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档案数字化管理的优势与弊端
发布时间:2018-12-03        浏览次数:21        返回列表

赵语心

摘 要:在信息技术全面快速发展的今天,档案数字化管理已经成为人们普遍的共识和认知。优化档案管理质量,提升档案管理成效,必须积极应用信息技术手段,以此来整体提升档案管理的水平。但由于档案数字化管理模式的应用时间较短,其中还存在着很多的技术性问题,这对我国的社会和经济发展具有一定的限制。因此,科学全面分析档案数字化管理的优势与弊端,对于综合全面提升档案管理成效具有关键的作用。

关键词:档案管理 数字化管理 优势 弊端

中图分类号:F27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2019)02(b)-0120-02

随着信息化技术的快速发展,其已经逐渐进入到人们的日常生活中,这对人类的进步具有非常大的促进作用。但随着信息技术的发展,人们的工作模式也在逐渐发生着转变,传统的档案管理模式已经不能适应当前社会的进步,因此,档案的数字化管理逐渐成为我国经济发展的重要促进因素,对我国的经济发展起到了巨大的促进作用。档案数字化管理是一种新颖的管理模式,它主要是依托于信息技术而存在的,能够在很大程度上提升档案管理效率,优化档案管理质量。但档案数字化管理的历程相对比较短,在实践应用过程中仍存在着诸多不足。为此,全面优化档案管理成效,需要科学全面分析它的利与弊,以便针对性地予以解决和优化。

1 档案数字化管理的优势分析

档案是一种非常重要的资源,实现档案的科学利用与开发,能够发挥档案管理的综合性作用,同时也能够在很大程度上推动企业的健康可持续发展。在信息技术全面快速发展的今天,依托于完善系统的计算机技术,档案管理的方式实现了较大的飞跃,档案数字化管理的趋势也越发越明显。档案数字化管理具有非常明显的优势,具体表现在以下方面。

1.1 促进各部门信息高度整合

在传统档案管理中,主要采用纸质档案的管理方式,这在很大程度上影响着档案管理的整体水平,尤其是相对割裂的档案管理模式,无法实现档案信息的高度集中。比如在传统档案管理中,各部门在进行档案信息的收集、汇总等过程中,往往具有一定的部门属性,各个部门之间缺乏有效的互通,这就使得个别类档案内容陈旧不堪。如企业的人事档案,往往只停留在最初的入职阶段,并没有根据人员晋升、发展等增加相应的内容。在档案数字化管理时代,依托于完善的信息技术手段,通过搭建档案管理网络系统,可以将各部门的信息进行高度统一的整合,便于对档案信息的集中利用。同时,采用数字化管理模式之后,所有的档案由对应部门的相关人员将其录入到网络系统中,然后由档案管理人员对其进行统一管理,这种模式使得档案管理工作更加有序,且保证了档案收录的整齐性原则。

1.2 档案管理不受时空的限制

档案是一种非常重要的資源,实现对档案信息的利用,能够有效地促进企业的发展。传统的档案管理,可以形象总结为“办公室管理”,这种纸质档案管理方式,主要是在上班时间进行,一旦下班,那么档案管理就结束了,这就使得档案管理具有非常强的时效性。在信息技术全面快速的今天,依托于计算机平台,档案管理的整体效率得到了全面提升和优化。在数字化时代,档案管理人员可以通过计算机PC端、移动客户端等来进行快捷精确的管理,这种管理没有了时间和地点的限制。工作人员能够通过网络获得档案内容,然后在任何场地对档案内容进行整理。而对于企业的各个部门,其产生的大量档案资料还能够通过电子文件的形式存储在网络上,档案管理人员通过对这些资料进行收集和整理就能够实现档案的管理工作。此外,档案管理人员在任何场所、任何地方都可以依托信息技术来进行科学管理,这就使得档案管理没有了空间限制。

1.3 实现了档案信息的科学开发

在纸质档案管理时代,管理人员在档案管理中,其主要任务就是对档案进行整理与分类,将复杂的档案材料按照一定的类别标准进行相应的分类。同时,在进行档案使用时,也只是通过人工查询后,进行查找和利用。在应用计算机系统后,人们通过简单的档案查询来进行档案筛选,这种档案利用开发程度也不高。在信息技术全面快速发展的今天,档案数字化管理模式的科学利用,能够实现对档案信息的科学开发。在档案利用的过程中,各个部门的工作人员可以随时通过信息技术平台来进行查找与筛选,也可以进行档案的随时应用。同时,依托于信息技术手段,无需进行档案的传递,只需要做好档案资源的共享,就可以优化其使用质量。

2 档案数字化管理的弊端分析

依托于信息技术来全面推进档案数字化管理,能够在很大程度上优化档案管理效率。但档案数字化管理的进程相对比较短,很多关键技术并没有得到全面应用,档案数字化管理中仍存在着较大的弊端,亟需引导人们关注和重视,只有这样才能科学全面提升档案管理的成效。

