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《卷宗》杂志

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提升监理企业财务报销管理水平的有效措施
发布时间:2018-12-03        浏览次数:13        返回列表

张雪

摘 要:原始报销凭证是全面反映财务报销管理细节、审批节点控制、提高财务管理成效的重要内容。针对当前监理企业财务报销管理突出问题,着重分析人为因素、报销管理两方面成因,提出针对性改进建议,来提升企业财务报销管理水平。

关键词:监理企业;财务报销;提升对策

近年来,随着工程建设进程的加快发展,项目监理企业作为工程建设与施工的监督者,更需要加强自身财务管理,降低企业成本支出,提高监理企业竞争力水平。财务报销是监理企业财务工作的重要内容,而随着项目监理工作的多样性、分散性、复杂性,对原始报销凭证而言,真实、完整、有效的原始报销凭证是提升报销管理水平的重要依据。加强财务报销工作规范与管理,对于提升企业集约化管理,提升企业竞争力意义深远。

1 监理企业财务报销突出问题

在监理企业领域,很多时候将追求业绩增长作为重要目标,忽视财务原始报销凭证的管理,导致企业财务在对原始报销凭证进行编制、审核、归档中出现滞后难题,一些业务缺失相应的报销资料,或者报销附件不合规,甚至报销凭证不完整、不真实,制约監理企业财务报销管理水平的提升。针对监理企业财务报销管理现状,对存在的问题进行梳理,着重反映在人为因素、报销管理制度不完善两方面。一是报销单据不规范,影响原始报销凭证的保存价值。在一些项目监理单位,所开列的开支单据多集中于项目建设后期,并由相关部门集中统一报销,这些报销单据通常数量多,审核人员无法短时间内对所有单据进行全面审核。同时,面对不同种类的报销单据,填报人员也会出现填制不规范、报销时间逻辑混乱、审批单使用不当等问题,都加剧了报销审核难度,导致审核问题频出。二是报销附件存在不合规。针对报销票据,原则上应该是平整的、清晰的、规范的原始凭证,但一些部门经办人,对原始报销凭证重视不足,出现票据褶皱、褪色、不完整、遗失等问题。一些部门人员在对财务付款后,忘记所要发票、收据等原始票据,特别是在一些紧急业务付款支出中,往往要过很长时间才能拿回票据,导致报销时附件资料不严谨。三是报销审批耗时长。根据相关行业财务报销管理制度要求,对财务报销原始凭证的归档管理要细节化。如网上报销审批流程与线下报销签字流程要一一对应,由此可能诱发审批流程耗时长问题。一些部门经办人对报销手续不熟悉,相关审批节点又缺失有效提醒,都可能引发审批周期过长问题。四是对报销流程不熟悉。一些监理企业,人员流动性大,出差率高,对于财务报销工作缺失及时培训,使得报销时,对相关规定、要求、流程认识不清。尽管单位也给予了相关文件说明、流程细化讲解,但仍然存在报销意识不强,问题频发的现象。五是对企业报销系统存在缺陷。在一些监理单位,采用线上线下双轨报销机制,线下报销纸质单据与线上电子单据进行分别审批,使其流程不一致,审批繁琐,特别是遇到审批节点人员出差、或其他因素无法审批,导致审批周期延长。

2 提升监理企业财务报销管理的有效对策

财务报销是监理企业财务工作的重要部分,针对财务报销管理中的突出问题,原始报销凭证不规范、填写凭证不合规,经办人编造虚假凭证,内部报销审批流程不科学,以及报销经办人职业道德问题、内部控制制度不完善等,导致报销管理水平偏低。藉于此,主要从以下几个方面来改进。

