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浅析国企会议的流程管理
发布时间:2018-12-03        浏览次数:15        返回列表

李新

摘 要:各种类型会议的召开有利于我国国有企业之间进行正常的信息交流、技术合作与共享、合作业务的洽谈与合同签订等相关业务与活动的开展,会议活动也是我国国有企业经营与服务活动的外延与伸展。我国国有企业会议活动的有效管理必须从会议前期准备、会中操作、会后总结等三个环节入手,每个环节的要求都不一样,现代国有企业组织一次高效的会议活动,就必须从这三个方面入手准备,来加强会议流程管理。

关键词:国有企业 会议管理 会议行为

中图分类号:G64 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2018)04(b)-0147-02

组织与召开各种类型的会议是我国国有企业日常管理工作中的重要内容,相关会议的召开有利于企业与企业之间进行正常的信息交流、技术合作与共享、合作业务的洽谈与合同签订等相关业务与活动的开展,会议活动也是我国国有企业经营与服务活动的外延与伸展。随着我国国有企业改革的深入进行,党和政府也给这些会议的召开提出了更为严格、更加细致的要求,相关会议的组织与召开,必须本着节约的方针,切实提升会议活动的效率与功能。我国国有企业会议活动的有效管理必须从会议前期准备、会中操作、会后总结等三个环节入手,每个环节的要求都不一样,现代国有企业组织一次高效的会议活动,就必须从这三个方面入手准备,来加强会议流程管理。

1 国企会议活动的前期准备

国有企业中,一次会议的成功组织与召开,前期需要做好大量的准备工作,每一个细节都要考虑清楚,任何一个环节都不能有所疏忽。据具体而言,国企会议活动的前期准备,应该围绕着“五个W+一个H”来展开。

第一个W是why,即为什么要召开这次会议,也就是会议的目的,这是会议组织的最重要的环节,没有目的的会议就是毫无意义的会议,无异于浪费时间。一次成功的会议,会议的目的应包括目标与主题两个方面的内容,会议的目的要简明扼要,主题清楚,目标具有极强的针对性,要让每一位与会者都有所收获。第二个W是who,即如何确定与会人员。国企组织一次会议,不能随意邀请参会人员,要根据会议的主题要挑选出合适的参会人员,与会人员的挑选与邀请不能以地位和身份为标准,而是应本着实用性的原则,邀请这一领域内的专家、学者、技术骨干、优秀员工等,达到经验分享、共同提高的目的;邀请的专家或学者,人数也不宜太多,相关经验表明,5~7人最合适。第三个W是what,就是会议的主题与内容,这次会议的召开要达成的目的或者是解决什么样的问题,会议秘书应预先把有关材料或信息用电子邮箱、电传QQ、微信等形式送达与会者。会议主持者也可在会议议程中不断提供新的有关问题信息,以帮助与会者把握问题,提出更多的不同见解。第四个W是when,即会议开始与结束的时间选择,以及会期的长短等。国有企业会期的选择受到多重因素的影响,国企承担着繁重的生产经营任务,年终还需要进行工作总结,除了年终总结大会之外,生产繁忙期与年终都不适宜召开工作会议;会议的召开时间必须考虑到问题在什么时间前必须获得解决与什么时间对会议决定性参与者最为合适的关键因素,会议时间的长短取决于问题的重要性程度。重要的会议一般时间较长,次要的会议则较短。时间的长短同时也与问题的紧迫性有关,万分紧迫的,往往会议时间很短。第五个W是where,即会议的召开地点,原则上我国国有企业应本着经济、节约的原则来组织相关会议,会议场所不宜选择过于豪华的酒店、宾馆,也不适宜在风景名胜景区内召开相关会议,选择合适的宾馆与大型会议室就行,会议场所只要宽敞安静、大小和开会人数相宜、具备足够桌椅和茶水等硬件条件,就可以组织一次成功的工作会议。H就是how,即会议该如何有效组织,通过有效组织来提升会议效果,会议的程序是先提供信息,由与会者提出问题再议论解决办法,或是先提出问题,由与会者提出解决办法;或是提出问题的同时提出解决办法供大家提供意见;或是提出多种不同的解决办法供大家讨论和抉择等,最终达到预期的效果,成为成功的会议、胜利的会议。