2.1 档案管理存在不安全因素

由于网络环境的复杂性,电子文件利用的保密和安全工具具有一定的难度。在档案数字化管理中,由于信息技术是主要的载体,网络空间的交互性、开放性、多元性等特点等,都容易增加档案管理的难度,也容易滋生不安全因素。比如在档案管理中,由于很多内部档案具有一定的保密性,若档案管理人员不注重安全防护,不注重甄别不良访问行为或者恶意访问行为,都容易滋生档案管理的风险。再比如在档案管理中,档案使用人员没有按照严格的规范来进行操作,通过外网来访问档案管理系统,也容易增加档案管理的风险,不利于档案管理的整体安全。

2.2 档案管理易受载体影响

在档案管理实践中,基于档案数字化管理,能够在很大程度上优化档案管理的效率,但同时也容易受到信息技术载体的影响。比如,在档案管理中,由于网络系统存在一定的更新性,这使得很多相对“古老”的档案无法被兼容和利用,可能部分文件格式不对,无法进行上传与整理。再比如档案数字化管理系统可能还存在着一定的不稳定性,一旦系统出现故障或者漏洞,不仅无法保证数据档案的安全,同时也可能会造成重要档案数据的丢失。与此同时,病毒侵害、数据丢失的隐患也造成了数字化管理的不稳定性,威胁到了电子档案的长期保管和安全保管。

2.3 档案利用不充分不科学

在档案管理实践中,无论是传统的纸质档案管理,还是数据化档案管理,其归根结底都要实现档案的利用,只有这样才能发挥档案管理的整体功能。但现阶段,虽然很多企业都建立了档案管理数据化系统,但档案利用并不充分,也不科学。一方面,档案利用不充分。虽然企业建立了数据化档案管理系统,但档案管理人员的开发意识并不高,在档案管理中仅仅依托于信息技术来进行档案数据的存储,并没有开发利用的意识,这就使得计算机系统中的很多数据并没有得到充分利用,而是成为呆板的“数据”。另一方面,档案管理方式不科学。在档案数据化管理中,通过计算机技术可以实现档案数据的有效管理,但很多企业仍然同时使用纸质档案管理的方式,这无疑会在很大程度上造成管理资源的浪费。

3 档案数字化管理的优化举措

在档案管理实践中,依托于信息技术手段,能够全方位优化档案管理成效,同时也能够在很大程度上提升档案管理的整体质量。基于档案数字化管理中存在的一定的弊端,为整体优化档案数字化管理的整体成效,应该运用以下优化举措。

3.1 优化档案数字化管理系统建设

在信息技術全面快速发展的今天,全面优化档案数字化管理成效,综合性提升档案管理水平,应该科学构建档案数字化管理系统,这是提升档案管理质量与水平的重要保障。档案数字化管理是一项非常科学且严谨的工作,数字化管理系统也是相对比较繁琐和复杂的,为整体提升档案管理的成效,科学优化档案管理质量,需要率先优化档案数字化管理系统,以此来综合性实现信息资源的共享。一方面,企业在档案管理实践中,应该结合自身档案管理特色,应该结合自身档案管理特征来构建科学系统的档案数字化管理系统,以此为基点来开展档案管理工作。企业可以自行开发档案数字化管理系统,也可以聘请专业机构来搭建档案数字化系统,但无论是采用哪一种方式,都需要做好档案数字化管理系统的维护与更新,以确保各类格式文件的兼容存储。另一方面,企业在档案管理实践中,还应该寻求各个部门的配合与支持,将各个部门所有人员等纳入档案数字化系统中,为档案管理提供扎实有效的信息数据,做好关键信息或者数据的共享,切实提升档案管理的整体质量与成效。

3.2 采用统一录入以及备份标准

在档案管理实践中,依托于信息技术来实现档案管理成效,优化档案管理质量,需要运用统一的录入标准以及备份标准,前者是信息输入的关键,后者是信息安全的保证。一方面,企业在建立档案数字化管理系统时,应该制定科学统一的录入标准,确保各类信息能够以统一规范的存储格式进入档案管理系统中,继而为档案信息的归类与整理提供重要前提。同时,在档案数字化管理系统中,为实现不同格式的档案的兼容,如视频、语音、文字等,应该按照相应的内容采用对应的格式,以此来实现档案信息的全覆盖。另一方面,企业在采用档案数字化管理系统时,还应该运用科学的备份标准。

3.3 提升档案管理人员的素质

在档案管理实践中,积极应用档案数字化管理系统,发挥这一系统的关键作用,需要全面提升档案管理人员的整体素养。一方面,企业应该提高档案管理人员的入职门槛,结合企业发展需要,为企业筛选专业素养高的档案管理人员,全面优化档案管理人员的业务水平。企业应该优化档案管理观念,不再将档案管理部门作为“养老部门”来使用,而是将其作为影响企业发展全局的关键部门来看待。

4 结语

在档案管理实践中,优化档案管理成效,提升档案管理水平,应该积极建立档案数字化管理系统,全面优化档案管理的整体质量。鉴于档案数字化管理中存在着的一定的问题,为整体优化与合理避免,有必要采取针对性的措施来总体提升档案数字化管理成效。

参考文献

[1] 杨艳.档案数字化管理优势与弊端[J].现代商贸工业,2016(9):48-49.

[2] 崔万有.档案数字化管理的优势与劣势[J].办公室业务,2016(15):150,152.