张菁韩姣姣陈祖芬
一、当前应用文模板软件发展现状
目前，市场上的应用文模板软件层出不穷，使用较为广泛的有：机关公文写作助手、日常写作无忧宝典、AHAH计算机辅助写作系统、商务应用文写作大师、公文写作助手等，它们的特点对比详见表1。
二、当前应用文模板软件存在的问题及研发建议
市场上现有的应用文模板软件各具特色，拥有一定的用户群。但也存在一些不足，如文种不全、语言文字粗糙、模板格式有误等等。下面笔者将从形式、内容、应用三个角度深入剖析，为研发出更符合社会需求的软件提供思路与方向。
（一）形式
1．分类
科学的分类有助于高效检索，为用户节省大量的时间与精力。现在软件在分类上的主要问题有：
(1)分类交叉较多。有些软件如《商务应用文写作大师1.3.9》按照文章属性将应用文分为十二大类，分类较细，子类目也较齐全，但类目的交叉问题严重，又没有加以辅助说明。如申请书与合同在几个类目中均有出现。类目交叉将导致用户无法准确找到所需应用文的位置，降低快速检索的效率。《日常写作无忧宝典》则分为十三个大类目，类目之间区分比较细致，比如总结分为个人总结与工作总结，亦个性化地设置了热点类目，但是整体分类上体现不出分类的依据。
(2)大类目较少，子类目不够完善。如《公文写作助手》，该软件分为五个大类目，主要依照行业性质来划分，整体清晰明了，但子类目不够细致与完善，例如经济类文书应添加工商与税务等文书。
(3)无明显类目，直接选择所需文种。《机关公文助手》与《AHAH计算机辅助写作[来自www.Lw5U.coM]系统》便无明显类目：《机关公文助手》要求用户依据上行文、下行文、其他三个方式选择文种，文种的具体名称无法立刻展现，文种使用正确与否，用户无法确认；《AHAH计算机辅助写作系统》则是通过导入外部的文档资料文件与外部磁盘文件再进行文章的撰写编辑，根本不存在类目之说。
研发新的应用文模板软件一定要有相对科学的分类依据：大类的设置可以从行文主体上区别，如划分成行政、党务、商务、专业、个人等，然后再分设子类，并逐级细分，这样逻辑性较强，只要根据系统指令，操作上就不会出现文种属性相同但适用范围不同的混淆；特殊情况可以特殊处理，比如某一文种在两个大类中都可能出现，就可以偏向一种，另一种仅做说明。在这里笔者建议通过技术手段实现资源的链接，比如一个文种同时出现在两个地方，点击这两个地方的目录都能同时连接到这个文种包含的模板内容。
2．格式
应用文的格式与国家现行的相关规定相适应。五种软件中《机关公文助手》依照国家标准规定的版面尺寸、排版规格、内容要素、标准规则、格式和式样要求进行了设计，通过精确的定位和智能化操作，实现快速、精确排版标准化公文，帮助用户有效解决工作中的问题。其余四种模板软件均只提供应用文各要素的大概分布格局，在页边距、字体、间距，各行的字数及每页的行数，应用文包含的要素及其应在的准确方位都没有按照规定预设。这样，用户每次写作都要调整格式，容易导致缺项少目，且费时费力，极不方便。研发新软件时，在格式设置上要严格按照国家规定进行。
3．界面
软件界面是软件的名片。它是否美观大方、简单明了，项目排列是否符合逻辑，都会影响用户对软件的评价，甚至是影响用户购买欲。这五种应用文模板软件的界面设置有的采用目录结构或填空式样要求用户进行“傻瓜型”操作，简单直观。仅《公文写作助手》在目录设置上穿插些小图片，其余均无图片或其他个性设计，在细节设置上均缺乏人文设计与美感。有的色彩皆以白色或蓝色为主色调，较为单调。仅有《AHAH计算机辅助写作系统》可对界面“皮肤”和“段落层次款式”进行选择，以免用户产生审美疲劳。
针对用户群对软件的审美需求、相关功能键的使用习惯，新研发软件的界面设计要注意突出新颖，不要过于死板。随着科学技术的发展，已经有多种多样的技术可以满足这类需求，技术性的支持可以使界面更为友好，且可以加入各种不同的动画色彩效果。有自身独特魅力的界面设置是软件研发的一个亮点，它无疑增加了软件的卖点。具体可以有错误声音提醒，文章完成后表扬的音乐、FLASH画面等，软件研究人员采取头脑风暴法，在技术可以支持、不改变应用文模板专业性的情况下进行软件的界面完善。
（二）内容
应用文模板软件应具备齐全性、规范性与充实性。内容的填充就是为了保证充实性。目前软件内容的不足主要表现在：
1．文种涵盖
