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高校学籍档案数字化管理探析
发布时间:2018-12-03        浏览次数:24        返回列表

徐代珍

摘  要:近年来,高校普遍面临着如何保存、利用学籍档案的问题,凸显传统管理学籍档案模式的不足。在此背景下,要求高校积极构建数字化学籍档案管理平台。该文主要论述了高校构建数字化学籍档案的意义与价值,剖析高校现有数字化学籍档案尚存的问题,并针对问题提出解决措施。

关键词:数字化学籍档案  重要性  高校

中图分类号:G27    文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2019)11(b)-0091-02

高校教务管理是高校开展相关工作的保障,学籍管理则是其中非常重要的组成部分。高校应顺应社会发展全面推进数字化学籍档案管理,提高办学层次,促进教学改革,提高教学管理效率。近年来,高校办学各方面均发生了翻天覆地的变化,我们应该充分结合其发展趋势以及高校学籍管理的要求,将网络技术、计算机信息技术引入学籍管理工作中,逐渐实现网络化、科学化、数字化学籍管理。

1  高校构建数字化学籍档案管理的价值

学籍档案是高校重要的馆藏资源,其主要记录学生在校期间的学习成绩等基本情况,其档案具有较高的价值,同时还是高校档案管理不可或缺的组成部分。伴随着社会的飞速发展,高校不断扩大办学规模,学籍档案随之增加,加剧其管理难度。众所周知学籍管理具有自身的特殊性,具体体现在权威性、凭据性、原始性等方面,且在各领域中得到普遍应用。比如企业用人单位需要以学籍档案作为甄别学生学历的依据等。此外,作为建设校友资源信息库资料的主要来源,学籍档案中的数据还是建设校友信息库不可或缺的组成部分。学籍档案中包含各类珍贵的数据,这些数据可作为研究校史、编辑出版年鉴、举办展览、画册的重要素材。

原始纸质学籍档案易受保存手段、时间等因素的影响,而出现松脆、结块等问题。这些问题的存在都有可能导致学籍档案失去其可用性。与此同时,人们在翻阅或者利用学籍档案的过程中可能会损坏或者导致资料遗失的情况。实践表明,如果过度使用学籍档案,可能还会加速破损纸质学籍档案的程度。从高校档案部门的层面分析,面对越来越多的学籍档案,凸显传统管理方式的落后、简单,总之这已经不能满足新形势下对档案管理发展的要求了,凸显实际保存与利用学籍档案的矛盾。

基于此,当务之急是积极构建一体化、数字化纸质学籍档案的管理与应用服务平台,从而有效解决保存与利用学籍档案的矛盾,保护珍贵的档案原件。那么什么是数字化学籍管理档案呢?顾名思义指的是依托数据库、网络技术、计算机技术等手段,以数字化的方式将纸质学籍档案资源输入计算机程序之中,提高收集馆藏资源及整理、存储、检索、利用、展示学籍档案资源的效率。

2  数字化学籍档案管理的价值

2.1 实现高效化学籍管理

毋庸置疑学生学籍档案管理包含各种有价值的信息。特别是近年来,我国加大力度普及发展高等教育,越来越多的人有机会接受高等教育。随着高校学生人数的增加,其所形成的学籍档案的信息数量越多。因此,相关部门开始关注学籍管理工作。而引入数字化学籍管理,可充分发挥其优势,简化工作,提高工作管理效率。

2.2 丰富学籍管理信息

学籍档案记录着每一个学生在校期间的各种信息。但是现有学籍管理普遍采取分开存放各种学籍信息的做法,而非统一管理。简而言之,即采取分割管理信息的方法,不利于人们快速地获取全面的信息。假设各个部门的人能够分别将学生信息统一录入并存储于数据库之中,即实现数字化存放,就可实现统一呈现学生的各种学籍信息,完善数字化学生学籍信息。

3  高校在推进数字化学籍档案管理中尚存的问题

3.1 数字化程度偏低

虽说很多高校已经充分意识到数字化学籍管理的重要性了,但是其运用网络技术及使用数据库的情况尚不能满足时代发展的需要。一直以来,学校都是由人工完成学籍管理工作,其工作量十分大。此外,由人工管理还存在诸多不可控的因素,不利于规范学籍管理工作,影响管理效率。此外,很多高校存在严重的“重硬轻软”的情况,尚未能充分运用网络硬件平台构建合理的信息化软件环境,不能充分运用硬件系统,充分发挥其先进性。

