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中国一东盟经济贸易档案初探
发布时间:2018-02-08        浏览次数:20        返回列表

曹湛芳

【摘要】在依法管理收集档案范围的有关规定框架下,文章围绕中国一东盟经济贸易文件资料档案进行研究探讨,分析中国一东盟经济贸易活动中,产生文件资料归档的内容及范围,选择性的列出一部分会议名称和以图表方式,探讨会议的次数与产生文件资料正比关系,分析中国一东盟经济贸易文件资料的一些特征,因为这些特征直接影响中国一东盟经济贸易文件资料的顺利归档。通过研究探讨,加强对中国一东盟经济贸易档案进一步的认识,为中国一东盟国家的经济繁荣和社会进步做好文件资料档案工作。

【关键词】中国一东盟;博览会议;经济贸易;文件资料;档案

【作者筒介】曹湛芳,广西社会科学院副研究馆员,广西 南宁530022

【中图分类号】F7 【文献标识码】A 【文章编号】1004- 4434(2013)06 - 0209 -04

东盟是世界上经济发展最快的区域之一,广西壮族自治区地处中国与东盟多个国家的毗邻地带,具有得天独厚的地域优势,随着中国一东盟博览会落户中国,中国一东盟自贸区建设进程的逐步加快,中国与东盟各国政治互信增强,双边贸易发展迅速,相互投资不断扩大,东南亚各个国家从中受益,实现了互利共赢、共同发展的目标。中国与东盟各国的经济贸易活动必然产生各种国际商务文件资料,由此产生的文件资料是档案的最初雏形,经过有序收集、组卷、编目、整理后形成文件资料档案。

根据中国一东盟博览会官方网站的新闻中心资料不完全统计,共发生大小会议活动105个。就基数105个类推,自2004年以来,在广西召开的国际和地区性会议超过1000多个,其中最多的还是广西与东盟各国之间的会议约840个。每次会议都产生大量的文件资料档案,以会议为例,各种会议文件资料多达6、7种,广告性的材料更是不计其数。

如何保护和管理好东盟经济贸易和博览会文件资料档案,保证国际商务贸易事件有历史可查阅,有数据可参考,有档案可检索,成为中国一东盟经济贸易活动的重要工作之一。我们初步从中国一东盟经济贸易文件资料最典型的会议文件类型及经济贸易文件资料的特征两个方面进行探讨。

一、中国一东盟经济贸易文件资料的基本形式

中国一东盟经济贸易文件内容丰富多彩,涉及领域广而多,是档案馆馆藏不可缺少的馆藏资源,由此产生的档案基本形式包括会议文件、协议文件和技术文件三大类。

形成这些文件资料主要是通过中国一东盟博览会、双边或多边商业贸易活动、联谊活动、文化交流、民间互访、礼品赠送所产生。文件资料的种类除了传统的纸介质以外,还有照片、音像、移动硬盘、U盘和光碟等,可谓样样俱全,应有尽有。

(一)会议文件资料

会议形式主要有:博览会、论坛、峰会和新闻发布会等。中国一东盟博览会是整个东盟经济商务贸易活动中的第一会,所有的邀请函、回执、嘉宾名单、会议议程、手册、发言稿等都属于收集、归档的文件资料。据第九届中国一东盟博览会承办单位的不完全统计,这次会议产生的相关文件资料多达2800多份。中国一东盟博览会、中国一东盟商务与投资峰会、中国一东盟自由贸易区论坛召开期间,根据官方网站新闻中心公布资料统计:会议56个、论坛17个、各种开幕式、仪式16个、会展6个、邀请赛4个、战略对话1个、演出等活动5个。大约共105个活动。与其发生密切联系的形式多样的商贸会务活动众多,根据两个变量的比值为常数时的比例关系,所产生大量的文件资料数目跟会议的次数成正比。会议越多,文件资料的数量就越多。如图一。图表数字表示各类型会议次数及转换百分比形式。