2 國企会议活动的会中操作

前期准备工作完成之后,国企会议的召开就正式拉开序幕,会议活动的会中操作是会议的关键环节,会议的顺利召开,需要有一个熟悉会议流程,能顺利贯穿会议活动的主持,在主持人的引领下,挑选几位具有代表性的著名学者或技术骨干进行主题发言,最后是与会人员进行分组讨论,最后达成共识,会议也就圆满结束。

主持人必须熟悉会议的整个流程,运用自己的语言与智慧,顺利组织好各个环节,保证会议的连贯,在规定的时间内完成相关环节。主持人在担任会议主持工作期间,应该正确处理会议议题,同时协调好人际关系,让陌生的人群尽快熟悉起来,让会场气氛活跃、轻松,给与会人员留下良好的印象。支持人的主要工作包括:准时召开会议,按时结束会议,避免拖拉;引导与会人员坐到自己的位置,避免尴尬;制止不正确的发言,防止会议主题跑题;制止插科打浑者,严肃会议的风纪,保证会议顺利进行;打破会议的沉默,避免冷场情况的发生;鼓励不同意见争论,不同意见及辩论的交替,是最好的会议气氛,能收到良好效果,但同时要劝阻人身功击;等等。

会议进行中,会议代表发言也是有学问的。发言者的挑选应该慎重,不应该只看重行政地位或名声,也不应只安排领导干部,一般而来,领导干部或嘉宾只进行象征性发言,跟会议主题相关的发言,应安排行业专家、技术骨干、基层典型人物等,这样会议的发言就会具有针对性,也会有较大的感染性。发言者应提前做好准备,在发言时,做到有备而来,胸有成竹,畅所欲言,主

动提出积极的建议,思想开放;发言时简明扼要,清晰易懂,深入浅出;发言时还应尊重他人。

会议进行中最后的环节就是分组讨论环节。这个时候主持人就应按照事前的分组安排,引导与会代表进入到相应的小组内,就感兴趣的主题进行讨论与自由发言,每个人都可以各抒己见,可以自由争论,但不能进行人身攻击。讨论环节应围绕着会议的主题来展开,不能进行无目的的乱谈,也不能夸夸其谈,而是要提出建设性意见、改进方案,或者是介绍成功的操作经验、自己有创意的设想、国际上成熟的工作经验与先进技术等等;与会代表在讨论时还应会议中采取合作的态度,协助会议主持者工作,保持协调和沟通;凝神倾听,随时能进入讨论,非语文反应(如点头)有积极表现;边倾听,边做笔记,边思考问题,保持客观,不为偏见所左右,从多种角度开拓视野和思路,最终达到良好的讨论结果。

3 国企会议活动的会后总结

会议结束后,相关工作人员不能认为这次会议活动已经胜利结束,还有最后一个环节需要来完成,即及时进行会议活动的会后总结。只有总结,才能发现问题与不足,达到持续改进的目的。一次会议的召开后,肯定存在一些需要继续完善的环节,这就需要工作人员在会后进行认真总结并及时反馈给管理阶层,发现问题技术解决,为以后的会议提供可以借鉴的经验,避免再犯类似的错误。工作人员还应做好工作记录,及时整理会议文件,相关材料及时归档,便于以后查阅。

总之,我国国有企业中,一次成功的会议的组织与召开,必须从会前准备、会中管理和会后总结这三个环节入手,来开展相应的工作,做到有的放矢,确保会议准备周到、主题鲜明、过程连贯,并达到相应的会议目的,为生产经营活动、技术革新工作、工作经验交流提供出相应的会议交流平台,让会议活动切实成为国企生产经营活动的有效组成部分。

参考文献

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[2] 杨波.网络条件下政机关会议管理研究[J].华南理工大学学报,2016(6):96.

[3] 任克冰.行政机关办公事务管理信息系统分析与设计[J].云南大学学报,2015(4):193.