设置尽可能全面的文种是软件内容构建的重点。五种模板软件中，文种较为齐全的为《商务应用文写作大师1.3.9》，但由于该软件具有针对性，软件涉及的应用文主要是与商务方面息息相关的种类。《日常写作无忧宝典》与《公文写作助手》主要包括日常生活中较为常见的应用文，适用的行业较广，但文种涵盖不足。例如《公文写作助手》经济文书一类的合同类应用文，合同类型较少，合同的适用范围有其局限性。合同还应包括劳动合同、房产合同、保险合同等贴近生活的应用文。《机关公文助手》乃公文写作专门软件，皆为公文。其它文种未有涉猎。《AHAH计算机辅助写作系统》则是对导入文章进行编辑，没有对涵盖的文种做细致排列，在使用中难免会造成不便。在软件的可扩展性方面，《商务应用文写作大师1.3.9》和《AHAH计算机辅助写作系统》还具备自定义设置文种功能，用户可将需要的应用文进行整理、保存、归类，以备曰后使用。其余的三种模板软件的灵活性较差，缺乏文种的自定义模块。
基于此，研发实用的应用文模板软件时，在保证文种的齐全的基础上，还要注意预留足够的空间进行用户自定义。因此，软件要便于文种升级与更新换代，软件研发商要在帮助文件中用最简洁的语言教会应用文写作的人员进行自定义操作。还可以设计一些专业领域的模板软件，针对不同的用户群来设计相应的系列软件。
2．范文素材’
有了正确规范的应用文范文作参照，所写出的应用文才会更符合标准。五种模板软件中，《商务应用文写作大师1.3.9》、《公文写作助手》、《日常无忧写作宝典》均提供了超过百篇的范文与素材，范文也较具针对性，能满足用户的基本需求。但对于大部分用户来说，提供的范文与素材仍不够丰富，部分范文的质量也有待提高。其余两种软件的示例很少，素材也未提供。《AHAH计算机辅助写作系统》中的材料主要储存于信息资源库，信息资源库承载着为不同的用户提供在写作过程中最常用到的各类电子文档资料信息包的使命。它包括：图书、杂志、资料、表格、图片、图表、模板、信息链接以及其它材料。素材的种类较广，但数量却不足以满意用户的需求。虽然该软件还具保存用户所写应用文的功能，当作用户下一次写作的参考，但以此作为范文与素材无疑是杯水车薪。
应用文模板软件应该具有丰富的范文与素材，做到量多、质高、涵盖面广。研发新的软件时，要注意从专业网站收集范文素材，而且要严把审核关、筛选出具有代表性的优秀范文。可设计导入或添加功能，以便用户随时导入或添加自己认为有价值的文章。
（三）应用
软件研发的立足点和出发点在于软件的应用。应用文模板软件的应用问题主要包括操作性、检索、收费三项问题。
1．操作性
软件的可操作性主要表现为合理的软件操作程序、简单易懂的操作指令、设置用户熟悉的按键，可直接输出文档或直接打印等。以此为标准可以发现：《AHAH计算机辅助写作系统》在提示中主要分为系统简介、使用操作指南、操作注意事项及出错处理，在指导用户的操作上较为详尽，所欠缺的是不能直接打印。其余四种软件均只介绍注册、升级政策和简单的操作指南，不够详尽，但这四种软件的应用文都可以直接导出或打印。
因此，新的软件在研发设计之初要对应用文写作人员进行调查，包含公文写作习惯、熟悉的编程语言、易于理解的对话框等，然后注意智能化、人性化的设计，要设计简捷的操作程序。软件的使用指南应以图解的方式为用户提供直观的操作演示。
2．检索
五种软件的检索方式都较为单一。大多以关键词为搜索方式，仅有初级检索，且搜索效率不高。因此，研发多途径的检索方式是检索功能改进的重要方向。新设计的应用文模板软件要注意检索途径的多样化，可以包括文种、标题、关键词、行业性质、全文片段等，便于用户查找和调用与自己写作意图相关的格式模板或内容模板。这就需要在软件设计之初按时间、文件、内容提要、精彩语段、精辟见解等对收集的公文进行整理，建立分级索引系统，这样公文写作人员写作时可以随时调阅资料、参看别人的深刻见解和精辟表达，以启迪文思。
3．收费
软件的费用是用户是否购买或使用软件的重要因素。用户要使用这五种模板软件的全部功能都要缴纳一定的费用。根据软件研发成本和功能，软件研发商的定价也不尽相同，值得一提的是，《机关公文助手》提供了用户一个月的免费试用期，《日常写作无忧宝典》提供的注册前的演示版可以让用户查询每一类别中的前两个写作样例，《公文写作助手》的未注册用户，可以看“通知、通告、公文函和启事”四方面的内容，《AHAH计算机辅助写作系统》也提供了一些免费试用的功能。这样，用户就可以在试用满意后注册缴费，充分考虑到用户的自主购买权与购买的知情权。因此，研发人员在设计新软件时应注意除根据软件设计成本与预期收益制定价格外，还要考虑到所设定的用户群的经济能力和市场需求情况。可以有多种收费形式，如一次性收费、按使用时间收费，也可设置软件论坛，与用户协商收费等。
当前，应用文模板软件的研发正如火如荼地进行，新软件的研发应该充分考虑形式、内容和应用三方面的各种问题，才能使这类软件更加规范，为写作人员提供便利，提高全社会的应用文写作质量。
（作者单位：福建省莆田学院中文系）