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《办公室业务》杂志

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强化办公室工作要在四个方面下功夫
发布时间:2018-02-04        浏览次数:127        返回列表

强化办公室工作要在四个方面下功夫

马成

办公室是单位承上启下、沟通协调、联系内外的重要部门。就工会部门来说,当前办公室要围绕工会的中心任务和重点工作,创造性地开展工作,更好地在构建和谐企业建设中发挥作用、体现优势、展现作为,笔者认为,应该着重在以下四个方面下功夫。

一、围绕中心,服务大局,切实在发挥参谋助手作用上下功夫

工会办公室作为工会的重要组成部分,是承上启下、联系左右、协调服务的桥梁和纽带。近年来,我办坚持立足实际抓定位,找准坐标谋思路,准确定位、明确职责,发挥作用,特别是通过在服务工会中心任务、推动工会重点工作和协调工会大型活动中,办公室人员在参与调研、完善活动方案、起草文件材料、横向沟通协调、搞好会务服务等方面,尽心尽力,尽职尽责,做了大量艰苦细致、卓有成效的工作。一是起草重要材料,发挥参谋助手作用。文字材料是发挥办公室参谋助手作用的重要载体,我们把起草工会主要领导的讲话、重要文件作为发挥参谋助手的有效途径,通过文字材料来推动工作,服务全局,特别是对每年的工作报告、党委领导讲话、工会重点工作以及部室工作都进行了广泛深入的学习,使起草的文字材料既符合上级指示精神和工作要求,又符合企业工会工作的实际,切实使文字材料有效地发挥了传达上级指示精神、准确体现领导工作意图、如实反映基层真实情况的作用。同时,按领导的要求,我办对各部室起草的相关材料进行了审核把关。2007年以来,我办先后起草撰写审核 40多个有关材料,审核把关 100多件工会文件。二是强化基础,发挥参谋助手作用。按照领导要求,我办在健全完善各项工作制度的基础上,不断强化各项工作制度的落实和规范,推动了坚持用制度管人、用制度管事的有效实施。去年以来,办公室先后制定了机关办文、办会、办事、财务管理、车辆使用、阅文、保密、督办、值班等 15项内部管理制度,涵盖了办公室政务、事务和服务等各方面的工作,形成了一整套行之有效的管理模式,使各项工作实现了制度化、规范化管理。同时,工会办公室系统坚持及时根据工会的决策和领导的意图,不断加强对基层工作的具体指导,通过多种途径,及时把工会自身创造的好经验、好做法和取得的工作实绩,推荐上报,辐射延伸,指导实践,促进工作,较好地发挥了沟通左右、上传下达的重要作用。三是严格办事程序,发挥参谋助手作用。在办事上,我办紧紧围绕中心工作和领导交办的任务,想在前、考虑在前,准确把握领导的工作意图,积极建言献策,不断提高协作意识、“窗口”意识,结合办文、信访、信息、督查、接待、会务等工作的落实,增进与有关部门和工会部室间的沟通和联系,确保了办公室工作高效健康运转和各项工作顺利开展;在办文上,我办重点抓文件的规范把关。严把公文的形成、处理、管理三个环节,严格按照《集团公司党委机关公文处理工作暂行规定》执行,对文件的字体、格式、行文规则进行了规范。规范了文件收发、阅办、归档三个流程,保证了公文快速有序流转,并做到公文撰写、处理、立卷、归档规范化。

