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电子文件前端控制模式与传统管理模式的区别
发布时间:2018-12-03        浏览次数:19        返回列表

沈玉瑾

摘  要:在現代科技信息时代,企业的档案工作与办公环境密不可分。以OA、ERP、PDM等为代表的各类应用系统得到了广泛应用,不仅能够保障公务处理效率,也让传统文件处理和归档模式了有了巨大改变。该文简述了文件前端控制理论的含义,从文件的收集与归档、整理、鉴定及利用等方面阐述电子文件前端控制模式与传统管理模式的区别。

关键词:电子文件  前端控制模式  传统管理模式  区别

中图分类号:G276   文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2019)10(b)-0082-02

传统的档案工作处于文件管理生命周期的中末端,管理对象主要是纸质实体档案。而现代企业档案工作则是利用信息化手段,通过把档案管理的各类需求提前置入OA、ERP、PDM等软件管理系统,并且与档案管理系统进行无缝衔接,实现以电子文件为管理对象的前端控制。

1  文件的前端控制理论

前端控制作为现代文件与档案管理理念中的关键部分,结合文件生命周期理论,将文件形成、永久保存和销毁等阶段视为完整的过程。前段控制能够系统分析与科学整理管理过程各目标、要求以及规划,能够为电子文件全程管理提供可靠保障,并反映出全面、系统与优化等思想[1]。

1.1 纸质档案的前端控制

《档案法实施办法》规定:“档案机构应指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作。”这就是前端控制思想的一种初期体现,在纸质文件的管理实践中已经贯穿着这种思想。

1.2 电子文件的前端控制

进行前端控制的时候,必须从电子文件特点出发,以文件全生命周期理论为基础,遵循全程控制原则,在电子文件管理目标、要求与规则等方面做出全面分析,从所需电子文件形成阶段和管理功能在OA、ERP、PDM等系统设计阶段做出统一规划与要求,文件形成与维护阶段要加大监督力度,避免影响电子文件真实性、完整性、可用性和安全性[2]。

2  电子文件前端控制模式与传统管理模式的区别

传统的纸质的文件管理流程有着线性特点,在档案收集、整理、鉴定、统计和利用等方面,主要按照顺序进行,虽然该线性流程能够取得较好的效果,但是缺点是效率不高。其实对电子文件管理系统来说,并非是简单的在以往手工管理流程上做出单一复制与简单模拟,应该坚持科学、高效与合理的原则,在档案管理上做出“业务流程重构”[3]。电子文件的前端控制模式将档案管理工作提前到OA、ERP、PDM等事务系统的业务流程中去实现,如档案管理中的档案的收集与归档、档案的整理、档案的鉴定、档案的利用等这些传统的档案部门的工作。

2.1 档案的收集与归档

档案的收集与归档工作是档案业务工作的基础。在传统的管理模式下,文件的形成者并不是文件的收集者,以往纸质文件形成后,会临时保管在收集者中,之后向档案部门递交并归档保存。在电子文件收集和归档过程中,因为电子文件形成规律与记录方式较为独特,与以往管理模式存在很大差异,主要体现在归档时间、形式和要求等方面。在电子文件形成之时便通过系统的顶层设计,由相应的程序模块自动+人工辅助来实现著录、分类、归档、鉴定等工作,系统根据已有元数据管理体系获取相关内容、结构与背景信息等,实现电子文件的数字文件及元数据信息实时归档。当电子文件完成审签等流程之后即进行逻辑归档,文件的管理权限便移交给档案部门,只有实时开展逻辑归档工作,能够让电子文件的真实性与完整性得到可靠保障。同时电子文件也将实现永久保存,并避免出现安全问题,确保各业务部门与管理部门正常使用已有的档案文件。

2.2 档案的整理

档案整理涉及众多内容,如系统整理、科学编目等。对系统整理是在档案上做出分类与排列,科学编目是对经过系统整理的档案进行固化、编制检索工具和进行著录。就档案整理而言,电子文件前端控制模式与传统管理模式亦有很大区别。

在传统档案管理模式下,文件整理工作都是在文件移交归档之后,由档案工作人员根据各种文件的整理要求,相关的标准和规范,按该单位的分类方案和排列顺序对每一份文件进行分类、编目、著录等工作。而前端控制管理模式下电子文件的整理已经提前至文件形成阶段,通过将元数据功能设置于OA、ERP、PDM等电子文件管理系统中,将档案管理环节中的分类、编目、著录等环节转移到事务系统的业务流程中去实现。利用计算机系统自动捕获生成数据,如文件形成时间、文件形成者等,然后通过文件形成者人工著录文件主题、内容等。电子文件分类、编目和著录等,要与文件形成全生命周期相结合,信息与文件同步形成。电子文件前端控制下的文件整理通过在时间、方式与对象上的改变,改变了传统管理模式中的速度慢、错误率高的缺点,变得便捷、全面及高效。

2.3 档案的鉴定

档案鉴定的内容就是选留文件和划分保管期限,通过科学鉴定,才能把有价值的文件转为档案,使知识信息精华得到有效保存。传统管理模式中的档案鉴定工作由档案鉴定小组(主管领导、职能部门、专业技术人员以及档案工作人员等组成)成员阅读每份文件的具体内容并分析,判断每一份档案是否具有保存价值,确定每份档案的重要程度与保管期限等。而在前端控制模式下,根据国家标准及行业标准、规范等在OA、ERP、PDM等系统中预先设定文件性质、类别、重要程度以及保管期限等,在电子文件生成时即由计算机自动提取为主,人员确定为辅来完成。另外,电子文件鉴定除了对文件内容进行价值鉴定外,还要对电子文件的四性(真实性、完整性、可用性和安全性)进行技术检测。

从鉴定效率方面来说,以往管理模式归档时间固定,造成大量文档被积压。电子文件鉴定分散了鉴定需求,鉴定时间更从容,总体速度也更快。利用OA、ERP、PDM等系统从流程上进行控制,使得档案鉴定工作由定期化向日常化、固定化的模式转变。

2.4 档案的利用

电子前端控制模式与传统管理模式的档案利用不同,主要表现在时间、地点和形式上。以往管理中查询利用是在文件归档之后进行的。在前端控制模式下,文件成文并签署完整后已及时归档,所以档案文件查询利用与使用能保持同步,大幅度减少了等待时间。以往档案的利用地点仅限于保存有该档案的档案馆(室)。前端控制中突破了地点的限制,主要在档案馆现场查询利用,或者借助电邮、传真、网络传输等进行远距离查询利用。前端控制模式下的档案利用还不受文件数量的限制,同时让多人共享得到满足,复用性、灵活性和交互性较好。

一份文件存在两种价值:现行价值和史料价值。现行价值就是文件形成之后为处理事务而被流转使用;史料价值就是归档完毕并解密之后的开放式查询利用。档案价值是随着档案形成时间日益递减的,因此利用OA、ERP、PDM等系统软件与档案管理软件的无缝衔接,使文件的档案价值提前释放,使得工作事务处理与档案业务的并发,实现了档案价值最大化。

3  结语

综上所述,前端控制模式可有效保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。通过业务流程和迁移整合,优化管理功能,提高管理效率。要实现电子文件前端控制,除了应该具备前端控制管理思想以外,也要应用前端控制技术,加快标准法规建设的步伐。

参考文献

[1] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001:14,73.

[2] 刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].浙江档案,2001(7):22-24.

[3] 周永军,韩瑛,杭付云.电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J].重庆图情研究,2007(4):16-20.