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《黑龙江教育(高教研究与评估)》杂志

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关于高校二级学院教学档案管理工作的思考
发布时间:2022-05-24        浏览次数:67        返回列表

吴祖允(湛江师范学院,广东湛江 524048)

摘要:随着高校办学规模的不断扩大,二级学院的教学档案管理工作显得十分重要。当前高校二级学院的教学档案管理工作还存在着制度不健全、相关人员档案意识淡薄、档案开发利用效率低等突出问题。本文针对当前二级学院教学档案的作用及其管理中存在的实际问题进行探讨,并提出了相应的改进措施。

关键词:高校;二级学院;教学档案;管理

中图分类号:G647

文献标识码:A

文章编号:1002-41()7( 20ll )00-0030-02

教学档案是衡量一所高校管理水平和教育质量的重要指标之一,而二级学院是高校组织实施教学活动的基层单位,其在日常的教学、教研和教学管理活动中形成的教学档案,在教学管理、教学实践和教育信息反馈等方面都发挥着重要的作用。

一、局校二级学院教学档案管理的现状

二级学院的教学档案是指高校二级学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、音像等载体材料。根据《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等相关文件规定,由二级学院保存的教学档案主要有:本院各专业、各年级的人才培养计划、教学大纲、教学进程表;学生专业实习、考察的大纲、总结、报告等;二级学院教职工情况一览表,教师的教学任务书、教学日历、教案等;在校学生名册、学生历年成绩表、毕业论文(设计)等;各专业开展教研以及教学检查等活动的记录。这些档案资料是进行教学管理和教学研究活动重要的依据和参考,对于正确评估办学水平、改进教学管理、促进教学交流、提高教学质量有着不可替代的作用。前几年,由于要迎接和应对教育部高校本科教学工作水平评估,各高校及二级学院都十分重视教学档案的管理工作,取得了一定的成效。但在评估结束之后,许多高校由于在某些方面考核措施不到位、教师教学和科研任务繁重、专门档案管理人员缺乏或是素质不高等,导致高校各二级学院在教学档案的建设和管理中还存在着一些突出的问题,主要表现为以下几个方面。

(一)部分院级领导和教师的档案意识相当薄弱

近年来,随着高校的不断扩招,人才培养模式的不断创新,学科专业的不断扩大,教学过程中产生的文件资料也越来越多,教学档案的建设和管理工作较为繁重。不少院系(部)领导把主要精力放在课堂教学、科学研究和学科建设等方面,往往忽视对档案工作的领导。有时为应付教学评估或者其他一些检查搞临时突击,涉及哪个部门的由哪个部门想办法,甚至出现一些造假的现象。部分教师也对教学档案的重要性认识不足,认为只要备好课,教好书,就是很好地完成了教学任务,而教学档案可有可无,甚至认为是一种负担。因此,他们不愿意配合教学档案的收集整理工作,造成教学档案收集不及时、重要教学材料流失、归档材料质量不高、缺乏完整性等一系列问题。

(二)相关制度不健全,档案管理缺乏规范性和科学性

由于领导的不重视或是不能兼顾,有的学校没有制定相应的规章制度和具体的实施细则,对于教学档案的归档范围、原则、程序及保管期限等都无明确的规定。加之具体负责教学档案管理的人员往往缺乏相应的专业知识,所以,在实际的操作中,他们只能凭自己的经验收集整理教学档案,往往是该收集的没有收集,该整理的没有整理,不该收集整理的倒有一大堆,占据了有限的档案柜等资源。比如,学生的试卷和毕业论文等材料,每个二级学院每年都有上百至数百位毕业生,他们的论文和试卷的保存要占据不小的档案柜空间,而这些教学档案材料应保存多久,何时销毁及如何销毁,不少学校都没有明确的规定,二级学院一般都自行处理,随意性很大。缺乏规章制度的约束,二级学院教学档案的管理自然没有规范性与科学性可言。

