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《办公室业务》杂志

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乡镇档案管理信息化建设途径研究
发布时间:2018-12-03        浏览次数:104        返回列表

贺小红

【摘要】随着科学技术的发展,网络技术的应用越来越广,加强信息化建设已经成为各行各业发展当中重要的一个环节。在乡镇政府的日常管理当中,档案管理是其重要组成部分。在档案管理当中加强信息化建设,对档案管理发展有着重要的意义。但根据调查发现,乡镇档案管理信息化建设现状与建设需求之间还存在着差异。

【关键词】信息化建设;档案管理;建设途径

档案管理信息化,就是运用现代信息技术对档案进行整理、储蓄以及归纳的一种管理手段。档案管理信息[本文来自于WWw.zz-news.coM]化将传统的实体档案逐渐转向电子信息档案,更加便于档案的查取,转调,为档案管理工作带来极大的便利。乡镇档案管理信息化建设工作是开展基层档案管理工作的重要环节,对档案管理工作的建设有现实意义。

一、乡镇档案管理信息化建设的必要性

在政府的档案管理工作当中,随着时间的积累,其所涉及到的资源以及数据越来越多,为档案管理工作带来了很多困难。档案管理信息化建设能够有效地降低工作难度,提高档案资源的利用率。在档案管理信息化建设当中,其包含的内容是非常多的,主要分为三个方面:第一方面,将档案信息资源有实体档案向数字化方向进行调整,录入相关的数据,完善相关数据储存。第二方面,在对档案信息接收的时候,要对信息化软件进行录入,并且运用相关的信息化技术对其进行整理,然后储存,在进行使用的时候,可以通过转发电子邮件的形式,完成档案的调动,节省时间。第三方面,构建信息共享机制,建设统一服务平台,将相关档案储存在其中,在需要运用的时候能够查找出来,从而提高档案资源的利用率。

档案信息化管理有非常多的优点,乡镇档案管理信息化建设,有利于对档案进行统一的管理,在工作人员将信息化档案进行整理分类之后,在查找相关的档案时,只要在相关平台上输入关键词,就可以查找出所需的档案,大大节省了查找时间,也方便管理者对其进行管理。在档案管理当中,采用信息化技术对其进行管理,将实体档案转成信息化档案,就可以减少实体档案所占用的空间,让乡镇政府办公时有更大的空间来发挥乡镇工作的价值,除此之外,加强信息化档案建设,还能够增加档案保管时间,减少档案保管当中所发生的丢失、损坏现象。由此可见,在乡镇档案管理当中加强信息化建设的重要作用。

二、乡镇档案管理信息化建设的途径

(一)加强信息化档案管理理念。乡镇政府要加强对档案信息化建设的重视,提高档案信息化建设意识,不断地进行深入探究,挖掘出更多的信息化资源,加快信息化档案建设的步伐。乡镇政府要本着为人民服务的精神,以百姓的需要为工作准绳,制定在档案信息化建设当中的目标,增加档案信息化建设的资金投入,并且成立档案信息管理人以及相关部门,指派专人负责这项建设工作,从而实现档案信息化管理建设的目标。乡镇政府当中的各个部门还要根据发展的需要,对信息化档案进行优化,加强档案的登记以及整理归纳工作,提升档案资源利用率。

(二)建设乡镇政府网络档案。乡镇档案管理信息化建设当中,首先要对乡镇政府的档案进行网络化,这样才能够对乡镇档案进行信息化管理。因此,乡镇政府首先要建立乡镇政府网站,网站当中的内容要与乡镇政府的政策相关,并且要及时更新,以确保信息的准确性,在网站当中,建立档案管理页面,并且将纸质的档案文件经过扫描,存储到计算机当中,安装其所属类型进行分类管理,在网页上将各个档案之间建设内在联系,使彼此之间能夠进行互相交流,这样,让使用者在网站上进行档案搜索的时候,能够快速准确查找到相关文件,并且档案文件显示比较全面。如户籍部分构件的户口档案就可以与保险部门的保险档案进行关联,补充完善个人的档案资料。

(三)完善档案信息管理制度。乡镇档案管理信息化建设,对乡镇政府当中的管理环境以及管理规范提出了新的要求,这使得乡镇政府管理模式发生了改变,促进了乡镇政府的管理良性发展。完善信息档案管理制度,是促进档案信息化的重要条件,在建设信息化档案的过程当中,档案管理部门要重视信息化档案建设工作,加强档案信息化的管理,结合信息化档案的特征以及相关管理规律,制定出符合信息化档[本文来自于wwW.zz-news.CoM]案管理的制度,对制度进行不断完善,并且做好信息化管理制度的考核,明确岗位责任,设立监督部门并且设立相关的激励制度,使信息化档案管理工作人员能够明白自身的责任,对相关的管理制度能做到铭记于心。相关的管理部门还要在管理的过程当中,落实相关制度的管理情况,不断地对其进行改进完善,确保信息化管理制度的先进性以及科学性。

三、结束语

乡镇档案管理信息化建设的实施,能够有效发挥乡镇档案资源的价值,但是在信息化档案的建设过程当中,相关部门人员也要加强对信息化技术的学习,能够熟练运用信息化技术对档案进行管理以及检查,以避免出现不法分子盗窃档案信息的事情发生,保护人们的利益。乡镇政府要结合自身的管理情况,为档案管理信息化建设制定方案,使信息化档案管理能够有效服务人民。信息化档案管理还要依据技术的发展,进行不断探索以及优化改进,以适应乡镇信息管理的需要,从而实现信息化管理的目标和要求。

【参考文献】

[1]程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理,2011(4):86.

[2]明浩利.事业单位档案管理信息化建设的途径探讨[J].办公室业务,2017(15):56.

[3]叶李芳.数字化时代档案管理信息化建设途径探讨[J].城建档案,2017(3):28-29.