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办公室文秘工作效率的提升策略研究
发布时间:2018-12-03        浏览次数:11        返回列表

摘 要:我国政府、企事业机构所开展的日常事务,都离不开文秘对多种工作的支持,文秘在各个部门之间也起着重要的组织作用。当前不同企业或机构的琐碎业务多,需要大量文秘人员,对办公室的文档资料、档案进行整理、分析与存储,这就对文秘的工作水平提出较高要求。本文主要以文秘的工作效率作为切入点,探讨提高文秘办公室工作效率、工作质量的策略。

关键词:办公室;文秘;工作效率;提升

办公室中多种业务或工作的分配,主要根据不同人员的职务、制度,来对不同部门人员的工作内容、工作状况进行协调。而文秘作为一种综合性的事务处理人员,其不仅要具备专业的文案处理能力,还要依据上级要求做好不同部门的沟通,提高行政、数据处理等事务的工作效率,这样才能确保企事业单位日常工作的顺利进行。

1 办公室文秘工作的主要内容及重要性探究

1.1 企事业单位办公室文秘工作的主要内容

办公室作为企业事业单位中最重要的区域,其中存在着多个部门和管理负责人,不同部门负责某一方面工作的处理。而办公室文秘在企业行政管理中,主要负责传达领导指示、布置工作任务、汇报工作开展情况、处理文件或档案等,因此办公室文秘的外在形象、工作能力与工作效率,直接影响着单位日常工作的进度、完成质量,还会对企业口碑或信誉产生影响。

办公室文秘对于日常工作的开展,需遵守企业事业单位的规章制度,端正自身的工作态度,还要具备以下几方面的工作能力:专业的文案处理能力、高效的工作效率、谦虚的学习精神等。首先专业的文案处理能力,是对文秘工作技能考察,在面对海量复杂、繁重的工作任务时,熟练的文案处理能力可以帮助文秘人员,在较短时间内完成公司规定的工作任务,并且保证工作处理的质量。其次,谦虚学习精神可以引导文秘革新理论知识,在日常工作中不断学习与实践,真正将不同部门的工作任务、完成情况等落到实处。

1.2 企事业单位辦公室文秘工作的重要性

文秘作为企业领导、下级部门之间的连接人,其不仅担负着日常行政事务、文案处理的工作,还起到参谋作用、枢纽作用与协调作用,甚至能够对企业经营的每一项工作产生影响。第一,秘书人员要做好文件的筛选工作,将重要文件、急件进行筛选与分类,之后交由领导审阅批示。第二,文秘需要与有关部门一道,分配和处理日常的工作流程、工作内容,协调不同部门之间的工作任务,加强与公司人员的信息沟通、感情交流,以消除工作人员的疑虑或问题,化解不同部门之间的人际交往矛盾。所以文秘在企业办公室事务的处理中,具有至关重要的作用与重要性,只有文秘自身的专业素养、工作效率、工作质量得到提升,才能促进企业工作事务处理、内部管理的不断优化。

2 目前企事业单位办公室文秘工作效率低的原因分析

2.1 办公室文秘的职业素养不达标

办公室文秘人员作为企业重要的协调人员,要承担多种多样的文案处理、事务协调工作,相比于文秘在日常工作中的专业技能,其职业素养对办公事务的影响更大。当前多数中小企业的文秘人员,缺乏对自身工作的总体规划,只是按照领导要求,开展行政公文传达、文书撰写、文案处理和客户接待等工作,这不仅导致办公室文秘人员的工作非常繁忙,而且不能有效提高单位时间内的工作效率。同时,在某些企事业单位缺乏考核机制、奖励机制情况下,文秘人员的工作态度会发生转变,工作懈怠、应付了事的工作方式,时常存在于疏于管理的公司机构,并对企业整体规划、日常事务的进展产生负面影响。

