样，要“从国内外、省内外、县内外、区内外的实际情况出发，从其中引出其固有的而不是臆造的规律性，即找出周围事变的内部联系，作为我们行动的向导。而要这样做，就须不凭主观想象，不凭一时的热情，不凭死的书本，而凭客观存在的事实，详细地占有材料，在马克思列宁主义一般原理的指导下，从这些材料中引出正确的结论。这种结论，不是甲乙丙丁的现象罗列，也不是夸夸其谈的滥调文章，而是科学的结论”。只有这样，才能创制出高质量的公文来。这是公文写作应用性的本质要求，同样也是当前各类组织大量使用电子公文模板创作公文的过程中必须强调和坚持的基本原则。
综上所述，电子公文写作模板已经广泛应用于各类组织的公文写作中，它为公文写作提供了一些可资借鉴与参考的格式、框架和学习范例，但它却不能替代公文撰稿人的调查研究、独立思考，不能脱离本单位特定的管理对象、管理环境与管理内容。办公室人员只有始终坚持管理职能至上、公文内容优先和求真务实的原则，才能真正摆脱文牍主义、官僚主义和形式主义幽灵的袭扰，才能有效地保证公文写作的质量和效率，从而顺利实现公文的行文目的和现行效用。
（作者单位：首都师范大学文学院）