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《档案天地》杂志

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做好档案工作的几点体会
发布时间:2018-12-03        浏览次数:9        返回列表

梁敏学

我是2016年10月份来到档案局。在这两年的工作学习中,我对档案工作有了一些简单认知。下面我结合丁薛祥同志讲话内容和自己的实际工作,和大家分享一些自己的所想、所悟、所获,不妥之处请批评指正。

一、做好档案工作,要有安全意识

丁薛祥同志在讲话中强调,档案安全是档案工作的底线。这是档案管理工作的核心和重中之重,我们日常工作也是在此基础上展开的:库房严格控制温湿度保证档案存放符合规定,实行双人调还档案制度避免调还过程中出现问题,每天上班查看库房温湿度、下班检查库房门和灯、下雨变天看库房是否漏雨已经成为一种条件反射。

近两年的多个项目都以档案实体为依托,在各项目建设中,我们一方面加强管理,如安排专人在工作间值班,禁止外包公司人员在工作间内使用手机等,避免信息外泄;另一方面保证每天下班前档案入库,避免档案受损。

二、做好檔案工作,要有专业知识

近两年我们处持续推进各项基础业务建设,从目录采集到档案整理,从编纂书目到档案鉴定划控,每一项工作都具有很强的专业性。我具体参与的工作是鉴定划控和重点档案的文件级目录采集项目。下面我就目录采集工作谈谈自己的体会。

按照采集办法的要求,我们需要采集页数、形成时间、文种、题名、责任者等必要项,还涉及到档案的合条与拆件、编页等,为了确定这些信息,要认识印章,要了解各机构的历史变迁,要熟悉各文种的行文规则;信件、报纸、期刊、各种公文的责任者怎么认定?题名如何表达才能既明确又简练且不丢失信息?理论上看,这些东西很简单,但是馆藏档案情况复杂,如档案缺页、破损及行文不规范等导致信息模糊,给具体工作开展带来极大的困扰,需要工作人员具备一定的专业知识才能确定相关的信息。

由于相关知识储备及对馆藏熟悉度不足等原因,虽然我们努力学习专业知识、认真负责地工作,但仍然有些内容无法考证,只能暂时搁置。

三、做好档案工作,要有协作精神

档案工作是庞杂的,项目涉及的档案动辄成千上万甚至十万、百万卷,如果单靠一个人、几个人,很难开展。以今年的档案馆业务测评工作为例,我们处具体涉及二楼档案柜位置调整、一楼纸箱整理、四楼楼道清理、403库房档案顺序调整、库房卫生等工作。

下面我具体介绍一下四楼403库房档案调整工作。原来403库房的档案摆放错位,全宗号、目录号甚至卷号都不相连。潘处长让我做出调整方案,并且负责具体的协调工作。对于这个工作,我内心颇有顾虑,一方面我是新人,年纪小、级别低、资历浅,甚至连单位的人都认不全,另一方面库房情况复杂,头绪多又环环相扣,一旦出错就可能需要全部推翻重新调整。在这种情况下,组织大家一起调整,很担心因为沟通不畅而影响进度。但是结果出乎意料,来帮忙的同事都特别积极,搬档案、理顺序、擦档案,大家配合的特别好,而且提了很多能提高效率的意见。最终我们用不到四天的时间完成了调整任务,还余出了时间去一楼库房打扫卫生。

这种协作在日常的工作中也处处体现出来,比如如果某库房管理员请假,其他楼层的管理员就会及时补台,保证利用工作不受影响。

四、做好档案工作,要敢于突破

去年开发处办李大钊展览,处里临时安排我去给省政协的同仁做讲解。

当时是上午10点通知我这个任务,下午3点在博物馆讲解,整个讲解需要40分钟以上。完整版讲解稿有20多页,简化版的也有10多页,近一万字。时间紧任务重,在领导的鼓励下,我忐忑地接下了这个任务。整个准备过程高度紧张:去博物馆的路上熟悉讲稿,节省半个小时;不吃午饭,节省半个小时;调整讲解稿内容,降低背稿难度;提前演练,做好时间把控。最后顺利完成了任务,讲解评价很好。讲解结束后,政协的领导问了句,你是专业讲解员还是档案局工[本文来自于wWw.zz-news.COm]作人员呀?听到这句话,我心里一下子就踏实了。

这次讲解,不仅让我收获了讲解经验,更让我有了自我突破的愿望和信心。

五、做好档案工作,要甘于寂寞

2017年四楼调还卷数量为一万四千余卷,2018年上半年调还卷八千卷左右。这个数字背后,是平均每天在库房的时间近三个小时,不论春夏秋冬。为了避免还错卷,这三个小时,几乎是与外界隔绝的,不能跟人聊天,不能听音乐,甚至不能有一点分神。因为一旦不小心还错一卷,就要花费几倍十几倍的时间和精力去纠错。

而且这种工作是枯燥的、重复的,是在人后很难被大家看见的,最终体现在工作总结上,也就是一个简单的数字。一天近一半的工作时间是在无人的库房跟青灯黄卷作伴,磨练的是心性,考验的是态度。而年底那么厚的一沓调卷单,则是这一年工作的实物见证。

六、寂寞与收获并存

档案工作是伟大的,也是琐碎的。具体的工作多而杂,毕其功于[本文来自于wwW.zz-newS.cOm]一役是不现实的,甚至在短期内是很难看到成效的。但是正如胡适先生所说,进一步有进一步的欢喜。既然选择成为档案人,我们所能做、所要做的也不过是以“创造历史”的责任感,在自己能力范围内,推着河北省的档案工作往前走一步,再走一步,再走一步,然后将数代人的努力累积到一起,集跬步致千里。

注:本文为作者在2018年7月30日“河北省档案局全体干部职工大会”上的发言材料

(作者单位:河北省档案局)