2.2 办公室文秘的专业技能水平低

企业文秘在职业技能学习、职业规划发展中,缺乏长远规划、具体目标,这导致大量办公室文秘人员的专业技能水平较低。从我国企事业单位行政事务的处理来看,多数秘书专业人员仅仅学习过Word、Excel、PPt等文档编辑软件,在应用文书格式、表达方式及写作方面,以及手写速记、会议筹备、会议记录与总结方面,缺乏相应的文案编辑与管理经验,也不知应如何去分配轻、重事务的优先级,难以对面临的突发事件作出及时处理。因此在互联网高速发达的现代社会,办公室文秘专业技能、综合技能的限制,会大大降低企业事务处理的工作效率、工作质量。

3 办公室文秘工作效率提升的应对策略研究

3.1 制定严格的文秘工作考核与协调制度

文秘人员工作效率、工作质量的好坏,不能仅仅靠企业领导的口头评价来决定,而需要通过一系列工作考核制度的制定,从具体工作事务的执行、完成情况方面,对文秘人员的整体工作作出评价。首先要在文秘职业素养的考核中,制定工作态度、工作积极性、沟通能力、服务精神等指标,根据企业员工、客户对文秘人员的评价,将其表现分为多个等级,并推选出多个较为优秀的文秘工作人员。其次,应根据文秘人员的日常工作任务,制定文书写作、网络办公、手写速记、会议策划、接待服务等工作的考核标准。根据以上多种工作考核制度,可以对文秘人员工作效率进行严格监管,加强文秘人员的工作积极性、职业责任感,促使文秘养成端正的工作态度、服务意识,从而提高其日常事务处理的工作效率。

3.2 加强文秘人员职业素养、专业技能的培训

文秘人员作为企事业办公室的主要工作人员,其应该具备完善的知识结构、专业技能,并根据企业生产经营的相关要求,对领导指派的一系列工作任务进行完成,这样才能保障办公室文秘工作效率、工作质量的提高。在这一内部工作制度的要求下,政府或企事业领导部门要定期对文秘人员进行培训,聘请专业的专家或讲解人员,组织文秘开展文案编辑、档案管理、会议筹备、客户接待、述职报告等知识学习,加强文秘人员的专业知识教育、服务与奉献精神教育等,使文秘理论知识真正能转化为相应生产力,来促进企事业单位各项事务的顺利、高效开展。

3.3 设置科学化、合理化的工作效率奖惩机制

企事业单位办公室工作效率奖惩机制的构建,主要考量文秘人员的工作态度、工作能力与工作结果,依据不同文秘人员的工作情况,对其给予相应的物质、薪酬奖励或惩罚,督促其努力完成下一步的文案处理、接待等工作。对于那些紧跟时代潮流、工作态度端正、工作效率高的文秘人员,要从薪资奖励、物质奖励、职位晋升与精神鼓励等方面,给予其优厚的待遇与奖励,优先为这些工作人员提供专业的工作培训、指导机会,推动文秘人员的工作能力、工作效率的进一步提升。而对于那些工作懈怠、效率较低的文秘人员,则应对其进行思想教育、岗位调整或辞退处理,来保证文秘工作的高效率完成。

4 结语

企事业单位办公室日常事务的处理中,不仅要求文秘工作能够保质保量,而且更注重文秘开展文案策划、文档管理、会议服务、述职报告、客户接待等工作的效率,注重在单位时间内文秘人员的工作完成情况。通过从文秘工作考核制度、职业技能培训、工作奖惩机制等方面入手,制定办公室文秘工作效率的实施策略,可以有效保障政府机构或企业各项事务的顺利完成。

参考文献

[1]崔淑花.强化办公室文秘“档案意识”提升档案管理工作效率[J].办公室业务,2016(17).

[2]张惠敏.电力企业办公室文秘工作水平的提升途径探讨[J].经营管理者,2016(07).

[3]储慧明.医院办公室工作特点与文秘人员素质分析[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2016(01).

作者简介

刘红新(1973-),男,汉族,河南汤阴县人,本科,现在安阳市汤阴县卫生健康委员会担任基层指导股股长。