3.2 现有学籍管理系统与高校实际学籍管理工作尚存较大差距

很多高校自行开发或者与其他企业合作开发教务管理系统,一定程度上推动了学校数字化学籍管理工作,并从中积累经验。但是由于其所开发的系统尚不具备完善的功能,适应性不足,不能充分满足学籍管理的需要。

3.3 有待提高学籍管理工作人员的计算机水平

高校现有学籍管理工作人员普遍仅熟悉自己负责的业务知识,但是并不具备丰富的计算机技术。基于数字化学籍管理工作的需要,当务之急是培养复合型人才,即同时具备丰富的计算机技术知识与学籍管理业务知识的人才。

4  实施数字化学籍管理的策略

4.1 结合学籍管理的需要,建设数字化基础设施,提高电子文件归档效率

建设数字化学籍档案基础设施是实现数字化学籍管理的基本切入点。比如开发学籍档案管理软件、配备刻录机、扫描仪及相应的服务器等,建立电子文件归档应用系统、学籍档案资源数据库,各职能部门应积极引入或运用数字化档案资源。在此基础上,还需要做好与档案有关的基础性工作。比如归档、收集、管理等方面的工作。这要求档案部门立足该校实际情况,在严格遵守《电子公文归档管理暂行办法》的基础上,构建完善的电子文件收集管理制度,从而实现依章办事。负责人应明确具体归档范围、要求,认真履行职责,做好电子文件的归档工作。确保电子文件的有效性、完整性与真实性。日常工作中应该重视信息资料的收集,具体可从多角度、多方面收集资料,丰富学籍档案信息,高效利用互联网共享档案资源。

4.2 严格制定电子档案工作规章制度,严格把好安全关

学籍档案记录着学生在校期间的诸多资料,其资料信息甚至会影响到学生日后的成长与发展,其重要性不言而喻。2007年,温家宝在《政府工作报告》中再三强调做好文化遗产、自然遗产以及档案工作的重要性。这充分说明了我们国家高度重视档案保护工作。基于此,高校档案机构应该充分响应相关部门的工作,结合现有《电子文件管理规范》等制度、管理办法,在严格遵守相关规定的基础上,有序推进数字化电子档案管理。由于档案管理的特殊性,其各环节都有可能出现信息被更新、导致信息丢失的情况。基于此,要求档案工作人员保持高度负责任的态度,做好学籍管理,保障其安全性。这也是推进数字化学籍管理的重中之中。档案工作人员要保持高度的责任感,认真履行职责,做好档案信息的保密工作,加大审查力度,避免泄露信息的情况。

4.3 重视人才培养

数字化学籍管理离不开相关专业的人才。人才决定著高校能否顺利开发、利用学籍档案资源。基于此,应该加大对相关工作人员的培养与教育工作,让人员确实掌握与数字化档案有关的理论、技能。平时可通过举办各类计算机网络技术、信息技术培训班,提高人员实际运用档案系统软件、操作计算机的能力,培养复合型人才。此外,还应该积极引入优秀的计算机专业、软件专业人才,充实人才队伍。学籍档案人员应该重视新理论的学习与研究,契合本岗位的工作需要,有针对性地进行学习,掌握专业技能,重视数字化学习,为高校推进数字化学籍管理服务奠定基础。

5  结语

数字化学籍档案管理涉及到学籍档案工作的各个方面,具有一定复杂性。因此要求高校学籍档案工作者乃至各职能部门充分发挥职能作用,加大配合力度,统筹合作,构建标准化的管理体系,推进数字化学籍管理。实施数字化学籍管理具有重要的意义,这是相关部门高效利用、共享学籍档案管理资源的关键,同时有利于提高数字化学籍管理的水平。

参考文献

[1] 周丽滨.高校学籍档案管理数字化研究[J].办公室业务,2019(4):139-140.

[2] 吕扬.高校学籍档案的数字化管理及实现探索[J].戏剧之家,2018(20):177-178.