二、拓宽渠道,搭建平台,切实在提高工会信息工作水平上下功夫

工会信息工作是工会办公室工作的重要组成部分,是上情下达、下情上达的重要渠道,是工会服务于职工群众的重要桥梁和纽带之一。近年来,我办把信息工作作为激发工作活力、凸显工作特色的有效载体来抓,通过强化三项建设,充分发挥了工会信息对内反映情况、服务决策、指导基层,对外扩大工会组织影响、树立工会良好形象的作用。一是规范信息工作制度建设。研究制定了符合工会实际的信息工作办法,明确了信息工作的指导思想、主要任务和保障措施,促进了信息工作的制度化、规范化。为提高信息工作的积极性,实行了工会信息工作通报制度,对基层单位和部室的用稿情况做到一季度一通报。针对信息工作敏锐性和时效性的特点,积极做好向上级工会报送信息的工作。二是加强信息载体建设。重点抓工会信息网站建设和《肥矿工会通讯》的编辑工作。随着互联网的快速发展,实现了网上互动,使互联网成为加强信息工作的重要载体。比如,我们在泰安市工会系统率先建立了肥矿工会信息网网站。网站的建立,加快了工会信息化建设,成为展示肥矿工会工作的重要平台。在网站内容上,开设了 “工会部室工作、工会论坛、基层快讯、理论园地、文学园地”等十几个独具特色的网络互动栏目,各基层工会也同时组建了富有基层工会特色的网络专栏,要求基层工会开展的活动通过网络平台上传信息不过夜,实现工会上下级信息的横向流动,加快与会员的信息互动。自2007年网站建立以来,网站点击数近 5万次,上传信息 4900余条,构建了工会日常信息沟通的重要渠道。同时,高质量地做好工会信息的编辑工作,不断拓展信息采集渠道,加大信息采集的力度、广度和深度,及时、准确、全面地掌握基层工作动态、典型经验以及指导当前工运工作的方针政策,为领导决策提供参考,为指导基层工作提供服务。2007年以来共编发《肥矿工会通讯》39期,选登信息 1600多条,近80万字。三是加强信息员队伍建设。建立健全企业工会系统专兼职信息员人才库,并通过举办培训班、专题讲座等形式,提高基层信息员的业务能力和整体素质。特别是加强对工会人员进行相关的网络知识培训,让大家尽快掌握网络操作要领,保证工会网站的高效正常运转。肥矿集团公司工会在信息员的配备上,设立了公司级专职信息员,负责信息的收集、整理、反馈、报送,并聘请 100余名兼职信息员充实到工会信息员队伍中,建立了覆盖全矿区工会系统的公司 —矿(厂) —车间工会三级工会信息网络体系。在信息员的培训上,采取 “走出去 ”的方式,组织信息员积极参加上级举办的研讨会、培训班,接受高层次的业务知识培训;采取定期辅导培训的方式,通过举办培训班、邀请文字专家授课、开辟网上课堂强化信息员的业务知识。去年,我们举办了集团公司信息员培训班,采取脱产培训的方式,集中两天的时间,对全公司工会专职信息员进行了培训,同时召开了信息工作经验交流会,让优秀信息员现身说法,推广经验做法;采取 “请上来 ”的方式,选拔优秀信息员到集团公司工会办公室挂职锻炼,今年已有两名基层信息员到集团公司工会办公室接受了为期三个月的短期培训,开阔了基层信息员的视野和思路,提高了他们的信息写作能力。

三、立足实际,注重创新,切实在提高理论调研工作水平上下功夫调查研究是办公室工作的一项重要内容。要把深入基层调查研究作为指导和开展工作的基本实践活动,认真加以坚持。特别是要围绕工会工作的重点任务,制定调研活动方案,进一步明确调研工作任务和重点课题,指导全公司各级工会组织立足实际,有针对性地开展调查研究,并形成专题调研报告,力争多出调研精品。今年,肥矿集团公司工会启动实施了 “新时期工会工作调研年活动”,把理论创新实践贯穿全年。一是在理论调研创新的方向上,重点围绕三个方面下功夫,即在紧扣大局、增强针对性上下功夫;在拓宽视野、增强前瞻性上下功夫;在理论提升、增强指导性上下功夫。今年,理论调研的重点突出了六个方面的研究,即如何深入落实科学发展观,更好地服务于集团公司工作大局;如何深入学习贯彻实施《劳动合同法》,大力构建和谐劳动关系;如何围绕安全生产,加强群众安全工作;如何进一步加强民主管理,维护职工合法权益;如何加强工会文化建设,打造工会工作品牌;如何加强工会自身建设,提高工会组织的影响力等。二是在推动理论调研的方法步骤上,严格程序,狠抓宣传发动、深入调研、成果[来自WwW.lW5u.com]上报、评选表彰和推广利用五个阶段的实施。对活动的实施步骤专门下发文件进行明确,要求各基层工会不仅要针对调研内容,在解决实际问题上下功夫,而且要严格程序、层层开展活动,确保活动实效,切实了解真情、实情,掌握第一手资料,为促进矿区工会工作提供思路。在宣传发动上,层层召开动员会议,注重扩大参加活动的人员参与面;在深入调研上,突出专题调研,注重运用科学的调查方法,重点解决工作中存在的问题或挖掘总结工作经验做法;在成果上报上,严格把关,既要保证上报数量,更要注重成果质量;在评选表彰上,层层召开理论创新成果发布会,让理论成果创新者既有名又有利;在成果推广利用上,我们开辟了专栏,并积极向上级工会组织推荐。通过狠抓五个阶段的实施,切实培养了工会干部善观察、会思考、爱动笔的良好习惯,提高了理论素养和工作水平,激发了各级工会工作人员的活力和创新的热情,有力地促进了工会工作的创新和发展。三是在理论创新的工作效果上,把调[来自www.lW5u.com]查、分析、研究、探索、创新融为一体,及时把理论

