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《办公室业务》杂志

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迎接 “杜鹃女士 ”
发布时间:2018-02-04        浏览次数:28        返回列表

迎接 “杜鹃女士 ”

王守福

2003年9月初的一天,南方沿海某市政府办公室秘书小胡担任机关值班工作。这段时间市里正在招商引资,领导布置了许多工作,小胡忙得不可开交,正在和几个同志处理事务。这时,值班室的电话突然响了起来,原来是省政府应急办的电话通知:“预计明天上午 10点左右,台风 ‘杜鹃 ’在你市登陆,请你们务必高度重视,提前做好应急准备。……”对方通知完毕,还问小胡记清了没有?小胡半警醒地说:“记清了,放心吧。”待对方挂了电话,小胡又去忙其他工作了。晚上,当他处理完其他工作,头脑逐渐冷静下来的时候,翻开值班电话记录簿,依靠自己模模糊糊的回忆进行了追记,追记内容如下: “省政府接待办通知:预计明天上午10点左右,台湾杜鹃女士将来我市考察,请我市高度重视,提前做好迎接准备。”然后便放心地上床睡觉了。

第二天早上一上班,小胡就把电话通知及时送给了办公室主任,办公室主任感到事情重大而紧急,马上向市长做了报告,市长指示一定要热情接待台湾同胞,这是关系到两岸和平发展的大事。于是,办公室立即组成接待班子,除安排好客人考察、食宿和宴请活动外,还特意组织了锣鼓乐队和秧歌队,准备了隆重的欢迎仪式,并在宾馆大门口挂出了 “热烈欢迎杜鹃女士来我市考察访问!”的大幅标语,市领导和有关部门负责人衣冠楚楚,脸上洋溢着兴奋的表情,翘首盼望台湾女客人的到来。有人还在议论: “这位杜鹃女士一定像杜鹃花一样美丽可爱!”

时间过得真快,上午 10点钟已过,大家没有等到 “杜鹃女士 ”的到来,却只见天空乌云翻滚,暴风雨呼啸而来,原来是遭到了台风的突然袭击。由于全市没有采取应急措施,任凭台风 “杜鹃 ”肆虐,给全市人民生命财产造成重大损失。仅区村因在建厂房倒塌,就造成 16人死亡,20人受伤;部分变电站设备受暴风雨袭击损坏[来自wwW.lw5u.coM]严重,引发了较大面积的停电;被台风吹倒的树木就有6000多株;部分房屋和在建房屋出现险情,直接经济损失约 10亿元。

事后查明,原来是值班秘书小胡的电话记录错误引出的一场大祸。小胡自然受到了严厉的处分。此事留给我们的教训却是刻骨铭心的。

【案例分析】

小胡的故事至少给我们以下几点启示:

1.值班秘书必须具有高度的责任心。值班秘书责任重大,必须坚守岗位,认真接听电话,接待来访,处理事务。近年来,因值班人员

擅离职守或责任心不强而导致重大问题发生的事屡见不鲜,值班人员一定要引以为戒。否则,将会造成严重后果。

2.

值班秘书必须及时做好电话记录。秘书接到电话通知,必须按照有关制度,立即做好电话记录,不得事后补记、追记。还必须对记录内容进行复述,核对每一句话、每一个字,不能出现丝毫差错,力求做到准确无误。值班室最好安装录音电话,对重要而紧急的电话内容,要做好电话录音,以弥补人工记录的不足。

值班秘书如因特殊原因没有及时进行记录,事后补记,也要通过电话向发出通知的单位进行详细核实,确保准确无误。那种只顾面子不顾后果的思想要不得。

3.

值班秘书必须具备广博的知识和良好的听知能力。像本案中的小胡,就是由于缺乏台风知识,听知能力差,再加上缺乏责任心,才导致了一系列错误的发生。如误将“台风 ”当成 “台湾”,误将台风名称“杜[来自wwW.lw5u.cOm]鹃 ”当成人的姓名,误将 “你市”当成 “女士”,误将 “应急 ”当成 “迎接”,等等。由此看来,秘书平时注意学习,了解各方面的知识,并提高听知能力,是相当重要的。

(作者系解放军西安政治学院教授)