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《档案天地》杂志

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大数据环境下基层档案数字化工作的探索与实践
发布时间:2018-12-03        浏览次数:10        返回列表

刘水英

当今社会,网络技术迅猛发展,各行各业的数字化程度不断提高,数据资源门类繁多,大数据时代已然到来。然而在这样的时代背景下,基层档案工作仍停留在“一室一馆”的单一数字化层面,形成信息孤岛。如何开展档案数字化工作,使其适应大数据环境背景下的社会发展趋势,最终融入全国档案大数据格局,值得基层档案工作者深思和探索。

一、基层档案数字化工作现状及存在问题分析

1.地区发展不均衡。由于自然、地理、历史等社会发展因素影响,自古以来我国经济、社会发展存在一定的不均衡性,这就必然体现在档案工作中。当前大部分地区档案部门的档案载体仍然以纸质为主,馆藏档案数字化程度不高,一些偏远地区的档案工作甚至仍停留在手工查找阶段,很难满足用户个性化的需求。而发达地区已经实现网络检索,大大提高了服务利用效率。一慢一快之间,基层档案数字化工作发展不均衡的现象可见一斑。

2. 馆藏资源中重复冗余数据繁多,浪费空间资源,急需对归档材料严格把关,减少重复归档率。各级综合档案馆虽然已经以电子档案为主要利用形态,但档案资源保管上的重复和冗余问题仍十分突出。主要体现在普发文件在不同立档单位档案中重复出现,因办理意见和结果的不同而汇聚到综合档案馆;同一立档单位的档案存在馆内、馆外重复数字化的情况,造成大批量数据冗余问题;业务档案与文书档案因工作需要存在交叉重复归档问题。

3.与其他部门协调不到位,存在重复数字化现象,浪费人力、物力、财力等社会资源。当前,从国家到地方,各职能部门的档案数字化工作现状仍然是“各自为营”。例如:公证、婚姻、法院、国土等各个职能部门因工作需要都各自组织开展了本系统内的数字化工作,上升到整个县,整个市,整个省,甚至全国的话,似乎总是少那么点整体意识。

4.各类档案数字化建设标准尚未全面形成。如今政府的各个系统、各个职能部分已经充分认识到档案数字化在现代化办公中的积极效能,于是各个门类的数字化系统纷纷推出,最终形成了现在这种档案数字化“各自为正”的混乱局面。而在实际工作中,档案保管部门各自使用不同的存储管理系统,也使得电子档案资源在共建共享方面难以形成系统对接,异构数据源无法互通有无,难以形成档案资源整体效益。

5.稀缺专业的综合平台研发人员,智力支持驱动不足。近年来,从中央到地方各级政府对档案事业越来越重视,但作为政策的执行者基层档案部门在政策执行中仍举步维艰:各部门档案工作人员变换频繁,缺乏稳定性;各单位领导对档案的重视程度不高,工作动力不足;档案工作人员知识结构老化,学习机会少,计算机知识普遍匮乏,对新的专业技术知之甚少,创新乏力等等都成为制约档案数字化工作从内部创新的重要因素。

二、推动基层档案数字化工作的有效策略

1.转变观念,积极推进档案数字化工作的全域发展。档案在利用中体现价值的滞后性、隐蔽性势必会影响领导对档案工作的重视程度,进而影响档案事业的长远发展。

传统的档案管理模式,在基层档案管理人员心中已经根生蒂固。尤其在一些馆库容量小、人员年龄老化的基层综合档案馆中,传统的手工查阅模式仍然有效,因而抵触数字化工作。青龙档案馆从保护档案资源角度出发,打破“纸质档案满五年才能移交入馆”的传统观念,率先引入“上年档案、下年接收”的管理理念,通过档案数字化系统进行光盘发布,将各单位的档案以扫描格式存储在光盘上返还给各立档单位,既方便了查阅利用,又保护了纸质档案资源。

2.点面结合,有的放矢地开展纸质档案数字化。馆藏档案门类众多,因此在推进档案数字化过程中必须做到“重点”与“全面”相结合。青龙档案馆采取“先增量、后存量;先民生、后其他”的原则,稳步推进数字化工作。建国前珍贵历史档案,公证档案、婚姻档案、知青档案等民生档案,县委办、政府办、组织部、人社局等利用率高的档案均已优先数字化,为群众利用提供极大便利。对于已经改制、档案仍遗留在外的各类矿山档案,[本文来自于WWw.zz-news.Com]青龙档案馆主动出击,积极协调相关各方联合向县级财政申请专项抢救资金,整理与数字化同步进行,避免对档案的二次伤害。各级各部门对档案工作的重视、支持,必将有利于基层档案数字化的健康发展。

