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浅谈医院人事档案管理与网络信息同步建设
发布时间:2018-12-03        浏览次数:15        返回列表

宋春燕

【摘要】随着网络技术的飞速发展,利用信息化手段对档案进行收集、编目、保管、编研、利用等,提高了档案的工作效力,推动了档案工作的发展。

【关键词】人事档案;管理;信息化

人事档案是我国人才信息的主要信息来源,更是一个单位人才选拔、人才培养的重要手段。特别是在公立医院改革,竞争力加大的现代医院,人才队伍是医院生存、发展、建设,具有竞争实力的重要保障。在“科技兴院”战略实施中,新科技、新业务的开展离不开高素质的人才队伍才能实现,加强人才队伍培养,引进高素质人才队伍,都需要我们充分发挥人事档案管理的积极作用,[本文来自于Www.zz-News.coM]笔者认为应将医院人事档案管理与网络信息同步建设,以便充分发挥人事档案的作用,推动医院人才队伍建设工作。

一、传统模式管理人事档案存在的弊端

传统的管理模式,主要是指以打印出来的照片、纸质、录像等作为载体,进行收集整理保管的方式,主要是通过纯手工的方式对档案进行管理。然而,随着医院人员数量的不断增多,我院需每年招聘工作人员近100人,几年来,医院的职工数从300多,增加到了1300多,如果仍然使用传统的模式对人事档案进行归档保管,那么必将增加档案管理人员的工作量,且人事档案涉及到其他的科室或者部门,档案管理的步骤也会随之增多,还容易导致许多档案无法进行收集归档。以个人人事档案为例,一旦重要的档案信息遗失,要重新补办非常困难,有部分信息还无法补办,这样,既浪费了档案管理者的大量时间,还不[本文来自于wWw.zz-nEws.CoM]能真实地反映出职工的工作信息情况。

二、使用互联网管理档案存在的利弊

当前,为了弥补传统模式管理人事档案存在的弊端,根据档案信息化管理的要求,很多医院引进了现代化的管理设备与技术,实行光盘、计算机软件以及多媒体等先进的信息技术来管理人事档案,我们人事档案管理者都将工作的重心逐步转移到适应数字化管理的需求上来,希望用信息化管理的方式来代替实体档案的保管。通过信息化管理的方式,使得档案资源转变为可以重复利用并且多平台利用的资源,从而方便了人事档案的查询、利用,能够为领导选人用人提供最真实、最快捷、最优质的服务。那么,使用互联网管理档案是否存在弊端呢?在实际工作中,我们人事档案管理人员在工作中,不断出现了各种弊端,比如互联网的安全问题日益凸显,经常出现木马病毒、黑客攻击、信息泄露等问题。如何减少互联网在使用中出现的安全问题,如何防止信息被盗将是本文重点讨论的内容。

三、运用网络技术管理档案应实施的保障措施

(一)加强对人事档案信息采集的管理。在医院人事档案信息收集中,应以本人身份证号码作为个人档案管理的账户,职工在工作学习中产生的各种信息资料,比如:进修、学习结业证、论文发表情况、科技成果获奖情况等信息由医院人事档案管理专职人员负责收集并及时上传到个人档案信息中。

(二)规范人事档案管理的过程。一是在人事档案被调取、复印的工作中,应有严格的审批流程,并办理完善的手续,这样,可以防止信息外泄。二是为了确保人事档案的安全性能,医院人事档案管理的电脑及软件,应该配备多种防盗技术,应设有防伪编码来管理信息资料,同时,应该主动防止信息资料被木马病毒、黑客攻击而导致档案信息泄露。三是在人事档案管理软件的开发过程中,要积极制定控制的战略和档案,建立完善的人事檔案管理。四是制定可行的人事档案管理网络安全保障机制和流程。人事档案网络化管理,应该制定可行的安全保障机制及流程。

四、人事档案网络管理中注意的问题

(一)加强人事档案管理人员素养、道德教育,加强对其保密知识及保密法的学习。网络信息是一种高效生产力,信息的资源价值逐渐加大,运用网络管理人事档案是现阶段人事档案发展的必然,那我们就要做好人事档案的保密工作。需要对人事档案管理人员进行思想、工作纪律教育,在档案软件的开发利用中具有良好的职业道德。

(二)创新人事档案的服务模式,构筑信息化管理平台。当前,很多医院都对人事档案进行了信息化系统管理,但人事管理系统均不能接入到公共网络,只是在医院内部网络进行资源共享,为了推动人事档案管理工作的发展,在实施网络化建设的同时,需要建立相关的信息数据库管理体系,确保人事档案信息管理实现存储增大、及时更新,确保人事档案得到动态管理。

(三)重视人才队伍建设。各医院都加强对档案人员队伍的建设,有专职的档案人员,各科室部门还设有兼职的档案人员,这就要求提高档案人员队伍的综合素质,要不断引进、培养有责任心、有专业知识、经验丰富的人才加入到人事档案管理队伍中来。特别是要对档案管理人员进行电子信息化操作技术培训,使其掌握网络信息化技术。

现代网络信息技术突飞猛进地发展,运用网络信息化管理人事档案,是档案实现现代化管理的必然,但是在网络信息化管理人事档案的过程中,存在着许多的弊端,如何扬长避短,客服弊端,才能确保信息化管理人事档案工作做好做实,从而使人事档案管理充分体现功能。

【参考文献】

[1]杨彩虹.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].才智,2016(4).

[2]关丹.档案管理信息化建设的保障措施和具体方法[J].才智.2016(7).

[3]李瑞莲,胡春梅.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].人力资源管理,2015.