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高校科研档案三级管理模式探讨
发布时间:2018-12-03        浏览次数:19        返回列表

易红君

摘 要:针对当前部分高校科研档案管理缺少系统性、时效性和多元性的问题,提出高校科研档案管理要从学校、二级学院和档案管理个人3个层次上加强管理,优化科研档案的管理程序,提升高校科研档案管理水平,更好地为科技创新服务。

关键词:高校档案 科研档案 三级管理

中图分类号:G64 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2018)12(c)-0150-02

高校是人才和科研资源聚集地,也是科技创新重要阵地,随着高校学科建设、科学研究、社会服务和文化传承与创新发展,高校科研档案在为科研服务中发挥着越来越重要的作用,体现出很强的科研价值和信息资源价值,科研档案管理工作的重要性也越发受到重视。然而近20年我国高等教育的快速发展,还有相当高校属于新建高校,科研积累相对较少,科研档案建设还处在起步阶段。就科研档案管理工作来说,还存在着对科研档案资源价值认识不足、档案管理制度不尽完善、档案的数字化信息化建设水平不高、档案管理人员的业务水平有待提高等问题,根据笔者多年从事档案管理工作经验,建议从学校、二级学院和个人3个方面上提高科研档案管理水平,提升科研档案管理服务质量。

1 部分高校科研档案存在的问题

(1)部分高校科研档案分布零散、档案信息不完整。对科研档案资料进行开发和利用的前提是保证科研档案的完整性和准确性以及安全性,而实际上部分高校科研档案管理工作中还存在档案资料分布分散、信息资料不全的问题,比如部分科研档案归档不完整,保存分散;部分科研档案缺少合同书、技术资料丢失,不能全面地展现出科学研究的整体面貌等。

(2)科研档案缺少时效性。作为一种具有情报价值的历史记录,科研档案讲究一定的时效性,但是因为科研工作和相关档案的建立还未实现同步化,导致很多时候科研工作已经结束但是科研档案却还没有收集齐全,而等到全部收集完毕的时候,科研档案的参考已经不具备时效性。

(3)没有体现出科研档案的第二价值。科研档案的首要价值在于为档案形成者提供服务,第二价值则是为形成档案人员以外的人提供服务,但是科研档案的整理和保管通常是由个人负责的,在科研部门的归档并不常见,所以影响其他人对科研档案的利用。

(4)科研档案类型多样。目前进行科学研究的方法多种多样,研究成果形式也不近相同,形成的科研档案除了传统意义上的纸质档案之外还增加了图片、影像资料等,档案形式多种多样,但是目前的高校科研档案中依然是以纸质材料和文字材料为主,档案的数字化资源建设滞后,和时代发展相脱节。

2 高校科研档案现存问题的原因分析

2.1 从学校层面分析

(1)学校部分管理人员对科研档案管理的重要性认识不够。科研档案是学校科研人员经历日日夜夜研究出来的成果记录,直接反映了学校的科研活动成果,代表着学校的科研水平,不过很多人认为科研档案自己管理就好,没有必要再占用学校的公共资源和人力资源,在需要的时候再集中向各学院和个人收集,这种管理方式导致科研档案管理工作迟滞不前。

(2)科研档案管理制度不健全。目前很多高校科研档案归档工作缺少制度约束,无法达到上下统一,要求一致,很多高校还未建立起数字化的档案管理系统,导致很多有价值的科研资料不能及时收集到位,最终导致关键资料缺失,档案管理达不到应有作用。

(3)不同部门之间缺少有效沟通。档案管理部门对于科研工作缺少了解,科研工作者对档案管理的意识淡薄,导致科研档案管理处于管理的空白地带,缺少规范管理制度,最终形成的档案标准不一,全凭科研人员的个人喜好,什么档案该纳入,如何对其进行分类和排列,无章可循,最终导致档案管理愈加混乱。

2.2 从二级学院层面分析

(1)部分二级学院领导对科研档案不够重视,认为二级学院的中心工作是党建、教学和学生管理,科研工作重视项目和成果申报,对科研档案建设不够重视,认为科研档案建设是学校的工作,需要档案的时候往往是到学校档案管理部门查找,科研档案管理和建设呈架空状态。

(2)缺少专人负责。二级学院科研档案管理主要由科研工作秘书担任,但是秘书往往不会直接参与到科研活动当中,进而对科研档案资料缺乏辨识能力和独立整理能力,不能胜任科研档案管理工作。

2.3 从科研人员层面分析

(1)档案形成者缺少归档意识。科研工作者进行科研活动的目的在于发表学术论文或者获奖,对于科研档案的整理不够重视,尽管其也会在科研过程中对各个实验过程进行详细记录,但是由于不够专业导致档案难以整理齐全。

(2)缺乏利他意识。对于一些重要的科研成果,科研人员为了保密而按照自己的思路对档案进行整理,最终整理得到的结果仅仅自己能够看懂,不能够被其他人所利用。

3 高校科研档案三级管理模式创新

3.1 在学校方面

(1)建立规范的科研档案管理制度。制度建设是进行科研档案管理工作的前提,各高校要根据自身发展的特点,建立切实可行的科研档案管理制度,然后强抓制度落实,通过行政手段实现档案管理常态化,将科研人员的科研档案归档情况和其年终考核挂钩,加强档案管理。

(2)理顺科研文件材料的归档程序。抓住档案管理规律,做到对科研档案的分类和价值管理胸有成竹,制定出统一的存档计划,让高校科研档案工作走上规范化道路。保证科研工作和档案管理同步,即保证下达科研计划和提出归档任务同步;检查计划进度和检查科研文件资料的行成情况同步;结题验收、鉴定和鉴定档案保持同步;成果等级以及档案管理部门出具课题归档证明相同步。

(3)加强科研档案信息化管理平台建设。实施科研档案数字化资源建设工程,利用大数据技术手段对各种科研档案信息进行合理的分类,进行精准化管理,制定科学合理的科研档案数字化建设的标准和数字化操作流程,如纸质照片檔案数字化操作规程、音视频档案数字化操作规程以及电子文件归档管理等。搭建数字资源共享平台,实现科研人员、二级学院和学校在同一个平台上进行档案管理工作,实现档案快速查询和下载等功能。

3.2 在二级学院方面

二级学院要设置专门档案存储室,负责科研档案的保管工作,按照学科—形成者—时间—项目类别的分类标准进行档案收集和保管,方便档案的管理利用。要设置专门档案管理工作岗位,并进行档案管理的专业培训,让科研归档落到实处。

3.3 从科研人员层面

(1)帮助科研人员树立科研工作存档意识。作为科研档案形成的主体,科研人员要有意识通过建立科研档案保护自己的科研成果,将重要记录保存下来最后交给专业档案管理员整理归档。

(2)提高科研人员的共享意识。科研档案是科研人员的智慧结晶,但是一些科研工作者思想比较狭隘,不愿与他人分享自己的科研成果,这与有人恶意窃取科研成果的社会现象有关,因此要在保证不会侵犯科研人员成果的同时做好科研人员思想工作,鼓励其分享科研成果,真正发挥科研档案的价值。

参考文献

[1] 朱康康.高校档案工作全面质量管理模式研究[J].浙江外国语学院学报,2003(3):32-35.

[2] 米军.高校科技档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界,2017(10):47-48.