2.1 完善报销单据填写规范,建立财务报销管理制度

财务报销管理工作,首先要从报销单据规范化填写入手,通过制定详细的报销单据填制规范,让企业各部门及各经办人,能够细致、认真地学习和对照,遵循单据规范来进行填写,确保报销单据完整、真实、准确。同时,从提升报销单据规范化管理上,可以引入交叉互查机制,由各监理项目部门展开报销单据填写规范互查工作,对单据填写中的问题进行检查并整改,提高各经办人填制规范性水平。引入上级审查或外单位审计监督机制,对各项财务单据填制细节进行检查,对存在问题的单据进行整改,并完善。加强企业财务报销管理制度建设,特别是从企业管理者、部门负责人、一般会计、各部门经办人员等出发,明确财务报销工作责任,严格落实财务报销管理制度,严把审核关,提升财务报销审核独立性,杜绝各类财务报销问题。

2.2 注重财务报销责任管理,引入财务内控机制

企业财务报销管理工作,要给予重视,企业要加强财务报销知识培训、宣传,强化单据“谁报销谁保管”责任意识,遵循企业财务报销规程及要求,落实各方责任。从原始报销凭证的全过程管理上,将报销部门、审批部门、核查部门进行衔接,形成闭环。如报销业务部门,主要从报销单据的生成来源进行管理;审查部门主要对报销单据的合规性进行管理;审批部门主要对报销单据的真实性、准确性进行及时审批,提高报销审批效率。同时,结合企业财务内控制度,细化财务报销内控体系,明确财务报销责任,并对各负责人、会计人员、审查人员进行职责落实。对于出现的伪造、变造、虚假报销凭证、会计账薄等,要进行严肃处理,并移交司法部门;对各项开支费用进行归口管理,由各部门、各相关责任人进行制衡,确保财务报销各个环节得到有效牵制。

2.3 完善财务报销审核与监督机制,规避“一支笔”风险

在财务报销管理、审核中,要遵循“先审核后报销”原则,对财务报销各项原始凭证票据,先有财务人员进行规范性、合法性、真实性、完整性审查,对于不符合的票据要进行更换、整改,符合规定的票据,再交由相关部门负责人、企业领导进行审核,并给予是否报销处理。财务报销审核中,要规避“一支笔”风险,要对报销审批权限、额度、承担责任等进行明确,对于巨额开支、或技术性较强的业务,应该引入专家论证,实行集体决策和审批;对财务人员而言,要对各项原始报销票据进行认真审核,严格把关,发现手续不完全、票据不规范者,要给予拒绝报销,退回。同时,引入财务报销监督机制,着重从企业内控监督、财务监督等方面,构筑财务监督体系,提高财务报销工作质量。如定期对各部门财务报销票据进行抽查,对抽检中不合规范的报销手续进行责任追究,并对相关责任人、经办人进行处罚。引入财务报销绩效奖惩机制,利用财务报销单据的编制、审核、归档等工作,进行绩效考核。对不负责,缺失规范意识者进行惩罚,杜绝各类报销凭证单据问题,切实提升报销管理水平。

2.4 加强人员培训,提升各部门、各经办人的综合素质

对财务报销工作管理要引入培训和宣传,结合企业财务报销相关业务规范,定期进行专业培训学习,从上而下知晓各类报销单据的填写、粘贴、提报、保存方法。通过建立财务报销学习制度,对常见问题进行经验交流,让相关人员都能够提高报销意识,规范报销操作,熟悉国家相关财务规程,对每道财务报销细节都能够准确、熟练掌握,确保财务报销资料的合法、合规、完整、真实。加强对财务部门及其他部门相关人员进行职业道德培训,倡导爱岗敬业意识教育,提高廉洁自律精神。同时,对财务部、其他部门报账人员进行专业知识培训,学习相关报销票据法律知识,鉴别真伪的方法,提高财务报销职业素能。

3 结语

提高监理企业财务报销管理工作,要结合企业实情实际,重视财务报销制度建设、完善管控机制,特别是引入宣传教育和专业培训,来提升报销单据管理的规范化水平。

参考文献

[1]吴春燕.企业财务报销问题研究综述及其思考[J].金融经济,2018(20):188-189.

[2]徐红祥,张俊,陈向东,袁自钧.企业财务报销工作中的问题及有效措施分析[J].中国商论,2018(36):119-120.