一系列的专题会议,包括中国一东盟智库战略对话论坛、中国一东盟商务与投资峰会、泛北论坛智库峰会、电信商务论坛和无线技术论坛与其相类同的其它会议。据第九届中国一东盟博览会官网新闻中心资料显示,这类专题会议有很多f31,略举案例如下。如表二

会议上代表的发言、接受采访、交流谈话等信息是会议文件的重要组成部分,这些会议文件反映了政府各个部门组织的各种会议和项目的主要活动内容,反映东南亚各国政府对东盟经济贸易的政策和姿态。经整理后,成为每一项活动的历史文件档案。历史文件档案的完整性是一项活动的真实内容所在,依照档案规则关注会议文件档案,严禁文件资料档案流失在个人手中,防止会散文丢。解决的方法关键在于各个相关职能部门需要认真履行自己的公务职责,妥善处置好这些会议文件资料,在某种程度上也反映了相关职能部门的档案意识。

(二)备忘录、协议文件资料

中国与东盟签署了一系列各种备忘录、协议,其中最重要的协议包括:《中国一东盟全面经济合作框架协议》及其下属的三个协议:《货物贸易协议》、《服务贸易协议》和《投资协议》,还有《中国一东盟争端解决机制协议》、《中国一东盟知识产权合作谅解备忘录》、《关于技术法规、标准和合格评定程序谅解备忘录》等等。如表三

(三)技术文件资料

技术性文件也是经济贸易档案文件的重要组成部分。通常由设计文件、软件文档、工艺文件、研究试验文件组成。有关技术的文件档案资料在中国一东盟商贸交流活动中,特别是在国与国、企业与企业的利益交往中必不可少,为技术产品的进、出口提供最原始的、最可靠的数字保证。为中国一东盟贸易平等,保驾护航提供法律依据。在国际经贸活动中,主要的技术文件包括IS09000国际标准参数、产品需求说明书、产品设计说明书、产品任务执行书进度表、产品图纸技术说明书、产品内外部评审书、产品说明书使用手册,质检指标、关键元器件清单、合格供应商名录等技术指标性文件资料,也是中国一东盟经济贸易的文件档案重要组成部分。它是一个项目,一个产品的输出和签订合约不可缺少的基础资料。

由于这方面的文件资料是商业性质,属隐蔽形,不易获得更多的信息,这是论文所探讨的一个理由之一。

不论是会议文件资料、备忘录、协议文件资料、技术文件资料,都是中国一东盟经济贸易活动的结果,是一个事件的文字记录,是形成不可缺少的重要组成部分。

二、中国一东盟经济贸易文件资料的主要特征

中国一东盟经济贸易产生的档案文件类型和一般的经济贸易档案文件有许多相同之处,但是由于国际与区域经济贸易合作的活动方式不同,很多档案文件在会议及经贸合作完成后的处理方式不同,伴随现代高新技术的广泛应用,所形成的档案资料具有一些不同的特征。

(一)分散性的特征

东盟经济贸易档案的分散性主要表现在以下几个方面。

1.项目数量多。投资招商项目多达几百个或上千个,涉及的领域有基础设施建设、新型工业项目、旅游开发建设、农业及生物资源开发、现代物流等。由于文件档案的分集性特点无法进行准确统计。

2.合作单位分散。对外开放政策实施后,国家政府不再参与到一些企事业单位、公司对东盟各国的外事、经贸、文化活动。各个企事业单位、公司与东盟贸易国家直接对口联系,由此涉及的合作国家和单位很多,也相当分散,所发生的一切外事活动资料均由各个对接单位掌握,不容易归档到位。

3.档案收集部门分散。由于商务档案的归档任务不明确,很多单位和部门的文件档案归档概念浅薄,重视活动形式、内容,不注重档案文件资料的归属和管理,造成在一个合作单位里面的各个部门互相推诿,导致档案文件的重复与缺失。

