档案信息电子化是档案工作适应社会发展的必然趋势，它能极大地提高档案人员的工作效率，降低档案保管成本，便利档案的开发和利用。因此，各级各类档案部门在确保档案安全的前提下，对档案信息的电子化进行了许多有益的尝试，取得了一些宝贵的经验。但由于档案信息电子化在当今中国还处在起步阶段，有许多技术和政策问题还需要进一步探索和解决，因此，有关部门应加强对档案信息电子化问题的研究，确保其健康发展。
一、档案信息电子化的现状
1．档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自独立开发的软件不能兼容，目前国内还没有研制出一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。由于不能实现系统互调，就给档案信息管理电子化带来极大的不便，不能快捷地进行档案信息的检索和编研工作，在一定程度上制约了档案信息电子化的进程。
2．在我国至今还没有建立一个能够进行数据交换的机读目录档案系统。档案信息系统和部门网络建设格局各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3．档案信息管理标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息电子化的顺利开展。
4．有些单位的档案技术标准、组织程序缺乏电子管理的前瞻性。随着社会的发展，越来越多的归档文件以磁盘、光盘等电子介质形式出现，而在有些单位和部门传统纸质档案管理的模式还根深蒂固，原有的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应档案信息电子化工作的需要。
5．档案管理人员的业务素质有待提高。要实现档案信息电子化，管理人员需要具备较高的知识层次和过硬的技术水平。从目前看，许多单位的档案部门缺乏档案信息处理的复合型人才，大部分档案人员电子技术利用水平偏低，甚至有现代文盲现象。因此，为加快档案信息化建设而引进的现代化设备不能有效发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息电子化的发展趋势
自动化、无纸化办公的出现，使档案的生成方式也发生了根本性的变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络系统中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的电子档案。档案利用者所关注的是信息的内容和便捷的档案利用形式，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地整理分类是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个去粗取精、去伪存真的过程。只有机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，档案利用者才能获得更为完善的服务。
面对社会的飞速发展和大众档案意识的增强，我国档案行政主管部门提出了新形势下档案保管和利用两个体系的建设。要达到档案工作的要求，全体档案工作者要肩负起档案为社会文化大发展大繁荣的重任，积极探索新形势下档案信息管理的新模式，充分利用现代科技成果，加快档案信息电子化进程，为社会主义现代化建设做出应有的贡献。
三、档案信息电子化的优越性
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料（纸质或机读形式的）为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为电脑软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其巨大的优越性在于：
1．可充分利用和发挥现有技术设备的潜能，提高档案利用率。目前，大多数基层档案部门对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2．缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材一编辑一出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息有失时效，严重影响了档案信息的应用价值。实现档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3．可一次[来自www.LW5u.com]投入，多次产出，从而改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，档案部门拿出较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事。解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
4．信息成果可多份拷贝，扩大了社会影响，拓宽了服务范围。档案原件的唯一性，极大地限制了档案的利用范围，档案信息的电子化，使得档案的利用手续变得简便，可同时提供多人服务，同时档案的电子化所产生的强大检索功能，进～步拓展了档案利用空间，为最大限度地拓宽服务范围提供了可能，档案部门的服务职能增强，其地位自然也就得到了提高。
5．档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，为将来档案工作纳入“信息高速公路”打下基础。
6．档案信息的电子化，为档案管理的安全提供了基本保障。档案资源承载着记录历史、传承文明的重任。档案原件的唯一性使得其弥足珍贵，档案的[来自WwW.lw5u.com]保管和利用必然会给档案原件本身带来安全隐患。档案信息的电子化，能极大地减少这种人为的损害，确保档案原件的安全。
档案工作作为社会生活重要的组成部分，必然随着科技的发展与人类的进步逐步地适应社会，服务人民。档案信息的电子化是档案管理现代化必然的发展趋势，档案主管部门要制定适合国情的信息电子化政策措施，广大档案工作者要认清形势，充分实践，在实际工作中不断积累经验，使档案信息电子化水平逐步提高。