随着影像技术的发展，特别是数字化技术的发展，数码相机以其无可比拟的优越性逐渐取代传统相机，在收集艺术档案的过程中，数码照片档案逐渐占据相当的比例。和传统照片档案相比，这部分档案以数字形式进行存储，没有传统照片档案的底片，不受药物和温度影响，直接通过数字化程序进行处理，省事又省时，检索起来十分方便。但数码照片档案也有一定的缺点。主要表现在：
1．数码档案信息的易修改性。这既是优点，也是缺点。一方面，计算机借助软件可以方便地对数码照片进行编辑处理，使照片的修改十分容易。另一方面，对于档案来说，照片的原始性直接决定其真实性，是非常重要的。但是修改后的数码照片其真实性要大打折扣。
2．数码档案信息与载体具有可分离性。数码照片不再具有传统照片那种固定的物理位置，也不再对原载体从一而终。它可以根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间。也就是不再具有物理意义上的实体形态，并且与载体分离，如果原始照片没有备份就很难辨其真伪。
3对数码设备有很强的依赖性。不仅表现在对计算机硬件、操作系统和应用软件的依赖，还表现在对存储介质的依赖。归档[来自www.lW5u.coM]后的数码照片档案必须借助于计算机系统才能实现管理，另外，存储介质如光盘等一旦无法识读，所有信息将毁于一旦。
基于数码照片档案的特点，要保管好数码照片档案，我认为可以从下面几个方面着眼。
第一．保护数码照片档案的原始性
1．加强对数码照片背景信息和元数据的管理。数码相机在拍摄数码照片的同时会生成一个EXIF文件。“EXIF”是Exchangeable image file的缩写，即“可交换图像文件”，用于实现在不同的软件或设备之间图像数据的交流，是对于档案载体本身的描述。主要内容包括x轴分辨率、Y轴分辨率、曝光时间、光圈、曝光程序、EXIF版本、日期时间、色彩空间配置、压缩位数、测光模式、焦距、用户注释、传感器类型以及数码相机生产厂家、型号、相机内部软件和内部处理时间等，这些都是十分重要的拍摄数据，因此被称为“元数据”。另外，图像属性数据库里标题、时间、作者、注释、关键字项目可以方便的取代传统照片档案的说明。拍摄者可以在第一时间在属性栏填上这些信息。比如，著名昆曲表演艺术家张继青在《牡丹亭》中饰演杜丽娘的一张剧照，在计算机处理时，在照片的属性栏第一时间输入标题“《牡丹亭》张继青饰杜丽娘”，拍摄者“×××”等信息。其中的信息可以直接提取为档案信息检索服务，大大地避免了由于手工著录而造成的错误。
EXIF信息应用于照片档案中的另一重要作用是，保护数码照片档案的原始版权。由于数码照片容易被改动，而图像的修改是不会改变EXIF信息的内容的。要识别是否改动，EXIF信息也可以作为重要依据，帮助专业人员利用摄影参数与图像内容进行对比分析，从而检验图像内容的真伪及其作为档案的可靠程度。
2．利用技术手段对数码照片档案信息进行加密处理。数字水印技术，就是通过图像加密软件将图像进行水印加密处理，将代表著作权人身份的特定信息（数字水印），按照某种方式植入被保护的数码照片中，当数码照片档案正常使用（查询、浏览、复制、传输、打印）时不受任何影响，当提取出数字水印完整无损，则数码照片档案是真实有效的，档案如果被非法修改时，提取出该数字水印将受到损坏，证明图像原始性受到破坏，数码照片档案被修改或改动。
第二．在数码照片档案的保管条件上下功夫
1存储媒体不断更新换代。数码产品的更新换代速度非常迅速。由于数码照片档案对设备的依赖性，为了安全存储重要的影像数据，我们需要不断地为数码档案的记录载体更新换代。时刻关注市场上的新型记录载体，可能的话把原有的影像数据用新的记录载体再备份一套，可以大大提高档案的安全系数。
2．配备专用库房。数码存储媒体要求库房具备相应的保管条件。目前最常用的数码存储媒体是光盘。光盘的存储要求适当的温湿度。高温环境会引起光盘盘基的弯曲变形，影响激光光束精确定位和数据读写。而长期处于低温环境会使光盘盘基变脆而断裂。另外，湿度低会引起光盘载体产生静电，吸附空气中的尘埃使信息的读写受到影响。灰尘可在光盘表面产生划痕，影响读取时的反射强度，造成记录信息的损毁。光线可使光盘基老化，使光记录介质材料发生氧化、酸蚀。一旦光盘发生故障，直接造成无可挽回的损失。
3．慎重选择存储媒体。数码照片档案的载体种类一般有磁盘、光盘、硬盘等。其中光盘以其特有的优势应用最为广泛。但光盘同样有使用年限，同[来自WWw.lw5u.com]时质量也参差不齐。有资料报道，欧洲有实验室以20年为保存期限进行光盘的物理性能测试，结果发现能完好无损地的保存的光盘数据不超过80%。因此不论采用什么方式存储影像档案数据，都必须进行备份，并定期检查，防止存储介质的的损坏。必要的情况下，将重要的数码照片资料转换为传统纸质照片保存。