随着中国各个单位与东盟各国之间日益频繁开展的交往活动,经济贸易档案文件的数量也在逐年增长,档案文件的种类及结构也越来越复杂,档案也越来越分散。

(二)技术性特征

1.技术文件。合技术文件是中国与东盟开展国际合作的所有企、事业单位和商贸公司档案文件的重要组成部分,也是各个合作单位的重要依据。与技术文件有关的案例有:老挝的中国援建或承建项目,水电站、桥梁和公路等基础设施;南宁五菱桂花公司出口产品完成GN91手扶拖拉机援助缅甸项目.GN91变速箱体整个加工工艺(铸造及加工)技术、整套工模夹具的输出,以及向越南北部地区[来自www.lW5u.Com]一家公司成功地输出了一条低速货车简易组装生产线:老挝国家电力公司与云南电网公司就230千伏老挝北部电网建设项目合同内容签订协议等。

2.合同条款指标。有关协议书、组织设计方案、资历及附件、保证金、付款方式、专用条款、通用条款、标准、规范及有关技术文件、图纸、具有标价的工程量清单、工程报价单或施工图预算书等与其相关资料需及时保存归档,防止文件资料的遗失和缺漏。一个产品的出口,一个项目的推出,一个技术的转让都离不开文字材料的整理,产品技术指标的确认,法律条款的许可。双方签订协议、合同将保证国与国之间、公司与公司之间、企业与企业之间的正常经贸和业务顺利进行,互惠互利,同时为检索中国一东盟各个商贸活动提供历史档案依据。

(三)隐秘性特征

1.政治目的。中国一东盟经济贸易在形式上看是东南亚各个国家围绕发展各自经济贸易所举办的经济贸易活动,事实上是国家与国家之间的利益之争和寻求达到各个国家政治目的的平台。国际上,美国调整亚太战略,朝核危机未除,南海争端不断,钓鱼岛问题等因素对中国构成日益严峻的外部挑战。获得中国利益的各亚洲邻邦国家,更是得寸进尺,企图霸占中国领土的野心和颠覆中国政府的目的日益显露。在国内,各个领域对经济发展和外交的压力也在增加。中国寻求和平发展的难度正逐渐加大。一些国家的代表公然在某些国际会议上指责并攻击中国,以达到他们所需要的政治目的。

2.商业竞争。各个商业团体有各自的商务领域、商务范围、商务报价、技术指标。涉及招标文件的还有:投标函、商务标、技术标等,均属商务秘密文件范围。某些国家,借助一些大国势力,偷窃我国新产品技术,新工艺流程,甚至使用高端技术窃取尚未公开和实施的工程计划方案,或用金钱换取谈判的秘密内容,借助中国一东盟经济贸易的商务活动平台收集经济贸易文件资料及信息。

3.经费支出。这是一个从未提起过且非常微妙的问题,很多会议经费都无法从档案中反映出来,会议费用不透明,稿费、演讲费、出席费、剪彩费等均无记录。会议经费和开支文件的收集保留,以备日后检索,也是反腐倡廉、防止职务违法的一条有利途径。

东盟经济文件资料,除了一些企、事业单位、公司少数统计、审计、税收、合同、以及政府与商业公司订单、签约的文件资料由政府组[来自www.lw5u.Com]委会承办部门保存外,大量的经济贸易文件资料则分散掌握在参与商业贸易的各个企、事业单位,投资公司手中。由于每年中国一东盟经贸和博览会活动的举行,“人民已经习以为常,没有人关心在他的时代以前发生过什么事情。不追求有条不紊的体系,不形成档案,不在容易办得到的时候把文件收集在一起。即使有人做了,也很少有什么库房加以存放。”旧为了更好解决这些问题,需要进一步研究探讨中国一东盟经济贸易文件资料的类型和特征,保护好由此产生的文件资料。