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《办公室业务》杂志

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在新形势下要提高档案收集工作的质量
发布时间:2018-02-04        浏览次数:110        返回列表

刘 辉

在信息革命迅猛发展的今天,社会对档案信息的需求与日俱增,栏案信息资源的开发,已成为档案工作的中心任务,而档案的收集工作,又是做好档案信息资源开发工作的重要基础和前提。及时收集档案,提高收集质量,有利于维护档案的完整性,丰富档案的内容,满足广大人民群众日益增长的开发档案信息资源的需求。因此,在新形势下,提高档案收集工作质量要做好以下几点。

一、开展调研,增强收集的计划性与目的性

档案的收集工作是档案工作的起点,在整个档案业务管理中占有重要地位,是一个关键性的、基础业务环节。档案收集工作的水平决定了今后档案进一步开发和利用的质量。但在现实工作中,这项工作却是最常见的薄弱环节,被人忽视。因此,强化档案收集的计划性与目的性,有利于提高档案收集的质量,保证有高质量的档案资源进馆,为日后的查询和利用提供优质服务奠定基础。在日常工作实践中,档案收集工作有必要采取一些针对性较强的措施。

1.认真调研,明确重点。针对档案日益丰富和复杂的现实,我们要走出档案室,开展档案收集的调查预测工作,根据本单位的工作特点,有重点、有目标、有层次地收集和整理相关的档案,变被动收集为主动收集,减少收集的盲目性,并注重平时的积累,即时发生,及时收集,不做年底一次性突击收集。例如:我院每年根据工作规划、总结和制订工作目标;根据院所发生的重大事件、重要会议,每周院所中层干部工作会议内容,明确院所归档的重点。

2.制定收集计划,分清轻重缓急。在年初制定好年度收集工作计划,对于本年度能促进经济发展、推动科技进步,以及医院重大改革与建设诸方面的档案,列入收集重点。档案工作者要及时跟踪单位里有价值的事件的发生与发展。通过与相关部门的沟通,及时收集各类档案。如:我院每个职能部门都设有一个档案管理员,我们—方面从档案专业上加强对他们的培训,另—方面强化彼此间的沟通,做到对发生的事情第一时间了解,对形成的档案文件第一时间收集和整理。

3.根据实际,确定合理的收集范围。随着社会的发展单位的工作从组织形式到内容也是不断变化的,因此,档案馆(室)必须随着这种变化根据实际情[来自wWW.lw5u.coM]况及时调整接收范围。例如:我院职能部门每一时期的机构改革,会增减部门;调整业务,收集档案范围也要随之调整。

二、领导重视,提高全员档案意识

做好档案的收集和归档工作,单位领导重视是关键。领导的重视和强调档案工作,能够使得大家从思想上提高认识,更好地履行单位的有关规章制度,促进档案收集工作的开展,使之成为全员的自觉行动。

但在工作中,有些领导对档案工作认识不够充分,档案意识比较薄弱,只重视本部门专业工作的发展,而忽视了专业相关的档案资料收集和归档。例如:有些部门在一年中做了大量辛苦的工作,形成了许多反映本单位重要业务和发展的文件材料,但是,在当年归档的文件中却没有文字记载,结果,在日后工作需要时造成没有可查询利用的档案资料,给以后的工作带来很大影响。相反,一些部门高度重视资料的整理和归档,从而促进了工作的开展,如,我院原生化研究室在20世纪80年代初所做的“七五”国家攻关课题“蛋白聚糖提取分离方法”,是由研究人员花费三年多时间和数万元建立的一个方法,并成为国内外沿用的标准,后来这份档案为研究者提供了翔实的基础资料,避免了大量的重复劳动,提高了研究效率。

通常,各部门的领导对本部门的工作非常了解,因此,我们在档案归档制度上,要求档案移交前,部门负责人应认真对案卷中应归档文件材料质量把关,并在卷内备考表上签字。这样才能保证立卷文件的齐全完整。

三、做好基础工作,重视公文管理

当前,档案收集中存在的问题主要表现在公文处理工作不到位。例如,有关人员在外出开会后带回来的文件材料,不能及时交送文秘部门进行登记和办理,导致日后无法在档案中体现;又如,有些业务人员为了自己使用方便,将形成的文件资料自己单独[来自wwW.lw5U.coM]保存和处理,把文件材料长期存放在自己手里,不拿出来而形成档案丢失;再如,部分文书人员处于被动工作状态,不主动收集和督促清退,结果导致了部分重要文件材料的流失。

因此,在公文管理中,从文件的初拟、收文到承办完结,都要严格按制度执行,确保文件的安全运行。只有这样才可以保证档案的完整,提高案卷的质量,实现档案工作的规范化和标准化。

四、严格执行制度,保障收集质量

要完成档案收集、归档的工作,不仅需要有工作的热情,同时还需要有一定的规章制度来保证工作的正常完成和延续。我院以档案法等一系列法规为依据,结合本单位实际工作的需要和特点,建立了一套比较完善的收集归档制度,其中包括:归档制度,归档范围,收文、发文、传阅文件登记制度,档案工作人员岗位责任制度,以及领导同志在公文处理中的注意事项,外出开会带回来的文件材料管理制度,调离工作时的归档制度,奖惩考核制度等。通过反复学习和实践,让大家都能够熟悉档案收集、整理和归档的基本要求,在思想上能够建立起档案意识,在行动上能够自觉执行规章制度。因此,重视档案工作的规章制度,建立一个有效的、能够延续的工作机制,才能保证档案的收集、整理、归档、查询和利用能够顺利进行。

总之,加强和提高档案的收集质量,是我们做好档案工作的基础。只有领导重视和支持,增强全社会的档案意识,建立科学的管理制度,才能把档案的收集工作做好。

(作者单位:中国医学科学院阜外心血管病医院档案科)