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《黑龙江教育(高教研究与评估)》杂志

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档案计算机网络化管理安全问题的思考
发布时间:2022-05-24        浏览次数:68        返回列表

仲维丹(黑龙江大学,黑龙江哈尔滨 150080)

摘要:档案在网络环境下的利用率越来越高,档案管理的网络化成为发展的必然趋势。但是,由于网络的共享性、开放性、脆弱性等特征,档案的安全存在着严重的隐患,很容易受到各种因素的影响,因此,档案计算机信息安全成为档案工作中一个亟待解决的问题,

关键词:计算机网络化;档案管理;安全

中图分类号:G647

文献标识码:A

文章编号:1002-4107( 2011)00-0034-02

信息社会化和社会化信息工程已经或正在成为时代的重要特征。信息技术和计算机网络技术的迅速发展以及多媒体技术的广泛应用,使档案计算机网络化管理成为档案管理工作发展的主要趋势。本文就档案计算机网络化管理的有关问题作探讨和分析,以求教于同行或有关专家学者。

一、档案计算机网络化管理是强化档案管理工作的时代要求

现代网络技术的迅猛发展,已形成融开放式和互动式于一体的信息网络环境,在此环境下,人们的思维方式、行为方式和工作方式等都在发生变化。档案作为人类行为的历史和记忆,蕴含着极其丰富宝贵的信息资源,其传统的管理模式在新形势下不断受到人们的质疑,不断有人为其发展提出新的设想。正如在第十三届国际档案大会上美国学者D.比尔曼所说:“电子时代,再像过去那样将档案集于一个具体地点的做法,已显得不甚合理了。电子时代的档案,或许……从档案文件的保管基地转变为档案信息控制中心。”D.比尔曼所说的信息控制中心正是现代网络技术发展的产物,只不过把它运用于档案管理工作而成为档案信息掌控的中心环节而已。

由于网络技术是计算机技术和电子技术有机结合发展的结晶,具有不受时间、空间局限,覆盖面广,信息容量大,操作简便,传输快捷,存储容易等优点,用于档案管理工作,能很好地排除传统档案管理的种种弊端,弥补其不足,广泛而快速地收集整理信息、存储信息和利用信息,既能缓解档案工作中资料保管和利用这一难解的尖锐矛盾,又能迅速提高档案工作人员的管理技能,减轻劳动强度,为提高档案管理工作的质量奠定良好基础,还能在更广大的范围内传送档案和管理档案工作。因此,档案管理进入网络化管理是时代发展的必然和必需。

二、档案计算机网络化管理的特点及要求

档案计算机网络化管理是充分利用现代化计算机网络技术,将各自分散的、自立门户的档案内容作为特有的信息融为一体,进行统一的管理和控制,将信息收集、分类、存贮、保管、资料检索、利用等各个环节都用计算机在网络上进行,实现真正意义上的信息共有,资源共享。传统的档案管理对象是以纸质载体为主要形式的直观的实现载体的形式,载体与内容信息是紧密相连、不可分割的,而计算机网络管理的对象是存储于计算机中以多媒体信息为主,以通常所说的“机渎档案”为典型代表的载体形式。这种载体形式不仅集图、文、声、像于一体,而且是非直观和非实体的,这就意味着,档案的实体管理与档案的内容管理在使用上将趋向分离,使档案的实体作用日益减弱,最终成为最直接最原始的历史凭证,列为馆藏资料,从而能够被很好地保存。

从传统档案管理到档案计算机网络化管理的这种变化,也形成了档案计算机网络化管理的许多特点。

(一)管理对象的数字化

管理对象的数字化是档案计算机网络化管理的重要手段。所谓的管理对象数字化,指前面曾提到的传统信息实体载体形式转化为适宜计算机等现代化信息技术的非实体载体形式,其手段是数字化方式。档案载体类型不同,数字化手段也不同。书籍、纸张、照片等,以扫描仪扫描,音像制品等多用采集卡。用数字化手段将其档案信息分别转化成数字档案文件后,贮存到计算机中,利用时只要按计算机使用的既定操作程序,所需要的业已数字化的档案信息就会按操作者的要求,迅速复原原有图像、文本、数字、表格、声音等,有序的展现在计算机屏幕上或由音效系统传出,使使用者能够浏览观赏、阅读和下载。

(二)服务方式的网络化

档案管理的最终目的在于利用。档案计算机网络化管理是信息利用的物质基础。传统的档案资料利用方式是亲自到档案馆(室),根据档案资料目录提取相关资料,或通过电话、电报、传真等手段将需求传达给档案管理人员,档案管理人员根据目录查找并提取相关资料,或亲自送达,或电话传真回复,手续繁杂,费时费力。档案计算机网络化管理,是将已经数字化的信息资料存储于网络上,通过网络的四通八达等特点,以达到需求,将信息资料快速传递到需要利用者面前为目的。它省时省力,简洁,方便,可随时满足利用者的需求,有效地解决了人们在档案信息收集、传输和利用上的时空局限问题。

