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《办公室业务》杂志

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做好企业秘书工作的几点思考
发布时间:2018-02-04        浏览次数:117        返回列表

笔者从事秘书工作多年,在实际工作中认识到学习是做好秘书工作之源,能力是做好秘书工作之基,服务是做好秘书工作之本。

一、学习是做好秘书工作之源

秘书工作发挥着“参谋”、“智囊”的作用,秘书人员必须具备深厚且广博的知识,而知识的获得要靠不断地学习。特别是在当今社会,企业秘书已日渐成为领导的参谋和管理的助手,其职能作用正进一步发生转变,其工作的重要性越来越受到认可。这就迫切要求秘书人员牢固树立“终身学习”的理念,常怀学习之心,学习、学习、再学习,不断充实自己、丰富自己、完善自己和发展自己。只有这样,才能更好地应对知识经济和信息社会的挑战,才能在思想观念、思维方式上与时俱进,[来自www.LW5u.coM]才能不断提高参谋服务水平,发挥好秘书的职能作用。一要把学习当作一种生活习惯和政治责任。树立积极学习的态度,增强自我学习的意识,培养自身学习的乐趣,正确处理工作与学习的关系,抽出时间学、挤出时间学,使学习成为每天工作和生活中不可或缺的一部分。要及时了解、掌握党和国家的各项方针政策,善于和勤于捕捉新鲜的知识信息,并开动脑筋,思考、研究问题,靠学习丰富知识、增长才干、指导工作。=要加强知识的更新和积累。把过去所学的各种知识融会贯通.有机地结合成新的知识整体,按照理论与实践、广博与专深有机统一的原则,根据客观条件的变化和实际工作的需要,广泛涉猎方方面面的新知识,不断丰富和优化知识结构,以适应新形势的需要。三要把学习与工作结合起来。理论联系实际,带着工作中遇到的新情况和新问题,在干中学,在学中干,学以致用,用以促学,在学习中培养能力,在实践中锻炼能力,切实把学到的知识真正转化为科学的思维方法和提升工作水平的[来自WwW.Lw5u.com]生产力。

二、能力是做好秘书工作之基

秘书人员是领导身边的助手,工作的特殊性决定了其自身必须具备较高的综合素质和工作能力。秘书人员的能力是完成工作任务的重要保证,更是影响工作效能的重要因素。笔者认为,新形势下秘书人员除了具备过硬的文字驾驭能力、语言表达能力、组织协调能力、沟通交际能力之外,还要用科学发展的眼光,审视工作发展的需要,不断练就新本领。一是自主创新能力。当前秘书人员存在的通病就是因循守旧、墨守成规,一味地凭借老经验、沿用老套路办事,思维单一化、模式化,摆脱不了传统模式的束缚和羁绊,往往开创不了工作新局面。创新是工作活力的源泉,而人总是在一定的思想观念下去认识问题和处理问题的。所以,秘书人员要树立创新意识,敢于突破常规和经验的束缚,积极超越原有的思想、观念,不断创新工作方式、方法,学会运用科学的手段,创造性地开展工作。=是分析综合能力。秘书工作综合性强、接触面广,秘书人员经常会针对各种事物和问题为领导谏言献策,因此,分析综合能力显得尤为重要。其水平的高低,将直接影响为领导政务服务的质量。秘书人员在工作中要积极对本单位分散的、零星的情况进行加工整理概括,善于运用逻辑思维方法,透过现象看本质,加强分析综合能力的养成和提高。三是心理调节能力。办公室既有人与人之间的关系,又有人与物之间的关系,而人与物的关系处理不当,又会影响到人与人之间的关系,人与人之间产生不和谐的情绪,最终会影响办公室全局工作。对此,秘书人员要以辩证的眼光看待各种现象和矛盾;学会用冷静、理智、现实的态度分析问题和解决问题;树立正确的人际交往观,增强相互间的信任与尊重;加强自我调节和控制,时刻保持健康、稳定、乐观、豁达的工作情绪,促进办公室人与事的和谐发展。

三、服务是做好秘书工作之本

服务是秘书工作的出发点和落脚点,牢牢抓住服务这个中心,潜心为领导服务好、为机关部门服务好、为职工群众服务好,是企业秘书做好工作的最终体现。一要提高做好服务I作的主动性。秘书人员要强化主动服务意识,多深入基层,听取呼声,做到知情早、晓事快、见事深,全方位、多角度地了解问题和做好服务工作,切实当好职工群众的服务员、机关部门的协调员、企业中心枢纽的联络员。二要提高做好服务工作的预见性。秘书人员开展各项工作时都要把情况分析得透彻些,问题估计得充分些,措施考虑得完善些,善于发挥自身的主观能动性,在工作中积极探索,总结经验,把握工作的内在规律性。要紧密围绕领导工作的中心和重点,超前预测将要领受的任务,并按照领导习惯的思维方式和工作方法去研究问题、分析问题,凡事想在前、走在前、干在前。三要提高做好服务工作的规范性。就是要坚持按制度办事的原则,对秘书业务工作制定切实可行的工作细则和实施办法,形成工作运行机制,提高工作效率。如,“办文”要认真贯彻执行《国家行政机关公文处理办法》,按照实事求是、精简、高效的原则,及时、准确、安全地做好公文的收发、传阅、立卷、归档和销毁等各项工作。“办会”要抓好三个环节,即:会前充分做好软环境和硬环境的准备工作;会中认真做好会议记录和服务保障工作;会后及时整理会议纪要和落实会议决定事项等。“办事”要分清轻重缓急,按照“特事特办、急事急办、难事重点办”的原则,做到紧张而有秩序、繁杂而不零乱。建立办公室工作日记制度,养成事事记的习惯,抓好工作的跟踪落实,做到事事有回音、件件有着落,确保工作优质高效运转。

(作者单位:中国人民解放军第4807工厂)