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浅谈档案信息化建设中若干问题的思考
发布时间:2018-12-03        浏览次数:17        返回列表

李蓉

摘要:档案信息管理可以保证档案信息的科学管理和优化配置,这也是档案管理适应社会信息化发展的必然要求。要在一个全面决胜阶段建设小康社会,全面深化改革,全面依法治国,全面深化改革,实现中华民族的关键和关键时期的伟大复兴。档案工作必须建立创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念,主动适应新常态的经济发展,抓住机遇,改革创新,全面建设小康社会。目前,档案信息化建设还存在一些不足之处,需要在管理过程中进一步完善和创新。

关键词:档案信息化;问题;思考

中图分类号:G270.7文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2018) 5(b)-0000-00

档案信息化在上世纪末提出以来,我国档案信息化建设已初见成效,信息化档案的新管理模式已得到社会的广泛认可。但对整个档案管理工作来说,档案信息也属于新颖事物,档案信息管理也属于一种全新的管理模式,在努力避免走失的过程中。本文就档案信息化管理中存在的一些问题提出了一些看法。

1档案信息化建设是社会发展的必然趋势

档案信息的构建是以人为本、可持续发展的科学发展观为基础的。经过30多年的发展,档案信息化建设已初具规模。最初是建立在一个局域网(LAN),电子政务网络,互联网作为一个平台,基于档案管理信息系统,中心的文件目录、数据库、文件使用平台为基础,基于档案信息系统信息发布网站的文件。

根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求,我省档案馆信息化建设实现程序和档案工作的指导思想和主要任务,基于档案信息基础设施建设和档案资源数据库建设为基础,以文件管理标准化、文件信息数字化,文件服务网络为内容,和扩大档案信息资源开发利用为目标,按照总体规划、统一标准、分级的原则建设,安全,充分利用计算机和网络通信技术,实现了档案信息管理和服务,加快器官和机构计算机档案管理和档案信息资源标准化,促进全省档案持续、快速和健康发展。

坚持服务经济建设和服务社会是数字档案基本建设的主要任务。现在,人们变得越来越有效率,领导者需要迅速而准确地做出重要决定。所有职能部门都必须快速、及时地工作;每个业务部门的档案信息需求都在不断增加,如桥梁工程档案,一些建设单位可能在偏远山区的作业,咨询业务档案是不方便的,来回要好多天,他们迫切要求信息共享。一些投资项目投资者想知道当地的整体情况敢于投资,因此了解当地档案只有细节是最全面、最新、最直接、最方便的地方,尤其是档案部咨询中心建立了当前文件后,各界人民和投资者获取信息更方便,这一切都迫使档案信息的存储和使用部门必须尽快改变原来的传统方法管理、检索和使用,与现代化、多功能的服务措施,使档案信息及时的收集,和容易提供需求者的方方面面。

2档案信息化建设基础性工作实践过程中存在的问题

目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、标准化滞后和各种应用的并存,严重影响了整体系统水平的提高。文件软件不够全面,不能包含整个文件管理过程,不能完全反映文件信息的全貌。档案管理软件、计算机软件公司开发其档案、使用方法、格式、系统环境是不一样的,不能实现互联互通,不利于档案信息的综合利用和未来的合理共享。这限制了档案工作的现代化和信息化进程。

档案信息和网络基础设施的分布是不同的,层次不同,通用性差,不能有效地结合起来。标准化和标准化工作需要进一步加强。文档管理应用程序计算机的前提是具有统一的规范和标准。然而,传统的档案管理方法导致了图书质量和时间的不一致性。各种类型文件的描述标准数不胜数。他们只关注系统或专业领域,不能完全实现。统一的标准也阻碍了计算机文件管理的发展。

档案信息的建设,包括基础设施建设、人员队伍建设、信息资源建設和应用系统建设,是一个涉及项目多个方面的系统,需要统筹规划和行政部门结合实际规划和逐步实施。档案数字化与网络化是信息建设中的信息资源建设,是档案信息建设的基本任务之一。档案信息建设的目标应是信息资源建设的核心内容,作为电子信息管理的核心内容,保证电子档案信息的真实性、完整性和安全性。同时,以互联网为基础,加快档案信息资源数据库建设,建立电子档案档案数据库,实现电子文档的有效管理和实时使用,实现档案信息网络和数字档案信息管理。

基本档案信息化工作是一项复杂的系统工程,持续,包括总体设计、软件开发或选购,文件整理,扫描输入,系统管理,光盘备份、查询管理、安全措施、等档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面、每个链接,其中最主要的是一个基本的工作标准化的电子档案,档案标准建立健全和真正的实践。文件本身是一个系统工程标准和规范,促进自动化建设,必须特别注意电子文件标准化和规范化(如电子文件目录数据库结构和交换格式的统一,档案软件使用环境底部,输入对象和特定格式的统一,等等)。

3坚持以人为本,做好档案管理信息化建设基础性工作

文件管理信息化基础工作,首先,从电子档案的基本建设,主要是通过描述文件、扫描等形式,建立目录项目资源库(如数据目录和文件目录、卷、文件目录;图片)将以各种物理载体的形式将信息归档,所有的光盘都存储在数字记录中,各种内存、磁盘和其他计算机完成档案的收集文件信息的数字化转换。为信息社会提供数字化文件信息资源,目的是实现快速搜索查询、信息资源共享。

进行电子档案归档也要以人为本,组成一个团队,进行这项工作。现代社会已经进入信息时代,文件作为信息资源的一部分,已被越来越多的关注和重视,作为一个新时代的档案管理人员,应提高自身的水平,提高专业技术能力,可以充分利用现代方法进行文件服务工作,努力学习计算机技术,如网络技术、多媒体技术、更好的档案收集、管理、保存、利用服务,提高电子档案的开发能力,承担电子档案工作的负担。

安全访问而言,计算机的应用目录文件,描述和检索、统计工作,应设置不同的访问权限,搜索、查看、复制档案工作的限制,如操作电脑为了防止外国人员直接修改文件,防止机密文件的文件。

目前,电子文件和纸质文件用相同的两套文件转换成文件。它采用不同的编目方法和存储设备。档案部门应在每一卷纸文件准备表或卷目录表示“注意”项目的相应的电子文档编码和内存地址,同时, 电子文件目录中的“注意”项目在相应的纸质文件文件号码和地址,以便使用互补时参考。

因为档案信息化建设是一个庞大的系统工程,在数字信息转换为数字信息,存在于数据库的形式,通过计算机网络技术交流,档案信息资源的合理共享,建立一个大型数据库服务器、文件信息,提供了有力的信息保障资源的研究和开发项目,总结形式学习材料,如通过建立档案网络,网络、数字档案信息成为互联网通信的大动脉,共享资源的档案。

4 结语

档案信息化是档案管理部门科学管理和优化档案信息的必要手段。档案管理人员应加强档案信息化的思想意识,重视信息化建设的适用性和有效性,进一步提高档案信息管理水平。

参考文献

[1]赵屹,《档案信息网络化建设》,北京图书馆出版社,出版日期:2003年10月1日

[2]颜海,《档案信息资源开发利用》,武汉大学出版社,出版日期:2004年3月1日