3. 规范标准,为全国档案系统数[本文来自于Www.zz-News.coM]据融合打好坚实基础。目前的现行的档案系统软件可以说是五花八门:直接录入姓名、身份证号、结婚证号而无档案原文的婚姻登记档案系统;在线网签、传阅的办公自动化系统;直接上传扫描原文的公证系统等等。因而建立规范标准成为重中之重。青龙档案馆自2010年使用河北科怡综合电子档案管理系统以来,积极向县级其他单位推广该档案管理系统,将档案管理的触角延伸至各基层单位,形成标准相对统一的管理体系,便于大数据时代下的档案数据资源整合。

4. 组织协调,高效开展数字档案资源建设。目前,高度的社会信息化导致档案数据量剧增,档案载体呈现多样性,档案内容分散交叉,因此,建立一个包罗万象的“大数字档案馆”必将成为档案数字化建设的最终目标。如何拓展馆藏外延,精准把握馆外档案的动态发展情况已然成为基层档案工作的重要组成部分。档案意识的增强加快了各部门数字化进程,青龙国家档案馆充分了解各立档单位数字化工作的开展情况,提前接洽,寻求数据对接与融合的最佳方案,避免了数字化工作的重复进行。此外,该馆还重点关注电子政务和电子业务过程中产生的大量数据源的存储与归档情况,加强数据的源头积累。

5.引智揽才,内外兼修地为档案资源系统平台建设谋划未来。信息时代的大环境使得档案资源管理难度增大,怎样保证档案的真实性与完整性,做好开放与保密工作,保证档案管理工作的有序进行,对档案管理人员素质提出了更高的要求。

设计、研发系统平台需要專门人才才能完成,而我国基层档案工作人员从知识结构、技术水平等方面都不具备原发的创造力,内部智力创新能力上严重不足。青龙档案馆积极参加各种专业技术培训,学习先进管理技术和理念,并主动接洽有资质的先进技术机构或组织,了解相关发展前景,有目的、有方向地开展基层档案数字化工作。2017年,青龙档案馆率先在县级档案馆中组建搭载双机热备管理系统的档案数据存储体系,同时还将已形成的数据库备份至其他省份,实现了异地容灾,更确保了已有数据的安全。

三、大数据环境下基层档案数字化的积极探索

电子政务和电子业务的普遍应用,大大拓展了档案信息的服务空间,对档案资源服务的内容和方式提出了更新、更高的要求,这促使基层档案工作必须跳出传统的狭窄思路,改变管理理念,创新服务方式,以适应大数据环境下的社会发展。

阿里巴巴创办人马云在演讲中曾提到,未来的时代将不是IT时代,而是DT的时代,DT就是Data Technology数据科技。数据之所以产生价值便在于其“融合”后产生连锁效应,如今的网络可以自动为用户提供其搜索之外的关联产品,斯坦福大学通过点赞可以分析出人的性格特征即是这一效应。

建设搭载双机热备软件的档案资源服务利用系统集群综合平台,整合庞大而繁杂的数据,通过平台集成各门类系统数据及其数据源。利用双机热备技术这个系统集群综合平台通过密码、授权等相关安全验证后可以为广大群众提供一站式服务,如:需要公积金查询,点击公积金模块即可跳转至公积金系统,填写相关信息后即可进入业务办理;需要婚姻关系查询,点击婚姻登记模块立即跳转至婚姻登记系统,当事人的所有婚姻状况一览无遗;需要公证查询,点击公证处模块即可调阅当事人的公证信息;当事人所有查阅内容存在于某个基层综合档案馆的情况下,直接点击该档案馆模块进入其系统便可查询。诸如此类,此系统集群综合平台可以设置多个模块,模块与模块之间存在交叉但不重复,下设多级链接,通过多次跳转之后最终帮助群众解决查档需求。这就是大数据时代所要实现的“数据多跑路,百姓少跑腿!”同时,通过分析已有数据对事物的发展作出准确预判,使档案工作的社会地位得到大大提升!

大数据时代是信息化时代,档案部门必将顺应发展趋势,积极应对,主动作为,密切跟踪云计算、大数据、物联网等信息技术的发展,积极探索前沿技术在档案领域的运用,寻求多方面的合作,逐渐引入大数据技术,加强对档案数据的分析和利用,加快推进信息技术与档案工作的融合进程,为最终实现全国档案大数据格局打下坚实的基础!

注:本文为研究课题《大数据环境下基层档案数字化工作的探索与实践》结题论文

(作者单位:青龙满族自治县国家档案馆)