成果付诸于实践。为抓好理论调研成果的应用和推广,我们召开了工会理论研讨成果发布会,并在网站开辟了《理论园地》栏目,在《肥矿工会通讯》上开辟了《工会论坛》栏目,及时刊登各单位涌现出的理论研究成果。去年以来,工会办公室先后有 20多篇理论文章在《中国工运》、《中国职工教育》、《当代矿工》、《中国能源化学工会通讯》、《工会论坛》等刊物上刊用,其中国家级 8篇,实现了理论创新的新突破。理论创新的深入开展,在工会形成了一个从实践到理论,再从理论到实践的良性闭路循环系统,在理论与实践的相互结合中提高了研究活动的成果转化率,形成一批工作创新成果,推动了工会整体工作再上新水平。

四、严格程序,狠抓落实,切实在强化督促检查工作上下功夫

加强督促检查,强化工作执行力,是办公室工作的一项重要职能。在工作中,我办紧紧围绕和跟进企业工会各个时期的工作重点,牢固树立 “督查就是服务 ”的工作理念,通过督促检查,分工合作,积极协作,起到了发现问题、解决问题、推动落实的作用,促进了工会重点工作的有序开展。一是强化工作质量,提升工作效率。工作中,我们始终坚持讲效率、求质量、重效果,围绕年初确定的工作目标,制定了月度工作配档表,将月度活动分出轻重缓急,不定时、不定期地进行督促检查,事事抓具体,不管大事小事,一经安排布置,就立即催办落实,着力推动领导决策落实到实处,做到工作讲效率、讲质量。特别是对重大工作部署,我们都及时地进行重点督促检查,适时对落实情况进行通报,使工会决策部署得到全面贯彻,确保了各项工作目标任务的完成。二是养成了雷厉风行的作风。我们严格落实《集团公司工会工作人员行为规则》,对照“十要十不要 ”标准,做到 “今日事今日毕 ”,特别对工会的重点工作和领导交办的工作,分时段进行督促检查,对领导安排的工作立说立办,实行限时办结制,及时向领导反馈工作进展情况,并认真总结经验,查找问题,督促工作落实,使各项工作有部署、有检查、有考核、有奖惩,做到了工作雷厉风行,办事干脆利索,有效促进了工会工作的顺利开展。三是加强综合协调,确保工作高效运转。办公室人员在工作中要充分发挥枢纽作用,及时向部室和基层单位传达工作意图,使工作决策部署得到迅速落实。同时,针对出现的急事、难事,不好协调的事,办公室要充分发挥牵头作用,有针对性地进行牵针引线,最大限度地调动各方面的积极性,协调督促、催办解决,形成合力,确保各项工作顺利、高效运转。同时,我办注重加强自身建设,狠抓办公室人员的学习培训,制定了周一学习制度、工作汇报制度。办公室人员自觉把学习当成一种责任和动力,通过对相关政策、法规及上级有关文件、业务知识的学习,有效提高了办公室人员的工作能力和水平。

(作者系山东省肥城矿业集团公司工会办公室主任)