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电力工程档案资料管理中的问题及措施
发布时间:2018-12-03        浏览次数:18        返回列表

田芳

摘 要:工程档案资料作为电力工程工作开展必不可少的内容,主要为电力工程可持续发展提供相关的原始资料以及企业经营决策意见,因而占据重要地位。但是结合实际,档案资料在电力工程管理存在一定的问题,有待解决。为此,本文主要针对当前我国电力工程档案资料管理中存在的问题进行探讨,并就此提出相应的措施。

关键词:电力工程 档案资料管理 问题及措施

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2018)12(b)-0-02

随着电力体制改革的深入,使得其对电力工程档案信息管理要求明显提高。而电力工程档案作为工程项目必不可少的组成部分,不仅涉及到企业在发展过程中所获得的工程建设成果,还全面记录企业发展的整个过程。因而,企业有必要加强对工程档案资料的管理。以此能够更好地保障经济效益和工程建设质量。

1 电力工程档案的主要特点

1.1 专业性

众所周知,电力工程建设中涉及的专业比较多,如土建、电气、管道以及通信等。这些专业之间会以分工的形式进行合作,因而所形成的资料不仅具有一定的独立性,还具有密切的联系。

1.2 现实性

一般来说,电力工程的档案主要记录工程建设的相关信息,并将其进行存档,以此能够方便后期进行复查检测作用。简单来说就是能够对后续的工程项目建设活动进行有效指导,因而具有较强的现实效用性。

1.3 变更性

相关人员在电力工程档案资料利用过程中,并不是对其进行单一的复制。而是在具体生产和建设的过程中,按照相关标准和要求进行深入改进。同时还在多个方面进行创新,特别是设计、工艺和生产等。在此环境下,则需要档案管理人员对工程档案文件进行针对性的修改,确保其能够准确地反映出工程建设变化的整个过程。此外,档案资料管理工作在开展中还具有反复利用性的特点,需要工作人员注重这方面。

2 电力工程档案资料管理中存在的问题

针对电力工程档案资料管理中所存在的问题,不仅影响工程施工进度,同时还会给企业发展造成不小的影响。为此,企业需针对这些问题,采取积极有效的措施。下文主要对存在的问题进行具体分析。

2.1 档案管理工作重视度低

在过去电力工程建设中,大多数企业只注重施工工作的开展,且将工程成本控制、进度和质量作为工作中心。而对电力建设档案管理工作明显不够注重,甚至忽略。另外,部分企业管理者对相关档案管理意识较为薄弱,因而造成基层人员在工作中思想认识不高,不注重档案管理工作,从而导致相关人员在实际工作中对材料交接不够配合。这对工程施工进度和质量带来极大的影响。

2.2 档案管理人员职业素质有待提升

因我国电力工程档案管理部门所建立的时间比较短,且多数企业在档案管理人员上都是从其他部门所调来的。而这些人员并没有接受专业的培训,这就导致档案管理人员无法有序进行档案资料管理。与此同时,有些档案管理人员在此工作上不够专业,简单来说就是综合素质比较低,在一定程度上影响工作开展的高效性。另外,档案管理人员在管理工作中不注重对资料的核查,使得对相关文件材料无法验证真实性。这种情况的出现,对企业发展造成不小的影响。

2.3 档案信息化程度比较低

在电力工程档案资料管理工作中,由于受到多方因素的影响,如上级部门不够重视、资金不到位等,导致档案管理工作数字化普及率比较低。而在工程材料记录上还在使用纸质文档,这给企业在查阅相关档案和归档等工作的开展增加不必要的负担。随着近几年我国社会经济的不断发展以及科学技术水平的提升。数字化以及智能化管理系统在人们的生活和工作中得到广泛应用。而在此环境下,作为电力企业并没有顺应时代发展的需求,对档案资料进行信息化管理。长期下去,会影响项目工程的开展。

