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《办公室业务》杂志

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如何做好新时期地勘单位 的档案管理工作
发布时间:2018-02-04        浏览次数:28        返回列表

当前,社会经济的不断发展和档案工作服务对象素质的不断提高,对档案管理工作提出了更高的要求。特别是市场经济的建立和发展使许多管理制度相继进行了改革,过去的管理方式和管理模式已经不适应当今社会快速发展的要求。因此,档案管理工作只有不断地创新和发展,才能适应新时期的需要,更好地服务于社会经济的发展。

就地勘单位来说,笔者认为要从以下几个方面着手做好档案管理工作:

一、紧紧围绕中心工作,认真履行两种职能,不断增强档案工作的服务功能

地勘单位曾经陷入过低谷,当时的档案室可谓是门可罗雀,档案工作职能也仅限于保管,很少有人问津。加上经济原因,档案室的设备落后,档案管理跟不上时代的步伐。近几年,国家出台了一系列对地勘单位有利的政策,这些政策的落实使得地勘单位的经济实现了质的飞跃。各种档案材料日渐增多,从而使档案管理的重要性突显出来。档案管理不仅为行政管理提供了依据,也为地勘单位的经济发展提供了便利。

档案和档案工作来源于各项社会活动,又因各项社会活动的需要而存在,并在为各项社会需要的服务中发展。因此,在当前的形势下,地勘单位的档案管理应该突出其服务性。档案工作无论是参与行政管理,还是提供便利,其突出的特性就是“服务”二字。服务性是档案工作赖以生存和发展的前提条件,也是发挥档案工作重要作用的基本属性。只有最大限度地满足机关和社会对档案的需要,才能充分实现档案的价值,档案工作才能更好地生存和发展。

作为档案管理人员,我们要进一步增强服务意识,履行好服务职能,积极改善档案室的硬件条件,将现代化设施应用到档案管理中,使档案工作更好地为地勘经济的发展服务。

二、坚持与时俱进,积极创新探索,努力提高档案工作的整体水平

对于档案工作者来说,就是要不断研究新时期档案工作面临的新情况、新问题,积极探索促进档案工作发展的新经验、新途径。

随着国务院《关于加强地质工[来自wWw.lW5u.CoM]作的决定》的颁布。地勘单位承揽的项目日渐增多,经营业绩连年上幅,地质资料日臻丰富。由于原有的工作人员呈现出老龄化趋势,为了适应新形势的需要,地勘单位近几年大量引进各种人才,不断充实职工队伍。从而使人事档案、文书档案和科技档案大量增加,同时档案的借阅率、利用率也大大提高。这就要求档案管理工作者加强学习,更新观念,充分认识做好新时期档案工作的重要性,努力把学到的知识和经验转化为做好档案工作的智慧和能力。

当前,人员的增加使得档案工作量也随之增加,对此,我们要提前制定周密的工作计划,并有条不紊地实施;认真做好档案的收集和整理工作,加快档案信息化建设步伐,积极为地勘经济建设提供档案信息服务。另外,随着信息传输、多媒体、数据库、语音识别等技术的迅速发展,已经出现并形成了数字化、网络化和信息化的大趋势,地勘单位档案拥有信息资源的形式,已不再完全是纸质文件,而是更利于采集、储存、保管、检索和开发利用交流的数字化、虚拟化的电子文献。然而,电子档案的管理和使用也给我们提出了新的课题,要求我们加强电子档案建设。

按照电子文件真实性、完整性和有效性的要求,一是要建立规范的制度和工作程序,并结合相应的技术措施,从电子文件的形成开始,不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范;二是建立对电子文件的操作者身份识别与权限控制的管理,随时记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等,采取防止非法使用的措施;三是电子文件的处理和保存应符合国家安全保密的规定,采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策;四是完善电子档案采集、整理、使用的硬件建设,高质量、高级别地配置设备。

三、坚持以人为本,加强队伍建设,积极推进档案事业发展

党的十六届三中全会明确提出了要用科学发展观指导各项工作,而科学发展观的核心就是以人为本。具体到地勘单位,以人为本是经济管理中体现人性化的一种管理模式,即坚持人的自然属性、社会属性、精神属性的辩证统一,这一理念突出了人性化的管理和人的重要性,使之能尽快掌握新知识、新方法和新技能,促进档案事业的进步。 地勘单位由于其特殊的工作性质,职工的整体文化素质偏低,虽然近几年引进了大量的专业技术人才,但与档案管理相关的专业人才却寥寥无几。这对于新时期的档案工作来说,肯定不能适应时代的发展。因此,我们要将以人为本的理念切实地融合到档案工作中。为了使档案得到有效管理,根据地勘单位的实际情况,一方面要鼓励档案管理人员积极参与当地档案部门举办的各种培训班,认真学习档案的重要性、档案的系统知识、计算机知识、档案管理知识以及与档案相关的法律法规知识。这样不但能使档案管理工作人员有机会系统地学习这些知识,还可以及时发现并纠正工作中不规范的地方,使档案管理水平得以全面提高;另一方面要为档案管理人员自学深造提供便利,适当给予物质奖励,以充分调动其工作积极性。

在现代科学技术发展异常迅速的今天,地勘单位的前景日趋宽广,“大地质”观已成为全社会的共识。地勘单位的档案管理人员必须进一步加强档案管理工作,加强创新知识的学习与研究,加强现代科学技术知识的学习与吸收。不断充实自己,用科学发展观[来自WwW.lw5u.cOm]来统领档案工作,不断增强政治理论素养和业务素质,为地勘经济发展更好地服务。

(作者单位:河南省地矿局探矿三队办公室)