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关于配网工程档案归档质量要求及相关工作规范概述
发布时间:2018-12-03        浏览次数:31        返回列表

万敏

摘  要:目前,配网工程档案管理相对比较空白,供电公司在认识它的重要意义上还有一定的差距,往往只注重主网工程档案归档、配网工程的实体部分,而忽视了对配网工程档案的管理。近两年国网公司在配网工程项目上投资比较大,对应产生大量的配网工程档案资料,但是配网工程档案非常琐碎,大多数人档案管理者对工程档案工作往往表现出敷衍塞责的态度,各项工程档案材料收集不够齐全、完整,整理不规范科学,未设专门的保管室与人员,其准确性更有待提高。该文就配网工程档案归档质量要求及相关工作规范概述,以对实践工程档案归档做一定参考作用。

关键词:工程档案  归档  规范性  质量

中图分类号:G35    文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2019)11(c)-0108-02

在电力工程中,工程资料是电力施工中的一项重要组成部分,是工程建设及竣工验收的必备条件,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。针对国网公司出台的相关文件,目前与配电网相关联的归档文件主要有以下几条:《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《国家重大电力项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)、《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002),进一步要求配网工程项目资料归案应该满足以上文件照章要求。

1  归档文件要求、规范

(1)归档的文件材料必须齐全、完整、准确,真实记录和反映项目电力的全过程,做到图物相符,技术数据准确,签字手续完备,文件、资料、图纸均应符合档案管理的有关要求。电力管理单位在与设计、施工等参建单位签订设计或施工合同时,要明确规定竣工档案(包括竣工图)编制的套数、费用、质量要求及移交时间,以及对文件材料的整理、归档的责任,确保项目档案与项目电力同步进行。坚决杜绝编造项目文件的现象。

(2)归档文件材料应字迹清晰,图标整洁,签字盖章手续完备。签名真实、规范,不能代签名、计算机打印或用印章代替签名。书写字迹应符合耐久性要求,不能用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等)书写、绘制。

(3)归档的项目文件应为原件、正本。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档(复印件需加盖红色印泥章,亲笔签署,注明原件的存放位置)。合同、协议及工程启动验收签证书等需要双方或多方履行签字手续的文件材料,签字方均应以正本归档。

(4)所有招投标文件必须以正本归档,只存中标,落标不存。

(5)各种原材料及构件出厂证明、产品合格证、质保书、出厂试验报告、进厂复测报告要齐全、完整;证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确,以原件归档;水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台账,详细记录该材料的生产日期、批号、复检报告编号、使用时间、部位及数量等有关信息,说明在电力项目中使用场合、位置,做到对原材料的使用具有较强的可追溯性。

(6)各类记录表格必须符合规范要求,表格形式应统一。各项记录填写必须真实可靠、字迹清楚、数据填写详细、准确,不得漏缺项,没有内容的项目要划掉。

(7)设计变更、施工质量处理、缺陷处理报告等,应有闭环交代的详细记录(包括调查报告,分析、处理意见,处理结论及消缺记录,复检意见与结论等)。

2  配网工程归档常规目录

依据配网工程实践总结,常见的配网工程竣工后需要归档以下几方面资料,具体如下:(1)项目可研报告及批复文件,包括项目可研报告(或项目建议书)、项目估算书、项目可研评审意见、项目可研批复、政府核准文件(中央投资项目)、路径协议相关资料等;(2)项目计划下达文件;(3)项目初步设计及批复文件,施工图设计及审查文件,这里主要包括有项目初步设计报告、项目概算书、项目初设评审意见、项目初设批复意见、设计图纸(施工)等;(4)项目开竣工报告、项目施工方案和安全技术措施,包括开工报告、安全组织技术措施(含施工方案 )、竣工验收申请、竣工验收报告;(5)项目有关招标文件、供应商投标文件、中标通知书和相关合同文件,包括招投标资料(招标文件、技術规范书)、中标通知书、施工、设计、监理、审计合同文件;(6)项目监理、施工、验收资料;(7)设计变更资料;(8)设备合格证、出厂报告;(9)设备拆旧清单及移交手续,主要有物资退运计划、项目拆除设备清单、项目拆除设备鉴定文件、退运物资移交手续、剩余物资移交手续、物资两单、退运物资实物;(10)施工单位安装、调试和启动测试报告;(11)项目竣工结算书和竣工图纸;(12)项目竣工决算表(技改需提供)(13)结算核价、决算审核资料(大修只提供结算书和审定单);(14)其他相关资料。以上是14个必须归档资料,常用于各上级单位领导检查、核实。

3  归档与移交要求

公司及其下属单位的项目电力职能部门,在完成各自职责范围内工作后1个月内,向电力管理单位移交项目归档文件材料。各施工、监理、调试、调度等单位在项目竣工投产后 1个月内,根据档案管理要求,将整理规范的项目档案向电力管理单位移交。设计单位在完成可研、初设、施工图设计等工作并通过审查、审批后1个月内,将上述文件材料向电力管理单位移交。在项目竣工投产后2个月内将竣工图提交施工、监理单位审核签章。施工、监理单位在收到竣工图半个月内完成审核签署工作,由监理单位组织施工单位向电力管理单位移交。物资管理部门在完成环评、水保、设计、监理、施工、设备(材料)等采购(含招投标)及签订合同、技术协议、设备监造协议等工作后1个月内,负责组织向电力管理单位移交。项目档案的移交工作应在竣工投产后3个月内完成。电力管理单位应编制2份移交清册,分别与档案保管单位办理项目档案移交手续,交接双方按照移交清单认真核对、逐卷交接,完毕后双方在移交清册上签字,交接双方各存一份,以备查考。

4  保管与利用

农网工程项目档案库房要按照《档案馆建筑设计规范》(GJG 25-2000)因地制宜、科学规划,加强档案室电力,按照防盗、防火、防水、防污染等“八防”基本要求配备相应的设施设备;库房温、湿度符合档案保管要求,确保实体档案与电子档案的安全。要突出电子档案在利用中的主体地位,在电子档案能够满足需要的情况下,应从档案信息管理系统中远程借阅,实体档案原则上不再外借。

5  工程竣工档案验收

农网工程项目竣工验收时,电力单位应对施工、监理、设计、运行等单位的工程档案进行同步验收。凡档案验收不合格的工程项目,要提出限期整改意见,同时责成有关单位负责监督其整改情况并安排项目档案的复查工作,复查合格后,方可通过竣工验收。因特殊情况不能按期归档的文件,须填写文件材料延期归档申请表说明延期归档原因和计划提交时间,并附缺件材料清单,延期归档申请表需经电力管理单位分管领导审批。

参考文献

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[2] 曾予新.建设项目档案验收和文件审查研究[J].城建档案,2017(7):23-26.

[3] 冯丽梅.提前介入主动服务全程跟踪——重点工程城建档案验收管理模式创新研究[J].城建档案,2015(9):45-47.

[4] 余然.固定资产投资项目档案验收应注意的几个问题[J].办公室业务,2016(19):58-59.

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