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《办公室业务》杂志

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如何利用信息技术做好办公室工作
发布时间:2018-12-03        浏览次数:101        返回列表

张东举

【摘要】随着信息化技术的快速发展,其对于办公环境及具体办公工作等均带来了显著影响,传统印象中的中“手抄、跑腿、复印”等办工模式已经难以有效满足现代办公的需求,办公室工作中越来越离不开信息技术的应用与支持。OA办公软件及电子邮箱等技术手段在办公室工作中的应用,不但使办公室人员的日常工作效率得到明显提升,同时也使办公环境使得显著改善。

【关键词】信息技术;应用;办公室工作

办公室部门的一个核心作用就在于“上传下达”,其无论是在企业还是政府机构中均扮演着重要角色,特别是近年来信息化技术在办公室工作中应用程度的不断提升,在其作用下,办公室工作人员效率及服务能力得到明显提升。在这种情况下,就对于现代办公室工作人员提出了更高要求,要求其顺应信息化时代发展需求,将信息化技术与实际工作有效结合起来,不断提升信息化软件使用能力,从而提升自身工作能力。本文在研究中,主要基于四个方面分析了办公室人员怎样利用信息化技术开展好办公室工作。

一、创新工作理念增强现代化工作意识

随着时代的发展进步,办公室工作要对于办公室人员的能力要求不断提高,尤其是进入信息时代后,办公室人员综合素质高低直接决定了其工作效率及服务质量。与此同时,办公室工作的特殊性也要求相关工作人员要顺应时代发展要求,不断创新工作理念。过去办公室大部分工作主要是通过人力完成,例如相关活动组织及会议通知发放等。但是,随着信息化技术的发展及其与办公室工作融合度的不断提升,使得办公室大部分工作可以借助信息化手段来开展,办公效率得到显著提升。因此,对于现代化办公环境来说,更多是借助不同的软件系统等实现的,例如通过OA系统等可以及时把会议文件及有关通知传达到各部门,同时还能够对相关意见进行及时收集整合。由此可见,办公室工作的信息化应用已经成为一种必然趋势,这就要求办公室人员创新工作理念,并逐步建立起新型的现代化工作服务意识,要善于将自身工作与信息化技术进行结合,积极学习信息化技术知识并适应其具体要求。

二、增强主动学习意识更好适应时代发展要求

从我国各类企事业单位办公现状来看,大部分构建起了OA网上办公系统,并在工作中引入即时通信软件,但仅仅完成系统的建设是不行的,因此系统最终的使用者是办公室工作人员,为此要求不断提升办公人员的工作能力,能够熟练使用OA网上办公系统,使信息化技术的优越性得到充分体现。为此,需要办公室人员形成主动学习意识并逐步提升自身综合素质与能力。一是对于单位所提供的各项信息化培训活动要积极参加。许多单位为了使办公室人员能够适应现代工作需求,经常会举办一些专门的培训活动,特别是将办公室人员日常工作中所经常使用的word、excel等办公软件及OA系统作为培训重点,以使办公人员能更好满足工作岗位需求。二是办公人员要形成主动学习的意识。由于单位提供的培训活动知识面相对有限,但信息化技术发展速度又十分快,为此需要办公室人员結合自身的岗位需求及自己的兴趣爱好等进行主动学习。三是要主动向有经验的同事学习。通常来说,办公系统都有一套规范的操作流程,因此实际操作并不难,但刚接触时会因为不熟悉觉得不容易学,这时就可以向有经验的同事进行请教并在其指导下勤加练习,不但信息化应用能力可以得到增强,同时业务能力也有较大进步。

三、勤加练习增强对办公系统及软件应用的熟练度

办公系统及相关软件作为信息化技术在办公室中的基本应用,要求办公室工作人员对其能够熟练使用,只有这样才能充分体现出信息化技术手段的优势,而且还会使办公人员的工作效率显著提升。对于办公室人员来说,其日常所接触的各项工作较为繁杂,利用办公系统软件可以使这些工作更加条理化,如在会议文件发送时,其利用OA系统进行发送,可以清晰知道发给了哪些部门、哪些部门进行了反馈,十分清晰明了。但如果不熟悉办公系统则需要人工传递,而且有时会出现对办公系统不熟悉的情况下使用系统,导致工作出现错误,如将会议文[本文来自于wwW.zz-news.cOM]件发错部门等,反而增加了办公室人员的工作量。为此,要求办公室工作人员对常见的办公软件及与之相配套的设备如打印机、扫描仪等进行熟练使用。

四、增强自身信息意识和创新能力

对于办公室工作人员而言,由于其平时要与不同部门人员进行交流沟通,所以在工作中应具备较强的沟通协调及准确的判断能力,他们所具备的这些能力某种程度上就是其信息意识的体现,例如如何从海量的文件中快速整理出有用内容上报给领导,这就要求办公室人员拥有丰富的经验及敏锐的辨识能力,当然这也需要对事物未来发展趋势有较准确的认识与判断。而这些能力及意识的形成或提升离不开信息化技术的支撑,为此需要办公室人员通过不同措施逐步提升自身信息意识。与此同时,办公室人员要具有较强的创新[本文来自于Www.zZ-new.Com]意识,创新是一个部门或组织生活发展的动力之所在,简单地应用办公软件肯定会使工作效率得到提升,但如何利用这些信息化软件系统使工作流程得到优化才是更重要的。为此,需要办公室人员认真思考,不断创新思维,在创新基本工作方法的同时使自身创新能力得到显著增强,进而推动信息化办公水平得到进一步增强。

【参考文献】

[1]郭喜玲,万里萍.提高素质 大胆创新 加强高校办公室工作[J].塔里木大学学报,2015(01).

[2]肖桂珍.试论高校办公室人员工作新理念的树立[J].韶关学院学报(社会科学版),2015(02).

[3]赵小林.优化高校办公室管理的有效途径[J].武汉科技学院学报,2014(08).