2.4 责任落实不到位

结合实际,多数企业在电力工程档案资料管理中存在相同的问题,即缺少有效的管理制度,且部门责任不够明确。另外,有关工程档案设基本是由档案室人员进行,并没有交由专人进行负责。其中,有些负责此工作人员还会兼职其他职位,而对于档案网络也没有在具体的工程中得以延伸,所以没有形成较为立体化的档案工作网络。

3 加强电力工程档案资料管理的具体措施

3.1 重视电力工程档案资料的有效管理

作为电力企业,在工程建设上要能够充分认识到档案工作开展的重要性。为此,企业需要求各个相关部门和参建单位积极参与档案工作,全面了解和掌握档案资料整理的情况。

由于电力工程档案与工程项目建设具有密切联系,而工程建设所形成的档案则会随着项目建设的不断推进而逐渐增加。为了能够确保工程档案在管理中的完整性,企业管理人员必须要对各个部门人员的职责进行明确,确保在工程开工前就对相关档案资料进行收集。在此过程中,相关人员还要按照档案工作与项目建设同步进行,严格遵循工程档案在形成中的规律进行档案资料管理。这样做,在确保档案工作开展有序性起到重要的作用。

3.2 提升档案管理人员业务水平

档案资料的管理工作不仅是专业性很强的工作种类,还是具有艺术性的管理工作。这就需要档案管理人员在工作中及时完成相关档案资料的收集工作,同时还要按照相关标准和要求,对各个档案资料进行分类。为此,作为档案資料管理人人员在实际工作既要熟悉掌握电力建设工程和相关生产的流程,还要对重点知识和工作内容有较为详细的了解。

3.3 构建网络体系

在电力企业中,档案资料管理工作作为基础性的一项工作,不仅能够保证工程顺利进行,同时还在推动企业发展上具有重要作用。为了能够进一步加强工程竣工文件的管理,确保工程在竣工后能够完整的将相关竣工文件进行移交和验收。这就需要档案室严格要求各个参建单位按照具体的文件规定对相关表格进行规范。特别是施工过程中所形成的文件,要加强与各个单位时之间的工作联系。并对电力工程项目进度进行实时跟踪。在此过程中,相关工作人员需对各个单位在工程档案的各个环节,如档案资料收集、整理、归档等进行全面监督和指导。

3.4 完善档案管理制度

建立完善的档案管理制度,不仅能够在最大程度上保证电力工程档案资料管理工作开展的有序性,同时还是确保档案管理工作发挥作用重要基础。为此,作为电力企业在档案资料管理工作上有必要成立专门的机构,并结合实际组建档案鉴定销毁领导小组。其中,在管理制度建立上要包括多个方面,即:档案立卷、查阅、借阅以及保管等。之后就,还要将档案管理工作纳入到企业日常管理工作中。与此同时,企业在此工作开展上还要树立资源共享意识,改变传统档案管理理念。在当前社会经济发展的趋势下,企业在自身发展过程中要想能够满足行业需求,则需要按照要求对档案系统内部进行信息整合。简单来说就是实行信息资源网络化和整体化资源共享性目标,以此能够在最大程度上发挥出档案资源所具有的作用。

4 结语

综上所述,档案资源管理是电力企业管理工作中必不可少的环节,在推动企业可持续发展上具有重要意义。因而需要企业对此予以足够的重视。针对当前电力工程档案资料管理中所存在的问题,必须要结合实际情况,采取积极有效的措施。通过本文对现阶段电力工程档案资料管理中存在的问题进行深入分析后,企业在问题解决中需注重多个方面,即重视电力工程档案资料的有效管理、提升档案管理人员业务水平、完善档案管理制度等。通过这些方式,在提高企业档案资源质量的同时,还极大地保证电力工程作业开展的有序性,进而满足社会经济发展需求。

参考文献

[1] 林冬阳.基于全寿命周期的特高压电力工程档案管理优化[J].中国档案,2017(10):60-61.

[2] 陈青云.电力工程监理档案资料管理中的问题及措施[J].现代经济信息,2017(18):87.