(三)管理要求的标准化

管理的标准化是档案计算机网络化管理的基本要求。这里所说的管理要求是档案计算机网络化管理标准的广义概念。它贯穿于档案管理从准备阶段到信息终端利用的所有环节及始终。囊括馆藏档案数字化过程的标准化、形成电子档案信息的标准化、档案信息贮存和交换格式的标准化、输送数据的标准化、档案信息数字库管理的标准化和所有管理设备、管理环节以及具体操作程序的标准化等。目前国家已经根据计算机网络特点和要求等,对信息存贮格式等制定一系列规范和标准要求,如扫描黑白图像的TIFF格式、彩色图像JEPC格式等。利用者也要严格执行有关标准,以确保整个网络系统运行的正确、准确和安全。

(四)信息传输的安全化

安全是建设和管理的前提,涉及整个网络系统的安全、每个单机的安全、系统和单机的利用以及利用者自身的利用安全等。由于档案信息的特殊性质,与其他信息相比其私密性和安全性要求更为严格和复杂,但网络环境的总体开放性和资源共享性,又使档案信息的安全无时不受到严重影响甚至威胁,因此档案信息计算机网络化管理对安全的要求尤为强烈和突出。

三、档案计算机网络化管理应注意的几个问题

档案计算机网络化管理应注意的问题很多,如档案信息网站的建立;数字档案馆(室)工程的建设;档案网络化制度的制定和多种相关指令、密码、操作程序及其有关规范等。这些都是档案计算机网络化管理建设必须做好的通常性要求。而真正建设好网络化管理系统,使其自成体系,充分发挥应有作用,达到利于用户的目的,还应注意以下几个方面问题。

(一)网络系统的优化升级问题

网络系统的优化升级是提高网络服务质量的基本途径。它包括管理设备的优化升级、管理体系的优化升级和网络系统的优化升级等多项内容。科学技术的飞快发展,使网络设备和工具不断更新,如信息扫描仪、PC服务器、中心交换机等,而设备的良好使用和维护仅是系统正常运行的最初级保障,只有将设备,特别是主要设备不断地更新换代,才是整个系统不断优化升级的关键环节。没有先进的与现代科学技术发展相适应的机器设备,想彻底优化系统,使之升级是不可能的。当然,机器设备更新换代的同时,管理思想和体制,以至整个管理体系也要不断改进和优化,否则就不能保证其正常使用和网络系统优化升级的正常进行。

(二)利用效果收集、分析和改进问题

实行档案计算机网络化管理的根本目的在于提高档案信息资源的使用效率。因此,在档案网络化管理建设和形成过程中,要注意建立档案信息利用情况的反馈系统。在网络运行中,不断收集和整理这一系统以及其主要渠道所获得的各种反馈信息,使网络拒绝率、查全率和查准率都得到准确的反应,并以此确定档案信息覆盖范围是否适度,检索工具是否妥善、合理、索引质量优劣高低等,及时发现问题,妥善采取必要措施加以改进,要将发现的问题及时改进,将有关情况及时通报给用户。可见,不断发现问题、分析问题、改进问题,对于档案计算机网络化管理工作而言,不是一劳永逸、一蹴而就的,而是一项永久性的工作。

(三)管理人员素质和技能问题

档案工作本身的特殊性和重要性特点,对档案计算机网络化管理工作人员的素质和技术技能也有所要求。首先,档案工作者的基本素质,政治、思想、组织纪律、工作作风和受教育程度等都应具有较高的水平,尤其是对重要档案管理人的要求更应如此;其次,管理团队整体结构和学术修养要搭配合理;再次,团队中专家或学者的配置要全面系统考虑,既要满足档案管理工作本身的需要,又要满足档案研究工作的需要,还要满足网络系统的看管、保养、维修等和机械设备完好有关的工作需要等,否则,档案计算机网络化管理工作将难以开展或开展不顺。

网络化管理是科学技术发展在管理方面的一大成果,也是档案管理工作的必由之路,纷繁复杂的档案资源管理,只有利用这一先进的管理体系进行管理,才能更具有时代特色,并和时代同步发展,资源本身也才能更充分地发挥作用,更好地服务于社会。要真正做好这项工作,需要研究和改进的问题很多,当务之急是抓住主要矛盾,继续深入开展工作,满足社会对档案信息资源广泛和充分利用的需要。

【责任编辑 李金波】