(三)专门档案管理人员欠缺,教学档案没有集中统一的管理

目前各个学校的二级学院基本上都没有专门的教学档案管理人员,教学档案的管理分散于基层教务管理人员、相关院系领导和部分教师手中。一般来说,上级部门下达的课程设置、教学大纲、教学计划、教学检查等一些材料存于教学主管院长或教学秘书手中,而开课计划、课程表、选课情况表则存于系主任或教学秘书那里,而有关考试安排、考试成绩和试卷等材料则由教务员管理,系部的优秀毕业论文、优秀考察报告等在系主任手中,学生参加社会实践、专业比赛及其获奖情况的材料散落于辅导员手中。以上涉及教学档案的人员差不多都没有学过档案管理的专业知识,没有经过专门的培训,也没有相关档案管理部门的指导,且他们的日常事务非常繁杂,根本就没有充足的时间来系统开展教学档案的管理。由此造成兼职档案管理人员工作积极性不高、业务能力不强、对待档案管理敷衍了事,甚至出现相互推诿现象。

(四)教学档案的开发利用基本上处于空白状态

教学档案没有专职人员的统一管理,已经归档保存的材料也相当混乱,往往不同类别、不同年限的材料被堆放在一起,开发利用价值不高。因此,目前二级学院的教学档案基本上处于“束之高阁”的状态,除了应对教学评估和学校为数不多的教学检查之外,基本上无人问津。另外,二级学院的教学档案还以纸质材料为主,栏案资料的管理大都还处在手工操作阶段,服务手段比较落后,相关的教学档案管理人员由于日常工作繁忙,对档案的借阅持反感态度,不利于教学档案的开发利用。

二、强化二级学院教学档案管理的措施

就目前的情况来看,探索建立科学的管理模式,是解决二级学院档案管理中存在问题的关键。为此,要加强以下几方面的工作。

(一)各级领导要转变观念,加强对教学档案管理工作的领导

教学档案管理是高校的一项基础性工作,涉及方方面面的人员,只有上至学校领导,下至每一位教职员工都应认识到教学档案的重要作用,才能够在实际的工作中相互配合,真正把教学档案管理工作做好。进一步加强对校、院两级教学档案工作的领导,通过学习宣传《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关法规,提高师生和管理人员对教学档案工作重要性的认识,增强大家的档案意识,提高归档的积极性和自觉性。要把教学档案工作真正纳入校院教学工作计划,及时研究和解决工作中的实际问题,明确相关人员的职责范围,定期了解、检查教学档案的收集情况,发现问题,及时整改。

(二)制定和完善教学档案管理的各项规章制度

各相关高校应根据《高校档案管理办法》及《高等学校教学文件材料归档范围》等文件,结合校院实际制定出切实可行的管理办法。内容包括材料的收集范围,立卷归档的原则、程序及途径,档案的分类方法、细则、保管、利用制度等。制定从二级学院分管院长、各系部主任、办公室与教务管理人员、教师的教学档案工作职责,明确责任。根据学校工作要求和具体的教学工作安排,制订教学档案的归档计划,规定移交时间,保证教学档案的及时收集。将教学档案工作与教师、工作人员的年终考核及职称、职务晋升挂钩,从而增强档案管理人员和教师工作的责任感和积极性。有了完善可行的规章制度,才能够彻底改变以往档案工作被动、随意的局面。

(三)设立专职或兼职教学档案管理人员,进行相关业务培训,提升业务素质和水平

针对目前二级学院教学档案管理分散、职责不明等问题,比较理想的办法是设立一名专职或者兼职教学档案管理人员,对本学院的教学档案实行集中统一管理,确保教学档案的统一性、完整性和系统性。档案管理人员应熟悉档案业务,掌握现代化管理的基本技能,还要有主动服务的意识。为此,学校应组织全校二级学院专、兼职档案员进行岗位培训,系统学习档案专业知识,以使他们能更快地熟悉教学档案的管理业务,使之成为符合时代要求的合格档案人员。

(四)利用现代教育技术,逐步实现教学档案的数字化管理,提高开发利用效率

档案的价值只有在利用中才能得以体现,能否有效地开发利用是衡量档案工作优劣的重要标准之一。因此,教学档案管理人员要转变思想、更新观念,注重对教学档案各种功能的开发利用,提高档案的利用价值。提高档案管理的科学化水平和开发利用效率的有效途径,就是要利用数码技术将传统的纸质档案转化为电子信息,利用计算机进行档案编目,实现自动化检索。同时,要充分利用网络平台,通过网络上交、接收归档材料,建立档案信息资源库。

总之,随着新时期高等教育改革发展,教学档案的价值与作用也日益突显,我们必须在思想上高度重视档案管理工作,正确分析高校二级学院在教学档案管理中存在的突出问题,努力进行制度创新,探索现代化的教学档案管理体系,使之在高校的人才培养和课程教学方面发挥更大的作用。

【责任编辑 李金波】