迎接 “杜鹃女士 ”
王守福
2003年9月初的一天，南方沿海某市政府办公室秘书小胡担任机关值班工作。这段时间市里正在招商引资，领导布置了许多工作，小胡忙得不可开交，正在和几个同志处理事务。这时，值班室的电话突然响了起来，原来是省政府应急办的电话通知：“预计明天上午 10点左右，台风 ‘杜鹃 ’在你市登陆，请你们务必高度重视，提前做好应急准备。……”对方通知完毕，还问小胡记清了没有？小胡半警醒地说：“记清了，放心吧。”待对方挂了电话，小胡又去忙其他工作了。晚上，当他处理完其他工作，头脑逐渐冷静下来的时候，翻开值班电话记录簿，依靠自己模模糊糊的回忆进行了追记，追记内容如下： “省政府接待办通知：预计明天上午10点左右，台湾杜鹃女士将来我市考察，请我市高度重视，提前做好迎接准备。”然后便放心地上床睡觉了。
第二天早上一上班，小胡就把电话通知及时送给了办公室主任，办公室主任感到事情重大而紧急，马上向市长做了报告，市长指示一定要热情接待台湾同胞，这是关系到两岸和平发展的大事。于是，办公室立即组成接待班子，除安排好客人考察、食宿和宴请活动外，还特意组织了锣鼓乐队和秧歌队，准备了隆重的欢迎仪式，并在宾馆大门口挂出了 “热烈欢迎杜鹃女士来我市考察访问！”的大幅标语，市领导和有关部门负责人衣冠楚楚，脸上洋溢着兴奋的表情，翘首盼望台湾女客人的到来。有人还在议论： “这位杜鹃女士一定像杜鹃花一样美丽可爱！”
时间过得真快，上午 10点钟已过，大家没有等到 “杜鹃女士 ”的到来，却只见天空乌云翻滚，暴风雨呼啸而来，原来是遭到了台风的突然袭击。由于全市没有采取应急措施，任凭台风 “杜鹃 ”肆虐，给全市人民生命财产造成重大损失。仅区村因在建厂房倒塌，就造成 16人死亡，20人受伤；部分变电站设备受暴风雨袭击损坏[来自wwW.lw5u.coM]严重，引发了较大面积的停电；被台风吹倒的树木就有6000多株；部分房屋和在建房屋出现险情，直接经济损失约 10亿元。
事后查明，原来是值班秘书小胡的电话记录错误引出的一场大祸。小胡自然受到了严厉的处分。此事留给我们的教训却是刻骨铭心的。
【案例分析】
小胡的故事至少给我们以下几点启示：
1.值班秘书必须具有高度的责任心。值班秘书责任重大，必须坚守岗位，认真接听电话，接待来访，处理事务。近年来，因值班人员
擅离职守或责任心不强而导致重大问题发生的事屡见不鲜，值班人员一定要引以为戒。否则，将会造成严重后果。
2.
值班秘书必须及时做好电话记录。秘书接到电话通知，必须按照有关制度，立即做好电话记录，不得事后补记、追记。还必须对记录内容进行复述，核对每一句话、每一个字，不能出现丝毫差错，力求做到准确无误。值班室最好安装录音电话，对重要而紧急的电话内容，要做好电话录音，以弥补人工记录的不足。
值班秘书如因特殊原因没有及时进行记录，事后补记，也要通过电话向发出通知的单位进行详细核实，确保准确无误。那种只顾面子不顾后果的思想要不得。
3.
值班秘书必须具备广博的知识和良好的听知能力。像本案中的小胡，就是由于缺乏台风知识，听知能力差，再加上缺乏责任心，才导致了一系列错误的发生。如误将“台风 ”当成 “台湾”，误将台风名称“杜[来自wwW.lw5u.cOm]鹃 ”当成人的姓名，误将 “你市”当成 “女士”，误将 “应急 ”当成 “迎接”，等等。由此看来，秘书平时注意学习，了解各方面的知识，并提高听知能力，是相当重要的。
（作者系解放军西安政治学院教授）